Василий Радачинский - Бухгалтерский учет в некоммерческих организациях

2) Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».

Общие требование для рациональной организации процесса документооборота таковы.

1) быстрота и качество обработки всей исходной документации (зависит от способов и форм обработки информации, от качественного выполнения работы функциональными специалистами);

2) непрерывность движения документов по своим направлениям (от места составления или поступления в организацию до сдачи их на хранение в архив или отправки заинтересованным лицам) без задержек и скоплений на отдельных рабочих местах.

Вместо книг стали использоваться накопительные ведомости. Это позволяет отказаться от большого количества мемориальных ордеров на каждую операцию, сократить количество записей в регистрах синтетического и аналитического учета. Исчезает необходимость в составлении отдельных оборотных ведомостей.

Основой высокоэффективной организации бухгалтерского учета является механизация и автоматизация документооборота в совокупности с упорядочением первичной документации.

Первичные документы составляются в момент совершения операции или сразу после ее совершения. Лица создавшие и подписавшие документ, несут ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, соблюдение сроков передачи для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность информации, содержащейся в документе.

После того как документы поступили в бухгалтерию, они подвергаются проверке (по форме, арифметическая проверка, по существу – законность и целесообразность). Проверенные документы обрабатываются. Бухгалтерская обработка проверенных и принятых документов включает в себя: расценку, группировку, разметку. Проверенные и обработанные документы необходимо подготовить для сдачи в архив (формирование документов в дела, с соблюдением необходимых требований). И только после всех вышеперечисленных процедур, когда документ выполнил свое предназначение, он сдается в архив.

Факт совершения хозяйственной (бухгалтерской) операции отражается в учетных регистрах. Форма учетного регистра зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистра, способа учетной регистрации.

По внешнему виду учетные регистры некоммерческой организации подразделяются на книги, карточки и свободные листы (ведомости).

В бухгалтерских книгах, книгах учета хозяйственных операций и других все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней станице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого ответственного лица. Книги применяют для синтетического, аналитического и иных видов учета. На каждой книге надписывается: наименование учреждения, централизованного органа (бухгалтерии) и год, на который книга открыта. Книги бухгалтерского учета при наличии в них по истечении года свободных листов могут быть использованы для записи операций следующего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года.

Карточки из плотной бумаги или неплотного картона не скрепляются между собой. Их хранят в специальных картотеках. Карточки регистрируются в реестре карточек, который ведется для каждого счета или объекта регистрации отдельно.

Карточки хранятся в картотеках, в которых они располагаются по субсчетам с подразделением внутри их по материально ответственным лицам, а в централизованных бухгалтериях – по обслуживаемым учреждениям.

Карточки учета материалов, малоценных предметов и т. п. сдаются в архив в подшитом виде вместе с реестром карточек, регистрами и другими документами, в том числе бухгалтерскими ежегодно или один раз в два года. В такие же сроки сдаются в архив карточки учета основных средств, выбывших в течение года.

Опись инвентарных карточек по учету основных средств сдается в архив, когда в ней имеются отметки о списании инвентаря по последней инвентарной карточке.

Свободные листы (ведомости) отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги, имеют больший формат. Хранят их в особых папках – регистраторах; заводятся на месяц или квартал.

Записи в учетных регистрах осуществляются ручным способом или машинным; они проводятся не позднее следующего, после получения первичных документов. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе необходимо делать соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца на каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим, предусмотренным способом.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в архив.

Какие учетные регистры, в каком количестве необходимы для качественного ведения учета в некоммерческой организации, определяется характером ее деятельности, объемами обрабатываемой информации, формой и методами бухгалтерского учета и другими факторами. Выбранная форма учетных регистров закрепляется в учетной политике организации и может изменяться только при изменении учетной политики, к примеру, при переходе на автоматизированную систему учета. Данные изменения в учете оформляются соответствующим образом в соответствии с законодательством.

Существует определенный порядок хранения документов в архиве. Он включает в себя сроки хранения документов в архиве, порядок контроля за сохранностью документов и их последующая утилизация.

Сроки хранения отдельных документов составляют:

– 1 год (месячные отчеты организации о выполнении перспективных и текущих планов, анализы отчетов, материалы переписки с органами государственной статистики о составлении, представлении и проверке статистической отчетности);

– 3 года (квартальные отчеты, инвентарные карточки и книги учета основных средств, реестры договоров, материалы переписки об организации и совершенствовании учета и отчетности);