Коллектив авторов - Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 3.0

Авторы CBOK постоянно упоминают зрелость и модели зрелости BPM. Где в плане освоения и развития BPM располагается ваша компания – оценивать вам самим, но большинство известных авторам компаний находятся лишь в начале этого пути. На этом уровне зрелости акцент делается на проектах локальных улучшений и на решении частных проблем. Будучи обычно относительно небольшими, они очень важны с точки зрения понимания, что такое изменение на основе BPM и какую роль при этом играет BPMS. С точки зрения управления организационными изменениями такое вовлечение способствует адаптации организации к методологии и приемам, применяемым в проектах BPM и BPMS. По мере продвижения по пути использования BPM и BPMS проекты будут становиться больше и сложнее. Больше внимания будет уделяться трансформации, а не просто совершенствованию. Исходная точка поменяется от «в целом дела ведутся неплохо, нужно только внести в работу небольшие корректировки» к «понятно, что всю деятельность нужно переосмыслить и перестроить».

В этот момент BPM-профессионал должен задуматься об использовании методов управления стратегическими изменениями, чтобы обсудить и довести до всех цели трансформации. Как только новая стратегия определена, BPM-профессионал должен побеспокоиться о том, чтобы модель процесса «как будет» соответствовала новому направлению, а методы управления организационными изменениями на этапах проектирования, реализации и внедрения нового процесса были бы определены, согласованы и приняты на вооружение.

Чтобы правильно управлять изменениями, проектному лидеру важно определить, какие формы управления изменениями уместны в проекте BPM, особенно если компания делает начальные шаги на пути к управлению организационными изменениями в рамках BPM. В какой-то момент трансформация перейдет с процессного уровня на уровень, когда ею управляет бизнес-стратегия. В этот момент следует переходить от управления организационными изменениями к управлению стратегическими изменениями, чтобы гарантировать выбор правильной стратегии.

Управление изменениями в IТ может понадобиться для изменений любого уровня. IТ, безусловно, будет затронута стратегией и почти наверняка – проектами, как широкомасштабными, так и тактическими. Управление изменениями в IТ следует практиковать всякий раз, когда изменение в бизнесе влечет за собой изменения в технологиях.

Хотя в ходе трансформации должны рассматриваться все перечисленные типы управления изменениями, в этом разделе мы уделим внимание управлению организационными изменениями, поскольку оно предоставляет тактику, методы и навыки, необходимые для успешной реализации любого изменения или трансформации в рамках BPM. Отличным источником информации по управлению стратегическими изменениями являются работы В. Бриджиса а те, кого интересует управление изменениями (Leading Transformation), в IТ, найдут массу информации в CMM и ITIL.

BPM – это предвестник изменений. Изменения – существенная часть BPM и важный с точки зрения уменьшения рисков проекта вопрос. BPM оказывает влияние на связанную с работой часть жизни людей, меняя то, что они делают, и то, как они это делают. BPM почти всегда влечет за собой появление новых методов, правил, новых ролей и обязанностей.

Но BPM и BPM с использованием BPMS все еще переживают период младенчества и не находят понимания в большинстве организаций. Люди зачастую не представляют, чего ожидать от BPM и как будет выполняться проект BPM. Вдобавок BPM часто ассоциируется со снижением затрат, сокращением и реорганизацией работ, пугающими персонал. Поэтому проект BPM часто приходится начинать с развеивания этих страхов, дабы позиционировать проект позитивно. Для некоторых организаций это может стать очень непростым делом, требующим специальных навыков управления изменениями и руководства людьми в стрессовой ситуации.

Поскольку практика BPM с использованием BPMS сильно отличается от традиционного BPM, возможно сопротивление – особенно если участие заинтересованных лиц в проекте минимально (в соответствии с традиционным подходом, когда в проект вовлекаются один или два «эксперта»). Без надежного фундамента в виде управления изменениями концепция новых процессов и способ их внедрения могут натолкнуться на сопротивление, и организация может отвергнуть уже готовое решение.

Таким образом, управление изменениями может использоваться как для облегчения восприятия организацией BPM как новой дисциплины, так и для внедрения новой схемы процесса, являющейся результатом усовершенствования или радикальной трансформации. Преимущества совместного применения управления изменениями и BPM с использованием BPMS таковы.

• Итеративные изменения без больших потрясений в проектах усовершенствования. Итеративность заложена в BPM, она позволяет команде совершенствовать решение до тех пор, пока оно не станет оптимальным, с точки зрения руководства и персонала.

• Большая предсказуемость в масштабных проектах трансформации. BPM позволяет руководству совершенно по-другому взглянуть на деятельность и на процессы; управление изменениями помогает прогнозировать и смягчать проблемы внедрения.

• Сокращение потерь производительности благодаря быстрому перепроектированию, созданию и внедрению решения. BPMS позволяет повторно использовать модели и информацию, предоставляет полную картину процесса и автоматически генерирует компьютерные приложения.

• Снижение операционных рисков благодаря имитационному моделированию; более качественное тестирование.

• Более быстрое освоение и достижение ожидаемого уровня производительности. BPM дает возможность непрерывно вовлекать членов команды, тем самым ускоряя освоение и обучение.

Управление изменениями не только помогает вовлекать персонал, способствуя одобрению и успеху трансформации и улучшений, оно также способствует долгосрочности усовершенствований. Это ключевой момент! Любое усовершенствование, если оно постоянно не пересматривается и не обновляется, будет скатываться в посредственность из-за того, что необходимость вносить коррективы в бизнес-операции будет провоцировать вольную интерпретацию правил и появление ручных обходных путей.

Долговечность, обеспечиваемая применением имитационного моделирования и итеративного подхода, является важным преимуществом BPM и особенно BPM с использованием BPMS. Управление изменениями создает предпосылки для долгосрочных изменений за счет:

• формирования культуры постоянного совершенствования, которая стимулирует организацию, на всех ее уровнях, искать лучшие способы выполнять потоки работ и задачи;