Ольга Красова - Бюджетирование и контроль затрат: теория и практика

Но сам контроль за деятельностью организации в целом требует определения результативности деятельности ее отдельных сегментов. Организация бюджетирования по отдельным сегментам обычно отвечает особенностям организационной структуры самой компании.

Существует три основные формы организации.

1 Л линейно – функциональная структура (рис. 1). Это классическая форма организационной структуры, в которой установлена иерархия взаимоотношений на неопределенно долгое время. Для нее характерна строгая подчиненность сотрудников низшего звена руководителям высшего и передача информации преимущественно по вертикали.

Рис. 2.1.

Большинство производственных и торговых компаний сейчас имеют именно линейную организационную структуру. Однако у нее имеются некоторые недостатки: отсутствие горизонтальных связей (информация может достичь низших уровней на «соседней вертикали» только поднявшись до верха функциональной ветви), затруднение взаимодействия между ветвями приводит к появлению конфликтов, увеличению затрат.

В эту организационную структуру могут включаться центры затрат и центры доходов (прибыли).

2. Дивизиональная структура (рис. 2). Чаще ее называют холдинговой, где группа относительно самостоятельных подразделений, объединяется общим руководством и отношениями собственности.

Рис. 2.2.

Делегируя полномочия по принятию решений в дочерние компании, руководители головной компании передают и ответственность за достижение целей. Недостатком является неизбежное дублирование функций отдельными подразделениями и конфликт интересов менеджеров.

В данной структуре компании, входящие в холдинг, в силу своей самостоятельности становятся центрами прибыли или центрами инвестиций. Сама управляющая компания, деятельность которой направлена на организацию и контроль деятельности входящих подразделений, фактически становится центром затрат.

3. Матричная структура (рис. 3). Основополагающим принципом здесь является улучшение взаимодействия отдельных подразделений предприятия, обеспечивающих эффективное решение задачи. В ней подразделения обладают определенной самостоятельностью в осуществлении поставленных вопросов.

Данные группы формируются из специалистов отдельных функциональных сегментов, находящихся на разных уровнях управленческой иерархии. При этом обладатели определенной профессии выполняют свои функции лишь временно, на срок проекта, и легко перемещаются между проектами.

Главным принципом в данной структуре является наличие широкой сети горизонтальных связей, пересечения которых с вертикалью образуются в результате взаимодействия руководителей проектов с руководителями функциональных подразделений.

Рис. 2.3.

На практике организации очень часто представляют в своей организационной структуре комбинацию всех трех типов с преобладанием какого-либо одного из них.

Структура центров ответственности очень часто совпадает со структурой самой организации. Это означает, что каждому подразделению в организационной структуре соответствует свой центр ответственности. Выделяют следующие центры ответственности:

1) центр затрат — выделяется там, где руководство подразделения отвечает за использование ресурсов, преобразование из в затраты;

2) центр прибыли — подразделение, в котором сопоставляются расходы с доходами. Его руководитель несет ответственность за финансовую результативность всей деятельности подразделения. При этом необходимо учесть, что рост прибыли центра не должен вести к снижению прибыли всей организации, сама прибыль должна формироваться независимо от результата деятельности других подразделений;

3) центр доходов — подразделение, отвечающее за получение выручки. Руководитель этого центра не несет ответственности за использование ресурсов;

4) центр капитальных вложений (инвестиций ) – подразделение организации, по которому можно выявить отдачу от сделанных ранее вложений. Результаты деятельности данного сегмента влияют на структуру денежных потоков и как следствие на платежеспособность всей организации.

По отношению к центрам ответственности затраты принято классифицировать на: регулируемые и нерегулируемые, эффективные и неэффективные, в пределах норм и отклонений от норм, контролируемые и неконтролируемые.

Регулируемые — это затраты, зарегистрированные по центрам ответственности, величина которых зависит от степени влияния на них менеджера. Регулируемые затраты следует рассматривать в трех аспектах: полностью регулируемые (возникают в процессе производства и в сфере бытовой деятельности); частично регулируемые (либо возникают, либо отсутствуют в ходе маркетинга продукции и исполнения услуг по обслуживанию клиента); слабо регулируемые (возникают во всех сферах внутренней деятельности предприятия). Затраты, на которые не влияет менеджер данного центра ответственности, называют нерегулируемыми .

Эффективные затраты — это затраты, в результате которых получают доходы от реализации тех видов продукции, на выпуск которых были произведены эти затраты. Неэффективные- затраты непроизводительного характера, другими словами потери в производстве.

Для обеспечения действенности системы контроля за затратами их классифицируют на контролируемые (затраты, поддающиеся проверке со стороны субъектов управления) и неконтролируемые (расходы, не зависящие от деятельности субъектов управления).

Состав каждой группы затрат определяется руководством при планировании и расчете бюджетов.

Организация контроля и анализа по центрам ответственности прежде всего направлена на выявление отклонений между фактическими и плановыми показателями по каждому центру и последующему анализу причин их возникновения.

Выделение центров ответственности и распределение по ним затрат является основным пунктом при разработке системы управления в организации. Поэтому эта работа должна проводиться на первоначальном этапе, а на основе полученных результатов необходимо сформировать систему конечных показателей, формы и сроки представления отчетности и ответственных за выполнение.

Под центром ответственностифактически признается место возникновения затрат. Главную задачу, связанную с распределением затрат между центрами ответственности, можно решить путем правильного классифицирования затрат и установления связи между доходами и расходами с действиями лиц, ответственными за расходование ресурсов. Решение данной проблемы нашло свое отражение в используемой на предприятиях системе директ-костинг. Это система учета и калькулирования себестоимости единицы продукции на основе переменных затрат, которые включаются в оценку производственных запасов, в то время как постоянные издержки не распределяются на продукты, а рассматриваются как затраты периода и относятся непосредственно на счет продаж.