Галина Корнийчук - Наличные денежные расчеты: с учетом последних изменений в законодательстве

Приходный кассовый ордер является документом, которым оформляется поступление наличных денежных средств в кассу предприятия.

ПКО состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции к нему.

Подписи главного бухгалтера (или лица, на то уполномоченного) и кассира должны стоять как на самом ПКО, так и на квитанции к нему. Кроме того, квитанция заверяется печатью (штампом) кассира, которая проставляется в месте, обозначенном М.П.

После регистрации ПКО в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов квитанция отрезается от ордера (по линии отреза) и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а ПКО остается в кассе.

При наличии у организации филиалов, представительств или иных обособленных подразделений головная организация может присвоить им коды. При оприходовании денег в кассу подразделения в графе «Код структурного подразделения» указывается этот код.

Графа «Код целевого назначения» заполняется только в том случае, если в кассу организации поступили средства целевого финансирования (при условии кодирования организацией данных средств).

Сумма полученных денежных средств указывается прописью в соответствующих строках приходного кассового ордера и квитанции к нему. Запись делается с начала строки с большой буквы.

Сумма НДС (цифрами) отражается в строке «В том числе». В том случае, если товары, работы, услуги не облагаются налогом, в этой строке делается запись «Без налога (НДС)».

В строке «Приложение» в зависимости от вида операции могут быть перечислены следующие документы: кассовый чек; договор; накладная; счет-фактура; банковский чек; авансовый отчет и т. д.

Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации.

По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов.

Кассовая книга предназначена для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице кассовой книги делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов», которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр листа остается в кассовой книге. Второй экземпляр является отрывным. Он служит отчетом кассира, который под расписку в кассовой книге вместе с приходными и расходными кассовыми документами в конце рабочего дня передается в бухгалтерию.

Первому и второму экземпляру листов присваиваются одинаковые номера.

В соответствии с п. 24 Порядка ведения кассовых операций записи в кассовую книгу вносятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подводит итоги за день, рассчитывает остаток денег в кассе на конец дня, который является остатком на начало следующего дня.

В том случае, если кассир ошибся, внося запись в кассовую книгу, он может ее исправить. Для этого неправильная запись кассиром зачеркивается, вместо нее делается правильная запись, которую он должен заверить собственной подписью, а также подписью главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего (п. 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации). Подчистки и иные исправления в кассовой книге не допускаются.

Согласно п. 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации на предприятии может вестись только одна кассовая книга. Однако данное требование практически невыполнимо в том случае, если предприятие имеет территориально удаленные от головной организации обособленные подразделения.

В нарушение этого требования в обособленных подразделениях открываются самостоятельные кассы и ведутся дополнительные кассовые книги. В результате таких действий предприятие может быть оштрафовано по ст. 15.1 КоАП РФ.

Для того чтобы этого избежать, можно открывать в обособленных подразделениях операционные кассы. Наличные деньги из кассы головной организации выдаются под отчет кассирам подразделений с установлением сроков отчета по выданным средствам.

Пунктом 25 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации допускается ведение кассовой книги с помощью средств вычислительной техники. При этом должна обеспечиваться полная сохранность кассовых документов и выполняться требования, предъявляемые к оформлению листов кассовой книги.

За каждый рабочий день в этом случае формируются две одинаковые по содержанию и имеющие один и тот же номер машинограммы: «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира».

В последней за каждый месяц машинограмме «Вкладной лист кассовой книги», кроме того, должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.

Вкладные листы кассовой книги целесообразно сгруппировать за каждый месяц отдельно и таким образом их хранить. По окончании календарного года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия (п. 26 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Книга учета ведется только теми организациями, которые имеют в штате нескольких кассиров.

Она применяется для учета денег, выданных старшим кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенным лицам (раздатчикам), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Перед началом рабочего дня старший кассир выдает другим кассирам необходимые им для осуществления расходных операций суммы наличных денег, за которые они расписываются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.