Евгений Коноплев - Про INFO. Разложить все по полочкам

У функции архивирования есть и «ближайший родственник» – резервное копирование(другое название которого – «бэкап», back up ). Не стоит, однако, путать эти действия. Архивирование – это буквально помещение в архив информации, которая может понадобиться когда-то, но не нужна сейчас. Резервное копирование – это изготовление «запасного» полного слепка с вашего информационного фонда (и рабочих материалов, и архивных) на случай, если в технике произойдет какой-либо сбой. Тогда информационную базу можно будет восстановить в том виде, в котором и был изготовлен слепок.

Увы, сегодня бэкап разбит для информационного работника на целый набор процедур – «бэкапить» по отдельности нужно мобильный телефон, карманный компьютер, флешку, базу контактов ежедневника, папки почтового клиента, папку «Избранное» интернет-браузера, наиболее важные каталоги с жесткого диска ноутбука или стационарного компьютера. Все эти действия тем не менее необходимо проводить регулярно, чтобы потом не было «мучительно больно».

Неприятны финансовые потери – до 5000 рублей может стоить сегодня восстановление данных с физически пострадавшей USB-флешки. Но еще более неприятна утрата важных сведений, не поддающихся оценке (база контактов, документы и т. д.).

Процедура бэкапа для каждого устройства происходит по своим правилам. Чаще всего резервную копию сохраняют в электронном виде. Но изготовление «твердотельных» носителей информации повышает надежность резервного копирования. Это означает, что наряду с электронным бэкапом самые важные документы и базы лучше сохранить еще и на CD или DVD. Архив из десятка «болванок» никого не отяготит, а вот если «рухнет» жесткий диск компьютера, никакая электронная резервная копия, хранившаяся на нем, не поможет.

Повышать сохранность информации можно также, сохраняя «аналоговые» следы информации – чеки на покупку, печатные документы. Конечно, хранить тонны бумаги – не лучшее решение, но в некоторых случаях «аналоговая подстраховка» необходима. Рабочие реалии помогут вам найти компромисс.

Еще одна зона «ненадежности» – сетевые документы в глобальной сети. Часто бывает, что страница с важной информацией вдруг перестает существовать по тому адресу, который был сохранен в папке «Избранное» вашего интернет-браузера. Именно поэтому наиболее важные страницы можно и нужно сохранять на собственном жестком диске в виде html-документов (или импортировать в документы другого формата).

Главная рекомендация тем, кто забывает архивировать информацию: попробуйте какое-то время постоянно спрашивать себя, что будет, если вы лишитесь этой базы данных (телефонной книги в мобильнике, файлов на флешке и т. д.)?

Все свое ношу с собой

Чем больше опыта набирает информационный работник, тем лучше он понимает, что одно из его главных конкурентных преимуществ – объем собранной информационной базы: от контактов с деловыми партнерами (раньше это называлось «связи», сегодня – «социальные сети») до портфеля реализованных проектов.

У банкира – банковский счет, у информационного работника – информационный фонд. Пример не случаен. Финансисты частенько называют деньги не только капиталом, но еще и «ликвидностью», подчеркивая легкость их движения. Подобными качествами должен обладать также информационный фонд. Меняются банки, меняются предметы инвестиций – но ваши деньги остаются при вас. Меняются компьютеры и другие технические устройства, меняются офисы и круг задач – но накопленные знания и сведения должны перемещаться вместе с вами. Информация – та же «ликвидность», она должна быть легкой на подъем и удобной для хранения и перемещения. Иными словами, информационные базы должны быть мобильны.

Храните весь свой электронный информационный фонд в отдельной папке компьютера (например, в каталоге WORK). Тогда при смене очередного ноутбука или жесткого диска вам не понадобится тратить время и нервы на копирование разрозненных папок с важной информацией со всего жесткого диска. Можно будет просто скопировать эту папку WORK с одного «винта» (винчестер – hard disk ) на другой и создать на рабочем столе ярлык с доступом к этой папке.

Учитывая, как быстро устаревают сегодня компьютеры, можно предположить, что в ближайшем будущем апгрейд настольного компьютера или ноутбука будет происходить в среднем раз в один-два года. Облегчите себе процедуру переноса информации со старого компьютера на новый. По возможности «развяжите» информацию и технику – сделайте свой информационный фонд по-настоящему мобильным. Это, кстати, позволит оперативно и без проблем создавать его резервные копии.

Разберитесь, где на вашем компьютере хранятся папки, в которые:

а) ваш почтовый клиент складывает почту (чаще всего – это папка mail, находящаяся в директории почтового клиента);

б) интернет-браузер складывает ссылки (чаще всего это папка расположена в каталоге С: and Settings\u1083?огин пользователя);

с) программа синхронизации складывает резервные копии при синхронизации вашего мобильного телефона (КПК, смартфона).

Во-первых, попробуйте переместить эти каталоги в уже упомянутую папку WORK, «перепрописав» адресные строки в программах. Во-вторых (если это не удалось), запомните или запишите все, что нужно будет подвергать резервному копированию или переносить на новый компьютер во время апгрейда. В первом случае вы просто укажете новые пути к уже существующим (перенесенным) папкам почты и так далее для почтового клиента и других программ. Во втором – замените стандартные пустые папки программ своими, содержащими информацию.

Похожим образом относитесь и к своей базе рабочих контактов. Увод клиентской базы с прежнего места работы на новое – шаг неоднозначный с этической точки зрения (хотя новый работодатель часто именно этого и ожидает от кандидата с опытом). Но уж деловые контакты вы в любом случае набираете не для того, чтобы отказываться от них при переходе на новое место. Поэтому весь свой профессиональный информационный фонд (начиная с книги контактов в ежедневнике и заканчивая четко оформленным портфолио реализованных проектов и подшивкой личных документов) стройте так, чтобы их всегда можно было взять с собой. Это, кстати, может упростить вам жизнь при переезде в новый офис.

Оцените сами, какие еще сферы вашей деятельности допускают перевод информационных фондов в мобильное состояние. Задумайтесь, сколько времени у вас заняла бы, скажем, подготовка к эвакуации. Такие мысли, кроме прочего, помогают навести порядок как в деловой жизни (от хранения важных документов в сейфе до регулярного резервного копирования рабочей информации и т. п.), так и в быту (от хранения важных документов в одном установленном месте до аккуратного подшивания квитанций коммунальных платежей).