Алексей Иванов - Бухгалтерия для небухгалтеров. Перевод с бухгалтерского на человеческий

Для каждого типа фактов хозяйственной жизни применяются свои первичные документы. Например, оказанные услуги обычно фиксируются актом об оказании услуг, поступление денег в кассу сопровождается приходным кассовым ордером, а материалы в производство списываются по требованию-накладной.

До 2013 года первичку нужно было составлять строго по формам, которые установлены альбомами унифицированных форм первичной учетной документации. Их в конце 90-х разработал Госкомстат – предшественник Росстата. С 1 января 2013 года коммерческим организациям унифицированные формы применять не обязательно. Закон № 402-ФЗ делегирует выбор форм первички руководителям компаний. Руководитель утверждает формы вместе с учетной политикой компании, и затем они применяются в течение как минимум года.

Исключение – кассовые документы. Приходные и расходные кассовые ордера, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, кассовая книга, платежные и расчетно-платежные ведомости составляются по унифицированным формам. Это требование Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Первичка должна содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание факта хозяйственной жизни;

• измерители факта хозяйственной жизни в натуральном и денежном выражении – рубли и, например, штуки;

• должности лиц, ответственных за факт хозяйственной жизни и правильность его оформления;

• личные подписи этих лиц с расшифровкой.

В теории свобода форм нужна компаниям, чтобы расширять или сужать набор реквизитов, исходя из своих информационных потребностей. Нужно вам в среднем бизнесе иметь в первичке код подразделения или статьи бюджета, чтобы было удобнее разносить затраты – добавляете. Не нужно в условной шаурмячной – убираете. Но практика вносит свои коррективы. Огромную долю рынка бухгалтерского софта занимает фирма 1С. А в ее продуктах формы первички основаны на унифицированных. Поэтому в большинстве бухгалтерий малого и среднего бизнеса первичка выглядит одинаково.

Первичка должна составляться в момент совершения факта хозяйственной жизни или непосредственно после его окончания. Ответственность за это и за соответствие данных в документе факту хозяйственной жизни лежит на тех, кто его подписал. Главбух отвечает только за правильность дальнейшей обработки документа.

Первичка не обязательно должна быть бумажной. Закон № 402-ФЗ разрешает составлять первичные учетные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. Я очень поддерживаю такой формат. Электронный документооборот ускоряет прохождение документов между контрагентами и внутри компании в несколько раз. При этом бухгалтерии не приходится заниматься обезьяньей работой – вбиванием в компьютер данных с бумажного документа, куда они попали с другого компьютера.

С 2022 года вступил в силу федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». В нем введен термин, который прежде в бухучете не использовался, – оправдательные документы. Это полезная новация, она позволяет отделить первичные учетные документы от других документов, отражающих факты хозяйственной жизни. Практика показывает, что не все бухгалтеры разделяют эти понятия. Отсюда и нелепые требования типа обязательного предоставления в бухгалтерию счета на оплату или наличия подписи поставщика на товарной накладной для принятия ее к учету.

Оправдательный документ – это документ, который содержит информацию о факте хозяйственной жизни. Он составляется не для бухгалтерского учета, а для юридической фиксации этого факта. Поэтому он может не содержать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные законом № 402-ФЗ. Вот типичные оправдательные документы:

• договор;

• кассовый чек;

• квитанция об оплате.

При этом оправдательный документ может содержать реквизиты, которые не требуются в бухгалтерском учете, но нужны для оформления гражданско-правовых отношений. Например, подписи представителей контрагента, которые фиксируют передачу ценностей одной стороной и приемку другой. Бухгалтерия традиционно требует документы, которые подписаны с обеих сторон, и раньше это не было большой проблемой. Но в пандемию с массовым переходом на удаленку подписание документов стало болью. Хотя боль-то фантомная: статья 9 закона № 402-ФЗ требует наличия в первичном документе подписи лица или лиц, ответственных за совершение операции и ее оформление со стороны компании. Эти ребята берут на себя ответственность за то, что факт хозяйственной жизни зафиксирован в первичном документе корректно, и его можно принимать к учету.

Если оправдательный документ содержит все обязательные реквизиты первичного, его можно принимать к учету без составления отдельного первичного документа. Это распространенная практика, но по умолчанию такие документы не являются первичными. Акт приемки-передачи имущества или товарная накладная составляются не для бухгалтерского учета. Но раз в них есть все необходимое для принятия объекта к учету или списания, грех бухгалтеру этим не пользоваться.

Первичные учетные документы могут составляется на основе оправдательных. Такая конструкция давно существует, новый стандарт просто дал имя имеющейся сущности. Например, чтобы отразить в бухучете списание дебиторской задолженности подотчетного лица, нужен первичный документ – авансовый отчет. Он составляется на основе кассовых и товарных чеков, билетов и других документов, которые обосновывают затраты подотчетника, и содержит информацию о них. Вот эти документы и являются оправдательными.

Первый этап бухгалтерской работы закончен – все факты хозяйственной жизни зарегистрированы в первичке. Но первичный документ – всего лишь фиксация факта, а бухучет должен дать пользователям понимание, как под влиянием зарегистрированных фактов хозяйственной жизни меняются объекты учета (о них я расскажу в главе 2): активы, обязательства, капитал, доходы и расходы. Для этого бумажное или электронное море первички нужно упорядочить. И здесь на помощь приходят бухгалтерские регистры.

Слово «регистр» происходит от латинского «registrum» – список. Бухгалтерские регистры используются для накопления и систематизации данных первички. В классической бухгалтерии они могут иметь форму реестров, ведомостей, журналов и книг. Фактически это таблицы, в которых данные сгруппированы по определенным признакам. Например, это карточки счетов или ведомости. Стандарт ФСБУ 27/2021 устанавливает требования к регистрам. Из этих требований можно понять, как организуется обобщение первички: