Кейт Кинан - Управление временем

Первый закон Паркинсона [1]гласит: работа заполняет время, отпущенное на нее. Вот почему очень важно определять сроки ее выполнения. Иначе работа может растянуться на несколько недель, а то и месяцев, и за длительный период сделано будет очень мало.

После установления окончательных сроков можно в этих рамках установить собственные – по принципу «матрешки». Так вы получите дополнительный стимул выполнить работу быстрее и не допустите, чтобы на нее ушло неоправданно большое количество времени.

Установите собственные временные рамки для различных заданий. Настройте таймер или напоминание в компьютере (либо воспользуйтесь будильником), чтобы знать об истечении срока, отведенного для какого-то задания. Вы будете удивлены тем, насколько это способствует организации и как много вы успели сделать в отведенное время. Более того, постепенно привыкая выполнять работу в установленные сроки, вы обнаружите, что справляетесь с ней все быстрее.

Мы боимся сложных заданий только потому, что они таковыми кажутся. Но, возможно, детально разобравшись в ситуации, обнаружится, что это совсем не так. Не стоит сразу же опускать руки, если вы не знаете, с чего начать работу. Например, при необходимости организовать переезд офиса важно не испугаться кажущейся сложности этой затеи.

Секрет в том, что с трудными заданиями легче справиться, если разделить их, словно арбуз, на более мелкие части. После этого надо наметить отдельный план выполнения каждого пункта и реализовывать их в порядке очередности. Таким образом, любое нелегкое задание покажется вполне осуществимым, и вы сможете внести отметку о выполнении в свой план.

Некоторые задания требуют особого внимания и сосредоточенности. При их выполнении нельзя отвлекаться на что-то другое, иначе можно сбиться или потерять мысль, и долгие часы напряженного труда будут потрачены впустую. Многие стараются найти тихое и укромное место, чтобы поработать. Однако есть и другие способы уединиться. Например, отведите в своем графике место «времени недоступности».

• Определите, в какие часы к вам можно обращаться, а когда вас нельзя беспокоить. Обязательно сообщите об этом всем, кто имеет привычку нарушать ваш покой.

• Включите автоответчик на пару часов, даже если вы на месте. Это освободит время для решения действительно важных вопросов, а сообщения можно будет прослушать позже, в специально выделенное время.

• Установите в ванной комнате «сухостираемую» доску с водостойкими маркерами, чтобы иметь возможность писать и планировать в тишине.

• Пусть ваш блокнот всегда находится рядом с кроватью. Поразительно, как часто важные мысли посещают нас в минуты наибольшего покоя.

Как часто мы высказываем разочарование после встречи: «Совершенно напрасная трата времени!» Например, нередко остается незамеченным, как изживают себя и становятся бесполезными еженедельные «пятиминутки». Но встречи и собрания должны способствовать эффективной работе, а не убивать время. Если вы ответственны за проведение какого-то мероприятия, убедитесь в том, что вы знаете:

• зачем нужно организовать встречу (не проще ли решить вопрос по телефону или отправить сообщение?);

• кто и почему должен присутствовать на встрече;

• какие вопросы будут обсуждаться;

• какой результат вы хотите получить от этой встречи.

Если вы хотите, чтобы мероприятие было продуктивным, ответы на эти вопросы должны знать все его участники. Итак, если встречи отнимают у вас очень много времени, не забывайте уточнять:

• цель встречи;

• отведенную вам роль;

• каких результатов вы планируете достичь по ее окончании.

Если до проведения встречи вам не известны ответы на эти три вопроса, в первую очередь выясните, почему вы приглашены, обязательно ли ваше присутствие на протяжении всей встречи или же вы можете присутствовать при рассмотрении касающегося вас вопроса, а с остальными ознакомиться по протоколу.

Несомненно, бывают ситуации, когда не обойтись без личных встреч. Например:

• если вы не встречались с этим человеком раньше;

• когда вам нужно составить собственное мнение о том, как взаимодействуют другие, или лично оценить чьи-то способности;

• если личный контакт может ускорить решение вопроса;

• когда вопрос настолько тонкий, что язык движений и жестов может оказаться важнее слов.

Во всех остальных случаях предпочтительнее решать вопрос по телефону, с помощью факса или конференц-связи.

Поездки зачастую связаны с посещением различных мероприятий и деловых встреч. Переезды, что ни говори, способствуют пустой трате времени, особенно если нужно преодолеть значительные расстояния. Поэтому всегда интересуйтесь целью поездки. Если вы любите командировки или у вас возникла необходимость провести деловую встречу далеко за пределами города, извлеките как можно больше пользы из этого «потерянного» времени.

• Захватите с собой ноутбук или персональный органайзер, чтобы, предварительно отключив режим оповещения, немного поработать.

• С помощью диктофона, тихо, не создавая неудобств окружающим, работайте с корреспонденцией.

• Путешествуйте с коллегой, но будьте осторожны, посвящая его в курс событий. Может быть, не стоит рассказывать ему (или ей) все детали.

• Проверьте свой портфель и убедитесь, что все лишнее отправлено в корзину для мусора либо спрятано в надлежащем месте.

• Очистите карманы, портмоне и кейс от чеков; их лучше подшить к авансовому отчету.

• Прослушивайте с помощью плеера различные аудиокурсы, например пособие по управлению или уроки иностранного языка.

• Составьте подробный план и набросайте заметки на будущее.

• Прочтите то, что откладывали годами.

Если вам удастся включить в рабочий график все задания, требующие выполнения, появится больше шансов уложиться в срок. Вы успеете сделать все необходимое и, кроме того, найдете время для давно запланированных дел, на которые его никогда не хватало.

Укладывайтесь в поставленные сроки сознательно. Тогда вы избежите ситуации, когда выполнение дела затягивается и отбирает время, необходимое для последующих заданий, и не допустите эффекта снежного кома. Появится реальное ощущение, будто вы руководите временем, а не наоборот. Это даст уверенность в том, что вы держите ситуацию под контролем и можете выполнять бессчетное количество дел вовремя.