Коллектив авторов - Управление в социальной работе. Учебник

В делопроизводстве можно выделить два направления работ:

• документирование информации и составление соответствующих документов;

• документационное обеспечение деятельности организации.

Документирование– совокупность методов, способов и процессов создания документов. По форме организация документирования может осуществляться децентрализованно, централизованно и смешанно.

В подавляющем большинстве случаев на крупных предприятиях распространена смешанная форма, то есть часть в основном трудоемких работ по документированию выполняется централизованно, а часть – децентрализованно в структурных подразделениях. Организация документирования обычно предусматривает этапы подготовки необходимой информации, составления, согласования, оформления и изготовления документов.

Обеспечение документационное– комплекс работ с готовыми документами на различных материальных носителях, осуществляемый на предприятии, в организации для их эффективного функционирования.

В состав работ входит прием, доставка, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, предархивная обработка, хранение и использование документов, а также документооборот и его рациональная организация.

Составной частью документационного обеспечения является архивное дело, в которое включаются работы по организации хранения и непосредственно хранению, а также использованию архивных документов. Документационное обеспечение также может осуществляться децентрализованно, централизованно и смешанно.

Документ– материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения. Управленческие документы – это приказы, директивы и пр.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную правовую базу делопроизводства создает и закрепляет совокупность нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и правила создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также структуру, функции, штаты, техническое обеспечение службы делопроизводства и некоторые аспекты ее работы. Нормативная правовая база делопроизводства включает в себя:

• законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, а также правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

• государственные стандарты на документацию, определяющие унифицированные системы документации;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Вышеназванные нормативные правовые документы, составляющие правовую базу делопроизводства, в определенной мере формируют и его нормативно-методическую базу. Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют, с одной стороны, документы, определяющие методы, способы, порядок и правила осуществления документационного обеспечения управленческой деятельности и деятельности организации в целом. С другой стороны, эту базу составляют нормативные документы по труду и охране труда, являющиеся основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности персонала, объемов выполняемых ими работ, создания благоприятных условий деятельности; к этим документам относятся нормативы времени, выработки, обслуживания и их единые типовые нормы. Нормативно-методическая база делопроизводства отчасти закладывается в рассмотренных выше нормативных правовых актах (стандартах, классификаторах, нормативных документах по организации архивного хранения документов и др.), а кроме того, в наставлениях, инструкциях, методических рекомендациях и т. п.

Документ как продукт документирования, согласно ГОСТу, является средством закрепления различными способами на специальном материале (носителе) различной информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека (ГОСТ 16387-70) или материальным объектом, содержащим в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном порядке, имеющим в соответствии с действующим законодательством правовое значение (ГОСТ 6. 10. 2–75). Из этих определений следует, что документ является и средством, и способом информационного обмена в системе управления. При этом следует подчеркнуть, что форма документа играет существенную роль в качестве обеспечения органов управления информацией, причем нельзя не учитывать многообразие форм и видов документов.

Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Юридическая сила документов обеспечивается действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (комплексом реквизитов).

В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической и иной социально значимой информации. Они могут быть официальными или вне служебной деятельности носить личный характер. Документы являются носителями первичной информации; именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отделять документы от источников вторичной информации, каковыми являются книги, газеты, журналы и др.

В социальном плане любой официальный документ полифункционален, то есть одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные общественные и личные потребности. Среди функций документа выделяются общие и специальные. К общим функциям документа относятся:

• информационная, определяемая тем, что любой документ создается для фиксации, сохранения и распространения информации;

• социальная, так как документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

• коммуникативная, ибо документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;