Шохам Адизес - Совещания по Адизесу

Не желая показаться грубым, профессор Адизес ответил согласием. К тому же было уже поздно, и он не мог себе представить, что все еще надолго задержатся на работе. По прибытии на место он обнаружил всех топ-менеджеров за столом играющими в покер. Не имея опыта игры в покер, профессор Адизес подумал: «Очень интересно. Пожалуй, посмотрю, что здесь происходит». Он сел и принялся наблюдать за тем, как они играют: и в десять часов, и в одиннадцать, и в полночь, и в час ночи. По мере того как они играли, профессор Адизес заметил очень интересную вещь. Деньги переходили из рук в руки, некоторые из присутствующих очень много проигрывали, но никто при этом не расстраивался. Когда они все же закончили играть, потому что на следующий день их ожидала лекция, они похлопали друг друга по плечу со словами: «Хорошая была игра. Давайте завтра снова соберемся».

Проблемы, которые снижают результативность совещаний

Романо и Нунамейкер (2001) обнаружили 22 проблемы, снижающие как результативность, так и эффективность совещаний. Мы выделили 13 наиболее значимых причин [5] Другие исследователи обнаружили группы проблем, способных снизить эффективность и (или) результативность совещаний. Библиографическая информация: см. McKenzie (1972), et al. (1989), Mosvick & Nelson (1987), and Nunamaker, et al. (1986)

«В чем секрет? — задался вопросом профессор Адизес. — Если бы я этим четырем начальникам, игравшим в покер, дал денег и сказал: „А теперь вы сообща должны принять решение, что дальше следует делать нашей компании“, — вероятнее всего, они покинули бы совещание изнуренными, разочарованными, да еще со слабым решением. А сейчас, после игры в покер, они возбуждены и полны энергии. В чем разница? Почему игра в покер доставляет удовольствие, а совещания — нет?» Этот вопрос и привел доктора Адизеса к важному открытию. Разница заключалась в существовании правил. Игра в покер имеет четкий набор правил. Без этих правил, устанавливающих, как карты раздаются и какой расклад карт бьет иные варианты расклада, игра в покер так же выбивала бы из колеи, как какое-нибудь заседание комитета. Поразмыслив над этим открытием, профессор Адизес пришел к заключению, что любой состязательный вид спорта предполагает четкий набор правил. Проблема совещаний в том, что у них нет правил (или же правила, которые они используют, подобны «Правилам регламента Роберта» [6] «Правила регламента Роберта» (Robert’s Rules of Order), написанные Генри Мартином Робертом и впервые увидевшие свет в 1876 году, предлагают общие правила и процедуры проведения дискуссий и дебатов с тем, чтобы все участники оказались на равных основаниях и пользовались одним и тем же языком. : хоть и помогают, но недостаточны). Способ проведения совещания всегда органичен и зависит от стиля того, кто в данный момент его ведет. Нет никакого систематического, организованного способа прохождения через процесс принятия решений. А потому совещания столь сильно изматывают и изнуряют.

Офисные работники проводят на совещаниях в среднем четыре часа в неделю. По их ощущениям, больше половины этого времени тратится впустую.

Ресурс Salary.comв опросе 2012 года установил, что, по мнению 47% опрошенных, в рейтинге основных пожирателей офисного времени первое место занимает вариант «слишком много совещаний», поднявшийся с третьего места, на котором был в 2008 году.

В среднем 37% времени работников занято совещаниями. Во время совещания вопросы повестки дня занимают примерно только 53% от запланированного времени. Оставшееся время тратится впустую.

Подобно любому интерактивному виду спорта [7] Интерактивный спорт — participation sport, или partisipatory sport ( англ. ), — такие виды спорта, в которых предполагается активное участие присутствующих в противовес стороннему наблюдению (англ. spectacular sport), например спортивная рыбалка. Прим. перев. , совещания должны подчиняться правилам. Каковы они? Существует множество правил различных типов. Для лучшего понимания этих правил возьмем футбол в качестве аналогии: не каждый знает, как играть в покер, но практически все знакомы с футболом. Постараемся на этом примере показать существующие типы правил.

Что такое в футболе гол, известно каждому: попадание мячом в сетку ворот. Это типовое правило. Для того чтобы результативно проводить совещания, необходимо ясно представлять себе «гол» (цель) [8] В английском языке понятия «гол» и «цель» — омонимы, и в тексте используется игра слов, придающая термину goal двойственный смысл. Прим. перев. . Такой «гол» на совещаниях будем называть «задачей». Проводить совещание, на котором никто не понимает, чего пытаются добиться, подобно игре в футбол без забивания голов. В чем тогда смысл?

В футболе есть позиции. Разные люди занимают разные позиции на поле и имеют разные, основанные на этих позициях, права. Так, например, вратарю разрешается касаться мяча руками, в то время как другим это запрещено. Это типовое правило. Для проведения результативных совещаний тоже необходимо определить позиции, которые должны быть разыграны. Такие позиции на совещаниях называются «ролями». Помимо прочего, необходимо четко определить, за кем останется последнее слово в принятии окончательного решения. Роли должны определить, кто на совещании следит за регламентом, кто призывает к порядку, а кто — устанавливает правила. Исходная максима такова: кто гребет в лодке, не должен ее раскачивать. А потому все участвующие в совещании должны исполнять на нем ту или иную роль. У них должно быть ясное понимание обязательств относительно того, с чем следует приходить на совещание.

В футболе поле для игры имеет четкую разметку. Каждый знает его длину и ширину и то, как выглядит это поле. Это типовое правило. То же самое справедливо для ведения совещаний: нужна четко заданная совещательная среда. Это значит, что мы должны быть уверены, что комната, в которой проводится совещание, соответствует определенным требованиям и тем самым создается подходящая для совещаний обстановка.