Александра Арсентьева - 1С: Предприятие в вопросах и ответах

Чтобы правильно начислить заработную плату, необходимо четко и грамотно вести учет отработанного времени.

Законодательство о труде предусматривает три основных вида учета рабочего времени: поденный, недельный и суммированный.

– поденный и понедельный, в случаях, когда может быть соблюдена установленная ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени (общий режим учета рабочего времени).

– недельный учет применяется, когда закон нормирует непосредственно рабочую неделю (48, 36, 24, 12 часов), а продолжительность ежедневной работы определяется графиком в пределах установленной недельной нормы;

– суммированный учет, в случаях, когда не может быть соблюдена установленная ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени.

Суммированный учет всегда предполагает сменную работу. Поэтому при суммированном учете рабочего времени обязательно составляются графики сменности.

Графики сменности составляются заранее до начала того рабочего периода, к которому они относятся, и должны быть обязательно доведены до сведения всех работников, которых данные графики касаются, не позднее, чем за один месяц до введения их в действие.

На железнодорожном, водном транспорте, при вахтовом методе организации работы или на непрерывно действующих организациях применяется именно такой вид учета рабочего времени.

Возникающие недоработки и переработки сверх смены регулируются в рамках учетного периода и не могут компенсироваться соответствующим уменьшением других смен, дополнительными днями отдыха. Переработка сверх смены признается сверхурочной работой.

В случае если фактическая продолжительность ежедневной работы в отдельные дни не совпадает с продолжительностью смены по графику, переработка в одни дни (в пределах максимальной продолжительности смены) погашается сокращением времени работы в другие дни или предоставлением других дней отдыха в рамках учетного периода. При этом такая переработка не считается сверхурочными работами.

При суммированном учете рабочего времени нельзя пересматривать график сменности, если работник по каким-либо причинам не отработал норму рабочего времени в конкретном месяце.

При составлении графика сменности необходимо исключить периоды времени, не учитываемые при исчислении нормы рабочего времени (например, ежегодные очередные и дополнительные отпуска). Если общее число часов, отработанных работником с начала учетного периода до момента увольнения, превысит нормальную продолжительность рабочего времени в данном периоде времени, то работа сверх нормального числа рабочих часов будет признаваться сверхурочной и оплачиваться в повышенном размере.

Норма рабочего времени за определенные периоды времени исчисляется по расчетному графику 5-дневной рабочей недели с двумя выходными днями исходя из следующей продолжительности ежедневной работы (смены):

1) при 40-часовой рабочей неделе – 8 часов, в предпраздничные дни – 7 часов;

2) при продолжительности рабочей недели менее 40 часов – количество часов, получаемое в результате деления установленной продолжительности рабочей недели на 5 дней; накануне праздничных дней в этом случае сокращение рабочего времени не производится.

Компьютеризация действий, связанных с ведением табеля, ощутимо снижает временные затраты, а так же, дает возможность использовать данные табеля непосредственно для расчета заработной платы.

Учет отработанного времени в программе «1С: Зарплата и Кадры» базируется на графиках рабочего времени, установленных для работников организации. Все отклонения от установленного графика (командировка, болезнь и т.д.) оформляются документами специального вида.

Используемые в организации графики работы описываются в справочнике «Графики работы». В описание входит наименование и тип графика, используемые календари учета отработанного времени, продолжительность рабочей недели и порядок предоставления выходных дней.

В программе имеются различные календари, позволяющие, в частности, описать графики работы при 40-часовой, 36-часовой, 30-часовой, 24-часовой продолжительности рабочей недели в одну или несколько смен.

«Основной график»,который построен на календаре «40-часовая рабочая неделя»с выходными днями суббота и воскресенье, используется в программе в качестве графика по умолчанию. График по умолчанию устанавливается на закладке «Зарплата и бухучет»обработки «Настройки конфигурации»в меню «Сервис».

Заполнение календарей по учету рабочего времени.

1. Заполнение календаря необходимо непосредственно перед его использованием. Обычно это делают один раз в начале каждого календарного года. Но предварительно необходимо ввести список праздников. Для этого в меню «Регламенты»нужно выбрать пункт «Календари»,а в нем подпункт «Ввод праздничных дней»и внести в список праздничные дни очередного года.

2. Для заполнения календаря «40-часовая рабочая неделя»необходимо в меню «Регламенты»выбрать пункт «Календари», а затем подпункт «Календарь-пятидневка». В результате откроется «пустой» календарь, в котором рабочие дни еще не отмечены. Для заполнения календаря следует нажать кнопку «Автозаполнение»и в дополнительном окне указать период заполнения.

3. После того, как программа автоматически проставит часы работы по дням календаря, необходимо скорректировать время работы в предпраздничные дни. Для этого в левой части экранной формы следует курсором отметить соответствующий день и в реквизите «Значение по текущей дате»в правой части формы проставить «7»для предпраздничных дней. Если праздничный день приходится на дни отдыха (субботу и воскресенье), то необходимо установить дополнительные дни отдыха. В реквизите «Значение по текущей дате»для этих дней недели также проставляют «0».

При описании графиков многосменной работы используют три календаря. Первый календарь устанавливает продолжительность работы в часах на каждый день по графику (основной график), второй – сколько вечерних часов приходится на время работы по основному графику, третий – сколько ночных часов приходится на время работы по основному графику. Для каждой смены используется своя группа из трех календарей.

4. При заполнении календарей, описывающих многосменные графики, следует учитывать, что ночным считается время с 22.00 до 6.00. Вечерней считается смена, предшествующая ночной.