Коллектив авторов - Управление в социальной работе. Учебник

• Заключительная запись о достигнутом прогрессе – это резюме, ставящее точку, содержащее основные выводы о результатах проведенной работы, которым закрывается «дело».

Существенной особенностью каждой из частей документирования является то, что все они могут быть представлены в «деле» самым разным образом, в виде: повествовательного изложения проблемы со слов клиента, других участников взаимодействия (так называемая субъективная информация); повествовательного описания с элементами анализа, обобщения, предварительных выводов, сделанных в связи с оценками обслуживания, поведения сторон, подходов к процессу оказания помощи официальных лиц и организаций (аналитическая информация); результатов тестирования, анкетирования, всевозможных справок, свидетельств (объективная информация); планов и программ действия, протоколов, заявленных обязательств, характеристик, доверенностей, составленных по определенной форме (деловая тактическая информация); отчетной продукции (о проделанной работе, о получении денежных сумм и пр.), выводов комиссий, актов обследования и пр. (фиксирующая результаты информация).

Все указанные виды документирования допускают использование самых разных его форм, а именно:

• свободной, не требующей для своего усвоения никаких правил, которые надо заранее знать, постигать и соблюдать (характерна для повествовательного, описательного документирования);

• действия по правилам, стандартам (протоколы, справки, контракты, характеристики, решения, заявления и пр.);

• заполнения «форм» как заранее заданных шаблонов, отпечатанных бланков (с помощью коротких ответов, контрольных отметок, незаконченных предложений), значительно упрощающих процесс документирования.

Чаще всего в практике документирования используются все три формы, так как каждая из них рассчитана на свои специфические задачи и выполняет специфические функции. В последнее время все большее распространение получают и такие формы документирования, как аудио– и видеозаписи, наглядно отражающие процесс обслуживания, наблюдения за поведением клиента и социального работника.

В процессе ведения документации следует придерживаться определенных принципов (правил), соблюдение которых выступает гарантией того, что все документы, в какой бы форме они ни представлялись, будут отвечать главным требованиям – эффективности обслуживания, конфиденциальности полученной информации, отчетности перед клиентом и теми органами, которые могут выполнять контрольные функции. Эти принципы следующие:

• формирование данных о клиенте и процессе решения его проблем. С ним связано рассмотрение документации как «базовой», всесторонней, тщательно и точно подобранной информации, которую можно использовать для решения самых разных задач обслуживания и принятия важных постановлений;

• умеренность – как необходимость и умение представлять данные о клиенте в сжатой, сдержанной, экономной, удобной для работы форме, достаточной для планирования и оказания услуг;

• фрагментарность – как отказ от тотальности в отражении ситуации, проблем клиента и сведений о нем, представление их только в форме отдельных «ключевых», значимых моментов, соотносимых с непосредственно решаемой проблемой;

• накопление безоценочной и эмоционально нейтральной информации о клиенте и других участниках, исключающей опасность стигматизации, наклеивания ярлыков, желание заклеймить и исключить из разряда нуждающихся в поддержке из-за собственных негативных установок;

• достоверность и реалистичность представленных данных, обусловливающие правдоподобие и объективность сведений, возможность соотнесения принимаемых и зафиксированных решений с легитимными, целесообразными и реальными способами их осуществления, исключающими вымысел и произвол, базирующимися на возможностях и пожеланиях клиента, выделяемых для обслуживания средствах, законности реализуемых мероприятий.

Надо полагать, что по мере развития техники документирования оно будет совершенствоваться в направлении компактности, формализации и фокусирования внимания на формах и видах организации помощи, предоставляемых услуг, влияния последних на процесс решения проблемы. Все это дает возможность, в дополнение к сказанному, для компьютерной обработки документации и составления полного банка данных социальных служб.

Темы для семинарских занятий

1. Организация делопроизводства в социальной службе.

2. Делопроизводство в учреждениях социальной сферы.

3. Документационное обеспечение управленческой деятельности.

Темы для написания докладов и рефератов

1. Нормативно-методическая база делопроизводства.

2. Системы документации социальной службы.

3. Назначение и состав организационно-правовой документации.

4. Назначение и состав плановой документации.

5. Назначение и состав распорядительной документации.

6. Назначение и состав справочно-информационной и справочно-аналитической документации.

7. Ведение документации на клиента в центрах социального обслуживания как технология самоменеджмента специалиста по социальной работе.

Вопросы для самоконтроля

1. Какова сущность понятия «делопроизводство»?

2. Что такое нормативно-методическая база делопроизводства?

3. Дайте характеристику основным видам управленческих документов.

4. Какую документацию на клиента должен вести социальный работник в центрах социального обслуживания?

5. Что представляет собой система документации?

6. Раскройте понятие «автор документа».

7. Как осуществляется адресование документов?

8. Опишите процесс согласования документа.

9. Что такое подпись и печать?

10. Как утверждается документ?

11. Что такое резолюция?

12. Раскройте сущность приказа по основной деятельности.

13. Что понимается под организационными документами?

14. Опишите информационно-справочные документы.

15. В чем заключается организация работы с документами?

Список литературы

Андреева В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). – М, 2006.

Андреянова В. В. Как правильно подготовить и оформить приказ. – М., 2007.

Герасименко В. А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. – М., 2004.

ГОСТ 6.30–97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 1997.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 2001.