Николай Кондраков - Учетная политика организаций на 2012 год: в целях бухгалтерского, финансового, управленческого и налогового учета

План счетов является нормативным актом, единым и обязательным к применению в организациях всех отраслей народного хозяйства и видов деятельности (кроме банков и бюджетных учреждений) независимо от подчиненности, формы собственности, организационно-правовой формы, ведущих учет методом двойной записи.

Организации могут применять типовой план счетов без внесения в него изменений. Если организации в силу специфики своей деятельности принимают решение о внесении изменений в типовой план счетов, то на основании Плана счетов и Инструкции по его применению утверждается рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических счетов (включая субсчета).

Для учета специфических операций организации по согласованию с Минфином России при необходимости могут вводить в План счетов дополнительные синтетические счета, используя свободные коды счетов.

При определении перечня используемых субсчетов следует иметь в виду, что с 01.01.2007 в соответствии с приказом Минфина России от 18.09.2006 № 115 н организации не вправе использовать субсчет «Чрезвычайные доходы и расходы» к счету 99 «Прибыли и убытки», поскольку с этого момента чрезвычайные доходы и расходы должны отражаться не на счете 99, а на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

Субсчета, предусмотренные в Плане счетов, используются исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Организации могут уточнять содержание отдельных из них, а также вводить, исключать или объединять дополнительные субсчета.

Следует иметь в виду, что организация не обязана использовать все синтетические счета, приведенные в Плане счетов, – она выбирает те из них, которые ей действительно необходимы.

Порядок ведения аналитического учета устанавливается организацией исходя из положений Инструкции по применению Плана счетов и нормативных актов по отдельным разделам учета (учета основных средств, материалов и т. п.).

Новые хозяйственные образования (например, малые предприятия) могут пользоваться рабочими планами счетов, в которых существенно сокращается количество применяемых счетов.

Первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операций, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции.

Ответственность за своевременное и доброкачественное составление первичных учетные документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Своевременное и достоверное составление первичных документов, передача их в установленных порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиков документооборота.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.

С 01.01.1999 организации применяют унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71 а. Порядок документального оформления операций по учету основных средств, труда и его оплаты уточнен постановлениями данного ведомства от 21.01.03 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» и от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Унифицированные формы первичных учетных документов должны применяться в организациях без изменений. Если унифицированные формы первичных учетных документов не предусмотрены, то организация разрабатывает их самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Следует иметь в виду, что в проекте нового Закона «О бухгалтерском учете», разработанном Минфином России, одобренном Правительством РФ и представленном в Государственную Думу РФ, не предусмотрено обязательное применение унифицированных форм первичных учетных документов. Руководитель организации должен утвердить в учетной политике формы всех первичных учетных документов и учетных регистров.

Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, т. е. установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

С середины 1990-х гг. в Российской Федерации начали распространяться корпоративные системы документооборота, которые предусматривают не только автоматизацию традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом, в том числе выполнение справочно-информационной аналитической работы, использование электронного документооборота, осуществление централизованного контроля документооборота во всех подключенных к системе подразделениях.

Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, отчетов и других материалов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000.

Порядок и сроки хранения документов акционерных обществ определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03–33/пс).

Отбор документов, образовавшихся в деятельности общества, для их дальнейшего хранения или уничтожения осуществляется экспертной комиссией, возглавляемой одним из руководителей организации. Решения экспертной комиссии, в том числе акты о выделении документов с истекшими сроками хранения, утверждаются руководителем организации. Указанный акт вместе с описями хранится в архиве общества в формируемом деле.

В случае ликвидации общества документы по личному составу работников передаются в государственный архив. Если общество имело договор с учреждением государственного архива и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, то эти документы также передаются в государственный архив.

Место хранения остальных документов общества определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.