Александра Арсентьева - 1С: Предприятие в вопросах и ответах

В организации может применяться несколько вариантов оформления расчетов с персоналом по оплате труда:

1) путем составления расчетно-платежной ведомости, в которой одновременно совмещаются два регистра: расчетная и платежная ведомость;

2) путем составления расчетных ведомостей для расчета оплаты труда и платежных – для выплаты заработной платы;

3) путем расчета заработной платы в лицевых счетах, открываемых на каждого работника, на основании которых заполняется платежная ведомость для выплаты заработной платы.

Основными для составления расчетной ведомости или заполнения лицевых счетов являются:

1) табель учета рабочего времени – для расчета повременной заработной платы и всех прочих оплат, в основу которых положено проработанное время;

2) накопительные карточки заработной платы – для рабочих-сдельщиков;

3) расчеты бухгалтерии по всем видам дополнительной оплаты и пособий по временной нетрудоспособности;

4) налоговые карточки для расчета сумм удержания подоходного налога;

5) решения судебных органов на удержание по исполнительным листам;

6) платежные ведомости на ранее выданный аванс за первую половину месяца и т.д.

Выдача заработной платы производится по платежным или расчетно-платежным ведомостям в установленные в организации дни месяца. Основанием на право выдачи является наличие в ее реквизитах приказа в кассу для оплаты указанной суммы «в срок с… по…»(как правило, в течение трех рабочих дней, считая день получения денег в банке). Подписывают такой приказ руководитель и главный бухгалтер. По истечении установленного на выдачу денег срока кассир построчно проверяет и суммирует выданную заработную плату, а против фамилий сотрудников, не получивших ее, в графе «расписка в получении»проставляет штамп или пишет от руки «депонировано».Платежная ведомость закрывается двумя суммами: выдано наличными и депонировано. На депонированные суммы кассир составляет реестр не выданной заработной платы, после чего передает в бухгалтерию платежную ведомость и реестр не выданной заработной платы для проверки и выписки расходного кассового ордера на выданную сумму заработной платы. Расходный кассовый ордер передается кассиру для регистрации в кассовой книге. Реквизиты расходного кассового ордера проставляются на платежной ведомости.

В настоящее время для расчета заработной платы и учета выплат заработной платы следует использовать унифицированные формы первичных учетных документов.

При этом крупным организациям для расчета заработной платы всем категориям работающих рекомендовано использовать расчетную ведомость, а для учета выплат заработной платы – платежную ведомость. Одновременно сведения о начислениях и выплатах заработной платы нарастающим итогом в течение одного календарного года отражаются в лицевом листе открываемых на каждого отдельного работника организации.

Средним и малым организациям рекомендовано применять расчетно-платежную ведомость. При составлении этой формы допускается не заполнять другие расчетные и платежные ведомости.

Для расчета заработной платы в программе «1С: Зарплата и Кадры» важно соблюдать определенную последовательность по отражению в информационной базе всех необходимых для расчета данных.

Все вводимые в программу данные можно разделить на начальные (исходные) данные и текущие данные.

Начальные данныеописывают состояние расчетов до начала эксплуатации системы. Как правило, на практике программу начинают использовать не с начала деятельности организации и не с начала текущего года, а с первого числа какого-либо текущего месяца. Таким образом, к моменту перехода на компьютерный учет расчеты по оплате труда уже имеют определенную историю с начала года, которую и нужно ввести.

Учет текущих данныхведется в реальном масштабе времени и используется при дальнейшей работе с программой, благодаря чему последовательность действий пользователя по расчету заработной платы повторяется из месяца в месяц.

Результаты расчета заработной платы необходимо показывать или в расчетно-платежной ведомости, или в расчетной ведомости.

В настоящее время заработная плата не всегда выплачивается в установленные сроки или выплачивается в установленные сроки, но не в полном размере. Кроме того, отдельные организации, особенно малые и средние, используют практику выдачи заработной платы не по общей платежной ведомости, а по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждого работника. Поэтому для упрощения учетной процедуры по оформлению расчетов и выплаты заработной платы без нарушения действующего порядка пользователям программы «1С: Зарплата и Кадры» можно рекомендовать расчет заработной платы отражать в расчетной ведомости, а выплату производить по платежной ведомости или по расходным кассовым ордерам.

Для того чтобы по результатам расчетов заработной платы составить расчетную ведомость, нужно в меню «Отчеты»выбрать пункт «Расчетная ведомость».

Расчетную ведомость можно составить по организации в целом (по всем работникам), по конкретному подразделению (по работникам данного подразделения) или по группе работников. Работников в расчетной ведомости можно упорядочить по табельным номерам или в алфавитном порядке, а для каждого подразделения составить свою расчетную ведомость. Необходимые критерии отбора и сортировки следует указать в соответствующих реквизитах экранной формы редактирования.

Поскольку пользователю не нужно заполнять расчетную ведомость вручную, поясним порядок отражения в ней расчетных данных.

В первой графе расчетной ведомости указывается порядковый номер записи в ведомости.

Для заполнения граф 2-5 расчетной ведомости используются сведения о работнике из справочника «Сотрудники». В графах последовательно указывается:

1) табельный номер работника;

2) фамилия и инициалы работника;

3) профессия или должность;

4) размер тарифной ставки, оклада, если для работника установлена оплата исходя из должностного оклада, тарифной ставки.

Графы 6-7 «Отработано дней (часов)»заполняются на основании табеля учета рабочего времени. При этом в графе 6 указывается общее количество фактически проработанных в расчетном периоде дней, а в графе 7 – проработанных в выходные и праздничные дни.

В графах с 8 по 12 «Начислено за текущий месяц»указываются начисления за текущий месяц по видам оплат: «повременно», «сдельно», «прочее», «стоимость распределенных социальных и материальных благ», а в графе 12 – общая сумма начислений.