Галина Корнийчук - Наличные денежные расчеты: с учетом последних изменений в законодательстве

Но все-таки лучше не доводить дело до суда и не только оформить акт, но и запастись на случай проверки другими доказательствами того, что выручка по Z-отчету была завышена случайно и товары на самом деле покупателям не отпускались.

Например, подтвердить это можно с помощью товарного отчета, составленного за тот день, в котором была допущена ошибка. Из него будет видно, сколько продано товаров и на какую сумму. Для убедительности заверить товарный отчет можно подписями руководителя, главного бухгалтера, а также работника, который отвечает за учет товаров на фирме. Кроме того, показать, что остаток продукции по товарному отчету совпадает с реальным остатком на складе, можно, если провести внеплановую инвентаризацию складских запасов.

Для объяснения причин расхождений можно также составить объяснительную записку кассира, а также выбить чек на возврат денежных сумм (если, конечно, кассовый аппарат может пробивать такие чеки). Если ошибочный чек пробит на очень большую сумму, можно подготовить также распечатку дневной выручки предприятия, например, за последний месяц, из которой будет видно, что Z-отчет за тот день, в котором пробит ошибочный чек, намного больше средних значений. Все эти документы должны убедить проверяющих, что действительно допущена ошибка, а не занижение выручки.

В соответствии с п. 4.2 Типовых правил эксплуатации ККМ чеки ККМ на приобретение товара действительны только в день их выдачи покупателю (клиенту). Кассир-операционист может выдавать деньги по возвращенным покупателями (клиентами) чекам только при наличии на чеке подписи директора (заведующего) или его заместителя и только по чеку, выданному в данной кассе.

Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 утверждена форма акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) по форме № КМ-3. Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира-операциониста организации. В акте должны быть перечислены номер и сумма каждого чека. Акт составляется в одном экземпляре членами комиссии и вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдается в бухгалтерию организации. На сумму денег по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы и заносится в журнал кассира-операциониста формы № КМ-4.

Порядок оформления возврата товара покупателем не в день покупки (по истечении рабочего дня после закрытия продавцом смены и снятия Z-отчета) определен п.14—16 Порядка ведения кассовых операций. В данном случае возврат денег осуществляется кассиром только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорта или документа, его заменяющего).

При возврате денег покупателю из главной кассы предприятия составляется расходно-кассовый ордер по форме № КО-2, с обязательным указанием фамилии, имени, отчества покупателя и его паспортных данных (или иного документа, удостоверяющего личность).

Наиболее распространенными нарушениями, которые выявляются в ходе проверки кассовых операций, являются:

– отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;

– выплаты подотчетным лицам на основании документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;

– несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;

– арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета;

– неполное оприходование денежной выручки, выразившееся в том, что кассиры оставляют в кассах организации небольшой размер денежных средств на «размен».

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины регулируется КОАП РФ. В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в расчетах наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ, на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ.

Таким образом, организация, нарушившая установленный лимит расчетов наличными денежными средствами, может быть оштрафована до 50 000 руб. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб.

Ранее ответственность за вышеуказанные составы правонарушений была предусмотрена также ст. 9 Указа Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей». Однако с 25 июля 2003 г. этот Указ утратил силу.

Контролируют соблюдение кассовых операций банки и налоговые инспекции. Кто же из них вправе прийти с проверкой, а кто – оштрафовать? Законодательство в урегулировании этого вопроса неоднозначно.

Некоторые судьи считают, что оштрафовать за нарушение кассовых операций налоговики могут только на основании сведений, полученных от банков. Другие судьи считают, что Закон № 54-ФЗ разрешает налоговикам контролировать полноту учета выручки, а значит, за неоприходование денег в кассу инспекторы вправе оштрафовать фирму по итогам выездной налоговой проверки или проверки ККТ.

Остальные кассовыми нарушениями выявляются банками. Причем не реже одного раза в два года. Так сказано в п. 2.14 Положения Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П. Если же налоговики обнаружат эти нарушения самостоятельно, они должны сначала проинформировать об этом банк. Банк проведет проверку, отразит нарушения в справке и направит ее в налоговую инспекцию. И только тогда инспекция может оштрафовать организацию.

На практике налоговики часто нарушают эту процедуру и штрафуют по материалам своих проверок.

Если организация не заплатила (или не полностью заплатила) налог из-за того, что не оприходовала выручку в кассу, налоговики могут оштрафовать ее только по одной из двух возможных статей: по ст. 122 НК РФ (неуплата или неполная уплата налога) или по ст. 15.1 КоАП РФ (неоприходование денег в кассу). Судьи считают, что предпочтение нужно отдавать ст. 122 НК РФ (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 20 ноября 2001 г. № А56-17507/01). Согласно п. 1 ст. 50 Конституции РФ нельзя за одно и то же нарушение привлекать одновременно и к налоговой, и к административной ответственности.