Кейт Кинан - Эффективное управление

Чтобы контролировать происходящее, вы должны со знанием дела держать руку на пульсе событий.

Контроль предназначен для коррекции планов. Он предполагает проверку следования правильному курсу, внесение корректив и поддержание боевого духа или использование в случае надобности тормозов.

Для этого вам нужно:

• знать, как на самом деле обстоят дела;

• уделять внимание деталям;

• анализировать, как люди выполняют свою работу.

Чтобы эффективно контролировать, вы должны уметь:

• следить за происходящим;

• проверять, выполняются ли задания в соответствии с установленными нормами;

• выбирать и осуществлять необходимые действия.

Так, чтобы контролировать процесс осушки болота, нужно внимательно наблюдать за происходящим, находясь на виду с вашей записной книжкой, проверяя качество выполнения работы, затраты времени и средств, сравнивая их с первоначальным планом. Вы также должны прибегать к давлению, где это нужно, и предотвращать безрассудные и опасные действия.

Управление в широком смысле слова – это принятие решений о том, что должно быть сделано, и воплощение задуманного в жизнь. Хотя оба вида деятельности могут рассматриваться как разные, все же в чем-то они совпадают.

Чтобы соответствовать своему назначению, управление должно включать некоторые основные функции.

• Планирование того, что вы хотите сделать (постановка целей и четкое определение намеченных действий).

• Организация исполнителей (разделение труда и поручение разнообразных заданий).

• Руководство действиями (направление, разъяснение людям заданий и получение от них максимального результата).

• Контроль результата (соблюдение сроков, произведенных затрат и соответствие первоначальному плану).

Именно таким должно быть управление.

Подумайте о различных функциях управления и задайте себе следующие вопросы.

▲ Составили ли вы план для достижения намеченных целей?

▲ Организовали ли вы ресурсы, необходимые для достижения своих планов? АУказали ли вы цели? АНазначили ли вы исполнителей?

▲ Сообщили ли вы о задачах всем участникам?

▲ Оговорили ли вы требования, соблюдение которых необходимо для достижения успеха?

▲ Контролируете ли вы действия своих подчиненных?

•знать, чего хотите достичь;

•составить план достижения ваших целей;

•заниматься организацией деятельности и ресурсов, чтобы знать кто, что и когда делает;

•объяснять поставленные задачи и требования всем участникам процесса;

•быть уверенным в том, что вы можете контролировать происходящее еще лучше.

Для эффективного управления необходимо развить в себе целый ряд способностей, которых на первый взгляд должно быть слишком много. На самом деле, их можно объединить в следующие три категории.

• Аналитические способностипомогают решать проблемы и принимать решения.

• Коммуникационные способностинеобходимы для обмена информацией, проведения совещаний и отстаивания своей точки зрения.

• Способность оказывать влияниенужна для руководства, мотивации, делегирования полномочий и ведения переговоров.

Если вы не отшлифуете эти способности, эффективное управление может стать для вас недостижимой вершиной. Приложив же некоторые усилия, вы будете полностью экипированы для ее покорения.

Эти способности помогут вам разложить сложные задания на составные части и детально их проанализировать. В результате исчезнет страх перед проблемами, и вы уверенно будете принимать необходимые решения.

Проблемы в нашей жизни возникают постоянно и требуют обязательного решения. Первый шаг к решению проблемы – это признание ее существования. Иногда довольно сложно понять, с чего начать, в таких случаях логическое мышление оказывается очень полезным.

Необходимо обратить внимание на несколько моментов.

• Установление причин возникновения проблемы (определение источника).

• Обдумывание возможностей ее решения (разработка нескольких вариантов решения проблемы).

• Взвешивание всех «за» и «против» (оценка всех вариантов).

• Выбор наиболее разумного решения (определение наилучшего порядка действий).

Если вы взвешиваете все плюсы и минусы и даете себе немного времени на обдумывание, решение обычно приходит само собой.

Принятие решений – это процесс выбора из нескольких возможных вариантов.

Для принятия оперативных решений нужно отличать срочные дела от важных. Если вы не будете этого делать, то потратите время на разные мелочи, не уделив внимания важным делам.

Менее срочные решения позволяют сначала провести тщательный анализ конечной цели – того, чего вы хотите достичь. Когда же ваша цель ясна, вы можете смело решать, что делать.

Очень важно придерживаться плана действий и что-то предпринимать, а не пускать все на самотек из-за нерешительности или нежелания действовать. Поэтому ключевое умение в процессе принятия решений – это само их принятие.

Передача идей и инструкций другим людям требует умелого использования умения говорить. Для поддержания потока информации между вами и другими людьми необходимо развивать способности к общению, уметь отстаивать свою точку зрения и проводить совещания.

Эффективность общения зависит от адекватного восприятия полученной информации. Информация должна быть не только правильно передана – слушатель должен быть в ней заинтересован. Для этого необходимы:

• уверенность в том, что вы сообщаете именно то, что хотите (основная мысль);

• адекватный выбор средства передачи информации, к примеру, телефон, электронная связь, бумага или посредник (способ передачи информации);

• составление послания в доступной для получателя форме (стиль).

Чтобы быть правильно понятым, иногда требуется неоднократно повторить сообщение, причем в разных формах. Возможно, многие люди даже не понимают, что иногда повторение – единственный способ удостовериться в том, что информация получена и усвоена.

Уверенные в себе люди – лучшие руководители. Открытое и прямое общение не только позволяет им показывать другим цель, но и вдохновляет их на ее достижение.

Каждый имеет право на самоутверждение и право использовать это право. Это значит, что пассивным людям, которые неохотно пользуются своими правами, нужно учиться выражаться яснее, а агрессивным личностям не мешает больше уважать права других, научиться выслушивать их и быть менее категоричными.