Галина Корнийчук - Наличные денежные расчеты: с учетом последних изменений в законодательстве

От количества мест инкассации (магазинов) зависит количество сумок для денежной наличности, которые выдаются организации. Обычно на каждую точку инкассации первоначально выдаются две сумки. Далее происходит их «кругооборот». Забрав одну сумку с наличностью, при следующем заезде инкассаторы привозят пустую сумку и забирают заполненную.

На каждой сумке служба инкассации проставляет порядковый номер.

Подготовив денежную наличность, кассир организации должен заполнить в трех экземплярах препроводительную ведомость. Первый экземпляр ведомости вкладывается в сумку, второй ее экземпляр передается инкассатору вместе с сумкой, на третьем экземпляре ведомости, который остается у кассира организации, инкассатор ставит свою подпись и печать подразделения инкассации.

После того как в сумку сложена наличность и первый экземпляр препроводительной ведомости, ее необходимо опломбировать. Теперь кассир может ожидать приезда инкассаторов.

Приехавший за выручкой инкассатор предъявляет кассиру свое служебное удостоверение, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и пустую сумку.

Кассир записывает в явочную карточку сумму наличных денег (цифрами и прописью), уложенную в сумку и записанную в препроводительной ведомости, дату и номер сумки, показывает инкассатору заверенный образец оттиска пломбы и передает два экземпляра препроводительной ведомости.

Инкассатор проверяет правильность записей в явочной карточке, ставит дату, свою подпись и печать на третьем экземпляре ведомости и возвращает этот экземпляр кассиру.

Третий экземпляр препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора служит основанием для составления бухгалтером расходного кассового ордера (форма № КО-2) и для отражения в кассовой книге расхода наличных денег по кассе организации.

Порядком ведения кассовых операций предусмотрено, что в организации ведется только одна кассовая книга. Поэтому если выручка инкассируется, например, из магазинов, а кассовая книга ведется в центральном офисе организации, то третьи экземпляры препроводительных ведомостей передаются в центральный офис, где и составляются расходные кассовые ордера.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета наличные денежные средства, переданные инкассатору для зачисления на счет организации, но еще не зачисленные по назначению отражаются на счете 57 «Переводы в пути».

За услуги по инкассации взимается плата, которая определяется в процентах от инкассированной суммы наличности. Эту сумму обычно списывают со счета организации в безакцептном порядке в начале месяца, следующего за расчетным.

По общему правилу банковские операции освобождены от обложения НДС, но инкассация в данном случае является исключением по подп. 3 п.3 ст. 149 НК РФ и облагается НДС в общеустановленном порядке.

В соответствии с п. 3 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Касса – это специально оборудованное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег.

Прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов регламентируются разделе II данного Порядка.

В соответствии с п. 13 Порядка прием наличных денежных средств в кассу предприятия производится по приходным кассовым ордерам.

Перечислим основные случаи оприходования денег в кассу:

– снятие денежных средств с расчетного, валютного, бюджетного и других видов счетов в банке;

– оплата учредителями (акционерами) приобретенных долей (акций);

– оплата покупателями (заказчиками) реализованных товаров, выполненных работ, оказанных услуг и получение авансов от них;

– оплата работниками предприятия реализованных им товаров и услуг, погашение работниками причиненного материального ущерба;

– возврат поставщиками и подрядчиками полученных ранее авансов;

– возврат подотчетными лицами остатка денег, полученных под отчет;

– получение заемных средств;

– получение средств в погашение выданных ранее займов и ссуд.

При приеме денежных билетов и монет в платежи кассиры предприятий обязаны руководствоваться установленными Банком России признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России (Приложение 1 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Согласно п. 14 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (РКО) или другим надлежаще оформленным документам.

К таким документам относятся: платежные ведомости; расчетно-платежные ведомости; заявления на выдачу денег; счета и пр.

При использовании вместо расходного кассового ордера одного из вышеперечисленных документов на нем проставляется штамп с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдача денег из кассы может производиться в следующих случаях:

– сдача неиспользованных денежных сумм в банк;

– выдача денег под отчет;

– предоставление займов и ссуд;

– оплата поставщикам (подрядчикам) за приобретенные товары (работы, услуги) и предоплата по соответствующим договорам;

– выплата работникам средств на оплату труда, пособий, стипендий;

– возврат полученного ранее займа;

– выплата участнику действительной стоимости доли при его выходе из общества и др.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

Отсутствие подписи руководителя предприятия на РКО допускается только в случаях, когда его подпись имеется на прилагаемых к РКО документах (заявлениях, счетах и т. д.).

Денежные средства выдаются из кассы по предъявлении получателем этих средств документа, удостоверяющего его личность (паспорта или иного документа).

В том случае, если получателем является работник предприятия, то деньги ему могут быть выданы и по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца (п.15 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Выдача средств на оплату труда, пособий по социальному страхованию и стипендий может осуществляться по платежной или расчетно-платежной ведомости. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 разработаны и утверждены унифицированные формы платежной и расчетно-платежной ведомостей (соответственно формы № Т-53 и Т-49) и Указания по применению и заполнению этих форм.