Александр Заика - Бухгалтерский учет на компьютере

Рис. 1.5. Наименование и тип расположения информационной базы

Введенное наименование будет использовано в окне запуска 1С: Предприятие. Что касается типа расположения, то в нашем случае нужно выбрать первый вариант. При его использовании на локальном жёстком диске компьютера или в общей папке, расположенной на файловом сервере, создаётся каталог, в котором будут расположены файлы информационной базы. Такой вариант работы с информационными базами используют организации малого и среднего размеров. В крупных организациях обычно применяется вариант размещения базы на сервере 1С: Предприятие. Его использование требует наличия соответствующей инфраструктуры, поддержкой которой обычно занимается системный администратор организации.

После очередного нажатия на кнопку Далее мы видим окно, в котором нам предлагают указать каталог информационной базы, рис. 1.6.

Рис. 1.6. Окно выбора каталога информационной базы

По умолчанию при создании новой информационной базы в папке Мои документытекущего пользователя создаётся каталог 1С, в котором создаются папки информационных баз. С этой установкой можно согласиться, сразу же нажав в данном окне кнопку Далее. Если нужно указать другое расположение каталога информационной базы, это можно сделать, нажав на кнопку с тремя точками в поле ввода адреса и выбрав новое место для расположения базы. Мы оставим этот параметр в стандартном значении. Очередное нажатие на кнопку Далееприводит нас к последнему окну настроек новой информационной базы, рис. 1.7.

Рис. 1.7. Окно настройки параметров запуска

Эти настройки нужны, в основном, для системных администраторов, однако, знание о том, где они расположены, может помочь вам в разрешении проблемы перехода на новую версию платформы. Обратите внимание на поле Версия 1С: Предприятие. В данном случае здесь указано 8.2– это именно та версия, которая нужна в данный момент. На одном и том же компьютере могут быть установлены различные версии платформы. Может случиться так, что для работы с конкретной базой нужна определенная версия платформы, в то время как автоматически в это поле подставляется другая версия. Например, такое может произойти при автоматическом переносе списка информационных баз в окно запуска новой платформы. Указание здесь нужной версии позволит, при условии, что эта версия установлена в системе, воспользоваться ей.

На этом добавление новой информационной базы завершено, нажмём на кнопку Готовои подождём, пока система создаст новую информационную базу и отобразит окно запуска, в которое уже добавлена только что созданная база, рис. 1.8.

Рис. 1.8. Окно запуска 1С: Предприятие с новой информационной базой

Просматривая список баз и щёлкая по ним мышью, можно, в нижней части окна, видеть путь к базе. Знание пути к информационной базе позволяет нам создавать её резервные копии. Резервное копирование информационных баз можно осуществлять различными способами. Пожалуй, самый простой – это сделать копию папки информационной базы.

Резервное копирование рабочих информационных баз очень важно. Дело в том, что потеря информационной базы без наличия резервной копии обрекает бухгалтера на необходимость восстановления данных учёта. То есть, ему придётся восстановить каждый документ, который присутствовал в базе, каждую запись справочника (ниже рассмотрим эти объекты), а если речь идёт о конфигурации, доработанной с учётом особенностей учёта в организации, сложность восстановления учёта усложняется еще сильнее. Если в бухгалтерии делаются распечатки всех документов, вводимых в информационную базу, задача по восстановлению информационной базы, хотя и остаётся весьма трудоёмкой, имеет вполне обозримый масштаб. Если же большая часть документов хранится в электронном виде, потеря базы – это катастрофа. Причем, причины потери информационных баз часто кажутся совершенно невозможными. Когда теряются информационные базы? Вот несколько типичных примеров:

• В бухгалтерии украли компьютер.

• Система была заражена компьютерным вирусом, который уничтожил данные информационной базы.

• Этажом выше прорвало водопроводную трубу, бухгалтерию затопило, компьютер оказался безнадёжно испорченным.

• Бухгалтер, решив навести порядок на компьютере и удалить ненужные или учебные базы для того, чтобы освободить место, случайно удалил и рабочую базу.

• За компьютером бухгалтера кто-то учился работать с информационными базами, и, не вполне понимая последствия, случайно удалил рабочую базу.

• Рабочий компьютер перегрелся, что привело к выходу из строя жёсткого диска.

• Бухгалтеру приобрели новый компьютер, системный администратор, который настраивал ему этот компьютер, не знаком с особенностями системы 1С: Предприятие. Он не перенес рабочую базу на новый компьютер. При этом жёсткий диск старого компьютера был отформатирован.

На самом деле, существует огромное количество причин потери информации. Многие полагают, что их это, уж точно, не коснётся, поэтому не уделяют внимания резервному копированию баз, а порой просто не знают об этом. Когда базы теряются – те, кто не заботится об их резервном копировании, обычно горько сожалеют о том, что не делали этого. Пожалуй, на каждом рабочем месте бухгалтера стоило бы повесть плакат с напоминанием: «Сделать архивную копию базы». Не помешает и следить за наличием и актуальностью программного обеспечения для защиты компьютера от компьютерных вирусов и угроз интернета.

Частота, с которой стоит делать архивные копии, зависит от интенсивности работы. Например, если каждый день вам приходится вводить десятки документов, делайте резервную копию в конце каждого рабочего дня. Очень важно, чтобы резервная копия базы хранилась бы отдельно от компьютера, на котором расположена рабочая база. Тогда, что бы ни случилось с компьютером и с рабочей базой вы всегда сможете восстановить данные и спокойно продолжить работу. Если речь идёт о потере, вместе с базой, вашего компьютера, вам, для восстановления работы, понадобятся и установочные файлы платформы. Их всегда можно загрузить из пользовательского раздела на сайте 1С (при покупке программы организациям выдают данные для доступа к этому разделу) или получить в фирме-франчайзи, которая обслуживает вашу организацию. Сфера вашей ответственности – информационная база, так как без наличия её резервной копии именно вам придётся восстанавливать учёт.