В. Захарьин - Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение.

Д – т 51 К – т 71– на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на расчетный счет в банке;

Д – т 55 К – т 71– на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на специальный счет в банке. Такой же проводкой отражается возврат неиспользованного аккредитива;

Д – т 70 К – т 71– на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица, – при условии его согласия на удержание. Если же работник не согласен с удержанием (например в случае, если часть фактически произведенных расходов не принимается к оплате), используется другая схема проводок:

Д – т 94 К – т 71– на сумму остатка денежных средств или расходов, не подтвержденных оправдательными документами;

Д – т 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», К – т 94– на сумму, подлежащую удержанию на основании проведенного расследования и изданного приказа или распоряжения руководителя организации;

Д – т 91 К – т 94– на сумму ущерба, во взыскании которой отказано судом или арбитражем, а также при отсутствии оснований для взыскания;

Д – т 70 К – т 73– на сумму, удержанную с оплаты труда подотчетного лица.

Пример.

Организация выдала аванс наличными денежными средствами под оказание услуги сторонней организацией на сумму 10 000 руб. Фактическая стоимость этой услуги (с учетом НДС) составила 8260 руб. Остаток неиспользованного аванса был сдан в кассу организации подотчетным лицом организации, оказавшей услугу. В бухгалтерском учете должны были быть оформлены следующие проводки:

Д– т 60«Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные», К– т 51– 10 000 руб.

Д– т 20 К– т 60– 7000 руб. – на сумму стоимости оказанной услуги;

Д– т 19«Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» К– т 60– 1260 руб. – на сумму НДС по стоимости оказанной услуги;

Д– т 60 К– т 60, субсчет «Авансы выданные», – 8260 руб. – на сумму зачтенного аванса;

Д– т 50 К– т 60– 1740 руб. – на сумму остатка неиспользованного аванса, внесенного в кассу организации;

Д– т 68 К– т 19– 1260 руб. – на сумму НДС, предъявленную к зачету или возмещению.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В некоторых случаях для целей финансового или экономического анализа, а также при существенных оборотах подотчетных сумм может оказаться весьма полезной организация аналитического учета по принципам, используемым в бюджетном учете, – в зависимости от целей, на которые выдан аванс:

– на оплату труда;

– на оплату услуг связи;

– на оплату транспортных услуг;

– на оплату коммунальных услуг;

– на оплату аренды за пользование имуществом;

– на приобретение основных средств;

– на приобретение материалов;

– на командировочные расходы (с возможной дифференциацией по видам расходов);

– на расчеты с поставщиками товаров и т.д.

Сумма перерасхода (в разрешенных случаях) оформляется дополнительной бухгалтерской записью по дебету счета учета расчетов с подотчетными лицами и кредиту счета учета денежных средств в кассе. Подобная ситуация может иметь место в случае, если сумма фактически произведенных расходов оказалась больше суммы выданного аванса.

Необходимость организации и ведения обособленного налогового учета при списании подотчетных сумм возникает, как правило, только при принятии к учету командировочных расходов.

С подотчетными лицами заключаются договоры о полной материальной ответственности, что предполагает возможность полного взыскания нанесенного ущерба с подотчетных лиц. Трудовое законодательство предоставляет право руководителю организации на принятие соответствующего решения (посредством издания соответствующего приказа или распоряжения). Очевидно, что работники, привлекаемые к ответственности, далеко не всегда согласны либо с суммой взыскания, либо с самим его фактом.

Судебная практика по делам, посвященным материальной ответственности, обобщена в постановлении Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю».

В части, относящейся к отношениям, возникающим по суммам материального ущерба, нанесенного подотчетными лицами, по нашему мнению, заслуживают следующие разъяснения.

Судья не вправе отказать в принятии искового заявления по мотиву пропуска работодателем годичного срока, исчисляемого со дня обнаружения причиненного ущерба (часть вторая ст. 392 ТК РФ). Если работодатель пропустил срок для обращения в суд, судья вправе применить последствия пропуска срока (отказать в иске), если о пропуске срока до вынесения судом решения заявлено ответчиком и истцом не будут представлены доказательства уважительности причин пропуска срока, которые могут служить основанием для его восстановления (часть третья ст. 392 ТК РФ). К уважительным причинам пропуска срока могут быть отнесены исключительные обстоятельства, не зависящие от воли работодателя, препятствующие подаче искового заявления.

Работник не может быть привлечен к материальной ответственности, если ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ). Применительно к денежными средствам, по нашему мнению, речь может идти о несоблюдении требований Порядка ведения кассовых операций по обеспечению сохранности денежных средств, например при их выдаче подотчетному лицу существенно ранее того срока, когда они должны быть израсходованы.

К нормальному хозяйственному риску могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе, работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, принял меры для предотвращения ущерба, и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей.

Неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, может служить основанием для отказа в удовлетворении требований работодателя, если это стало причиной возникновения ущерба.