Максим Кузнецов - Показываем бизнес-процессы

• При описании алгоритмов включенные в них операции должны отражать действия конкретных людей и их решения. Для каждого шага надо внимательно следить за логическим уровнем описания, т. е. необходимо каждый раз отчетливо представлять себе уровень верхний либо уже вложенные процессы второго, третьего уровня.

• Описывать следует те операции, которые действительно выполняются, а не те, которые должны выполняться. Сильное искушение, которое возникает при описании БП (многие, кто участвовал в проведении такого рода работ, это знают), – составить «модернизированное» описание, совмещающее описания «как есть» и «как надо». Уже где-то в начале или середине составления описания становится ясно, что БП выполняется неправильно, неэффективно и его можно улучшить прямо сейчас. Однако так поступать не рекомендуется. При описании модели не рекомендуется улучшать

и приукрашивать ее, а описывать операции, которые действительно выполняются. А если описывается желательная модель, тогда ей сразу должен быть присвоен статус «как надо».

Рис. 2.7.2. Полезные рекомендации для описания бизнес-процессов

• Интервью проводятся с теми, кто действительно выполняет описываемый процесс, ибо основные сведения о процессе исполнения работ находятся у исполнителей процессов.

• Эксперты могут исполнять процесс, дополнять недостающие инструкции и принимать решения в тех ситуациях, которые в регламенте процесса отсутствуют. Однако лучшими знатоками процесса являются, как правило, те, кто его исполняет.

• Необходимо тщательно выявлять этапы принятия решений. От этого зависит описание альтернативных вариантов протекания процесса. Речь идет о том, что в алгоритмических описаниях могут быть логические блоки «если… то». Наличие такого блока предполагает участие лица, принимающего решение, и этапа принятия решения, в ходе реализации которого принимается решение «пойдем налево, пойдем направо, пойдем прямо» и определяется, какие результаты при этом достигаются.

Общее правило – если эксперт-исполнитель БП не может описать алгоритм БП, значит, он не знает процесс.

Оргструктура бизнес-процесса.Еще одно требование (или этап), которое возникает при описании БП, – это закрепление процессов за исполнителями.

На рисунке 2.7.4 показана известная матрица соответствия. В строках дан классификатор структурных звеньев, а столбцы есть классификатор функций. Эти функции можно понимать как отдельные этапы или операции процесса, а матрица позволяет закреплять функции за звеньями.

Рис. 2.7.3. Фрагмент алгоритма исполнения бизнес-процесса

Впервые идея построения такой матрицы соответствия была высказана еще в начале XX в. Тейлором, который отмечал, что компания должна описывать свои функции (тогда не было термина «бизнес-процессы») и иметь классификатор функций, использовать систематизированные описания функций, должна закреплять функции за исполнителями.

Этому служат регламенты, в которых зафиксировано закрепление соответствующих функциональных обязанностей.

Позднее фиксация функциональных обязанностей попала в стандартный документ – Положение о подразделении. Оно фиксирует закрепление функций за данным подразделением.

Рис. 2.7.4. Характеристики описания функции и процесса В 1994 г. в этом стандарте предусмотрена необходимость закрепления за подразделениями не только функций, но и процессов, т. е. требования к уровню детализации порядка исполнения работ усилились. Стандарт ISO серии 9000 предусмотрел необходимость использования процессной модели деятельности организации, которая содержит большее число характеристик, чем функциональная модель (рис. 2.7.4). Соответственно модели закрепления ответственности стали составляться не только для функций, но и для бизнес-процессов (рис. 2.7.5).

Рис. 2.7.5. Модели ответственности за исполнение бизнес-процесса Полезно обратить внимание на полезную роль и разнообразные применения методов матричного моделирования связей, учитываемых при детальном описании бизнес-процессов. Ряд из них проиллюстрирован на рис. 2.7.6.

Рис. 2.7.6. Применения матриц соответствия

2.8. Потоковые модели бизнес-процессов [1]

Одним из вариантов описания процессов являются потоковые модели, например, диаграммы потоков данных, или диаграммы потоков ресурсов. Эти модели используются там, где нужно проследить за потоками, за преобразованиями потоков, которые возникают в ходе исполнения процессов.

Можно напомнить основные объекты моделирования бизнес-процессов. Главный объект – это действие или функция, которая реализуется в ходе исполнения процесса. Действие или функция могут детализироваться на составляющие, степень детализации может быть весьма подробной и определяется характером применения этой модели.

Результатом действия является выход, и если несколько действий объединены в логическую цепочку, то входы и выходы должны согласовываться. На рисунке 2.8.1 также указывается исполнитель процесса – подразделение либо должность.

Эта общая схема моделирования процессов может детализироваться. Так, например, входы могут быть материальные, информационные и финансовые.

Выходы могут представляться в форме классификатора продуктов и услуг. Работы, которые связывают вход и выход, должны обеспечивать реализацию требуемого результата и строиться от выхода к входу. Формат представления работ может быть текстовым, табличным, графическим, но обычно современные подходы предполагают одновременное их сочетание. Конструкцию такого типа, которая представлена на рис. 2.8.1, поддерживают специальные программные средства по моделированию БП.

Программные средства для моделирования бизнес-процессов.Задача программных средств – описывать работы, детализировать и предоставлять возможность показа этих работ в разных требуемых форматах описания: в таблицах, графиках, текстах, в документах (регламентах) для заданных целей.