Алексей Дорофеев - Эффективное управление автоперевозками

История третья.Нас пригласили сделать презентацию информационной системы в компании “ТрансИнкассация”, занимающейся перевозкой денег в банки. Пока мы ожидали начала переговоров в кабинете главного механика, к нему пришел слесарь и попросил выдать тосол. Главный механик был сильно удивлен и сказал, что он только недавно выдавал тосол на эту машину. Слесарь ничего внятного произнести не смог, и хозяину кабинета пришлось открыть шкаф и в груде папок искать записи о выдаче запчастей на эту машину. Папок в шкафу было очень много, и в каждой была толстая пачка листов. Поиск продолжался довольно долго, минут десять. Ничего не найдя, главный механик обернулся ко мне и сказал со вздохом: “Точно помню, что уже давал тосол. Да разве тут чего найдешь. Вот почему программа нужна позарез”. И с этими словами выписал новую накладную на выдачу тосола.

После этого мы пообщались с начальником гаража. Он рассказал, что раньше работал в другой организации, где была информационная система, и на собственном опыте убедился, сколько преимуществ дает автоматизация. Перейдя на новое место работы, он попытался самостоятельно создать приложение в Access, но потом решил, что готовое решение будет более предпочтительным. Презентация нашей системы ему понравилась, но последнее слово остается за главным бухгалтером. Главбух тоже не так давно пришла в эту компанию и решила внедрять 1С 8. Внедрение идет уже почти полгода, и конца и края не видно. Дело как-то не очень движется.

В это время появилась главный бухгалтер. К сожалению, она была настроена крайне категорично. Нашу презентацию она смотреть не стала, заявив, что для себя уже все решила – управление автотранспортом будет также вестись через 1С. Таким образом, несмотря на то что транспортники были настроены положительно, бухгалтерия, которая непосредственно не имеет отношения к бизнес-процессам АТП, наложила вето.

История четвертая.К сожалению, иногда бывает, что и высшее руководство предприятия может быть не заинтересовано во внедрении информационной системы. О причинах можно только гадать. Так, однажды к нам в офис приехал энергичный господин, представившийся учредителем транспортно-экспедиторской компании “КаргоСервис”. Он искал комплексное решение, где кроме задач по эксплуатации автотранспорта был бы модуль управления заявками на перевозку грузов. Он рассказал, что сам непосредственно не занимается бизнесом. Все дела ведет наемный директор. И вот учредитель компании решил внедрить информационную систему, чтобы повысить эффективность работы своего предприятия. Мы подготовили проект договора и условились подъехать к ним в офис, чтобы провести переговоры непосредственно с директором.

При встрече директор компании особого энтузиазма не проявил, но договор подписал. Мы провели собеседование с менеджерами, составили требование заказчика, так как необходима была некоторая доработка нашей системы под бизнес-процессы клиента. Через оговоренный срок мы попытались связаться с директором, чтобы продемонстрировать адаптированную версию программы, но он был недоступен. Когда мы поняли, что он нас избегает, то позвонили учредителю, который был инициатором проекта. Учредитель неожиданно заявил, что директор убедил его в отсутствии необходимости внедрения информационной системы и контракт они разрывают.

В нашей практике были разные моменты, когда приходилось убеждать людей в целесообразности автоматизации делопроизводства. Причины, по которым люди с предубеждением относятся к информационным технологиям, могут быть разные. К сожалению, значительным препятствием на пути инноваций в управлении АТП является недостаток знаний. Почему-то ни у кого не вызывает сомнений, что летчику необходимо пройти долгий курс обучения и тренировок, прежде чем ему доверят воздушное судно. В армии старший командир также сначала заканчивает военное училище, потом проходит различные этапы воинской карьеры (взвод, рота, батальон, полк), где ему постепенно доверяют все более и более значительный контингент подчиненных, а также дорогостоящую технику. В советское время на предприятиях выпускник вуза должен был пройти путь от мастера, начальника участка, начальника цеха до, допустим, главного инженера или начальника гаража. Мне же доводилось встречаться с руководителем автохозяйства, который только окончил институт и сразу же возглавил структуру с 1,5 тысячами единиц техники. В процессе диалога выяснилось, что он имеет смутное представление о бизнес-процессах автохозяйства. Всю деятельность вели начальники колонн, проработавшие в отрасли по 20 лет. Через год этого руководителя освободили от занимаемой должности. Такие случаи неединичны.

Бывает обратная ситуация, когда АТП руководит начальник с 30-летним стажем в отрасли. Такие люди досконально знают все нюансы, за их плечами колоссальный опыт, даже иногда масштабных строек советского периода. Интуитивно они понимают необходимость информационных систем управления, тем более что и 30 лет назад в специальной литературе указывалось на преимущества внедрения ЭВМ (как тогда называли компьютеры), научной организации труда, применения экономико-математических методов планирования. С другой стороны, эти начальники испытывают некоторое недоверие к современным технологиями, методикам и подходам. Особенно вызывает их недоумение стоимость программного обеспечения, которая может достигать стоимости нового автомобиля. Это порождает определенную настороженность и опасение, что вложенные средства не оправдают себя. Тем не менее, если начинает работать хотя бы задача по учету путевых листов и ГСМ, эти начальники в дальнейшем оказывают мощную поддержку всему проекту в целом и становятся настоящими локомотивами по внедрению информационной системы.

Отдельно следует сказать о руководителях частных компаний, которые с нуля создали свой бизнес. В период 90-х годов прошлого столетия, когда эти люди становились на ноги в качестве предпринимателей, возможно, более важным было не профильное образование или опыт работы, а целеустремленность, упорство, стойкость, интуиция и деловая хватка. Можно было при определенной удаче зарабатывать хорошие деньги, так как рынок только формировался и не был перенасыщен предложением услуг. Но сейчас времена изменились, приходится работать не за десятки процентов прибыли, а за проценты. Соответственно, считать доходы и затраты, оценивать себестоимость, рентабельность. Поначалу такие руководители несколько снисходительно относятся к автоматизации бизнеса. Им кажется, что внедрение информационной системы будет полезно только диспетчерам, она заменит ручной труд при выписке путевок и расчете итоговых показателей. Анализ хозяйственной деятельности автопредприятия, который также можно делать с помощью программы, сперва им представляется достаточно бестолковым занятием. И основная причина этого – недостаток знаний. Экономико-математические методы, прогнозирование с использованием прикладной статистики – все то, что было разработано несколько десятилетий назад для управления предприятиями, в результате почему-то оказалось благополучно забыто. Поэтому часто бывает так, что когда начинаешь такому руководителю обосновывать преимущества от внедрения информационной системы с формулами и уравнениями, то это вызывает у них недоверие и недоумение. Как же так? Вроде бы существует бизнес и вроде довольно успешный, а тут приходит какой-то консультант и доказывает, что все не так уж радужно. И затраты необоснованны, и доходы могли быть выше, да и вообще бизнес не очень устойчив. Хорошо, когда такой руководитель осознает, что действительно необходимо перестраивать бизнес-процессы. Хуже, когда понимание приходит в разгар экономического кризиса и ресурсов, и времени, для того чтобы что-то изменить, остается крайне мало.