Кейт Кинан - Управление временем

Если вы четко не сформулируете требования, задание всякий раз будет возвращаться к вам на доработку. Вы также рискуете чрезвычайно огорчить своих сотрудников, поскольку они не только не выполнят порученного задания, но и потратят впустую свое время.

Следует помнить два важных правила.

• Эффективное делегирование означает поручение приятных заданий наряду с неприятными. В противном случае для всех станет очевидным, что вы избавляетесь от рутинных дел, оставляя для себя наиболее интересные. Если сотрудники придут к такому выводу, не удивляйтесь, что они станут воспринимать ваши поручения без энтузиазма и не будут выполнять их вовремя.

• Вы не должны поручать другим работу, трудную даже для вас. Если проблемы возникают даже у руководителя, то разве подчиненный сможет выполнить такое задание лучше? В этом случае следует обратиться за помощью к более квалифицированному специалисту, а не оставлять малокомпетентного сотрудника наедине с проблемой, иначе он вынужден будет признать свое поражение и морально капитулировать.

Если вы внимательно и бережно относитесь ко времени окружающих, то можете рассчитывать на такое же отношение с их стороны. Вот некоторые способы придать усилиям в этом направлении максимальную эффективность.

• Обязательно передавайте другим всю касающуюся их информацию, как только она становится вам известной. Если люди получат сведения слишком поздно, то работа будет выполнена по устаревшим инструкциям и, следовательно, время будет потрачено впустую. Кроме того вы избежите лишних вопросов, вызванных недостатком информации.

• Когда вас вдруг осенит новая блестящая мысль, не забудьте поделиться ею с другими. Иначе работа по-прежнему будет выполняться согласно ранее утвержденному плану, который, возможно, уже утратил актуальность.

• Согласуйте окончательные сроки работ со всеми задействованными в них сотрудниками и объясните свой подход приблизительно такими словами: «Это необходимо завершить до следующего вторника, потому что…» Люди чаще выполняют работу вовремя, если четко понимают целесообразность и суть задания.

• Обращайтесь с просьбой поработать во внеурочное время лишь в том случае, когда дело действительно не терпит отлагательств и не может быть выполнено на следующий день. Иначе ваша инициатива не только заставит подчиненных жертвовать личным временем, но и послужит причиной нежелания браться за выполнение срочной работы в будущем, когда вам это будет действительно крайне необходимо.

Об эффективности общения на рабочем месте свидетельствует, прежде всего, четкое понимание требований, которые выдвигаются работникам и руководителям подразделений. Проанализируйте, правильно ли вы инструктируете своих подчиненных; при этом обратите внимание на такие моменты.

• Используемый вами стиль изложения должен быть понятным и доступным, а выражения не должны быть двусмысленными. Это увеличивает шансы успешного выполнения задания с первого раза (поразительно, как много людей не могут выкроить время, чтобы сразу разобраться в задании, но каким-то образом находят его для повторного выполнения работы!).

• Чтобы проверить, правильно ли ваш собеседник записал важную информацию во время телефонного разговора, попросите его повторить данные.

• В приветственной записи на автоответчике попросите звонящего оставить информацию не только о том, кто звонил и его номере телефона, но также указать время и день звонка. Ибо к тому моменту, когда вы сможете прослушать это сообщение, события могут уйти далеко вперед и полученные сведения станут бесполезными.

Вы также можете помочь другим эффективно использовать свое время. Для этого:

• убеждайтесь, что хорошо понимаете выдвинутые требования, и задавайте вопросы для уточнения деталей;

• записывайте важную информацию во время телефонного разговора, непременно проверяя правильность ее отображения;

• оставляя сообщение на автоответчике, называйте свое имя, указывайте день и время звонка, суть вопроса и контактный номер телефона.

Непременно пользуйтесь приемами эффективного общения. Они помогут вам избежать очень неприятных ситуаций, когда приходится разбираться с разного рода недоразумениями. Эффективная коммуникация и взаимопонимание значительно способствуют использованию вашего времени наилучшим образом.

Работа с людьми подразумевает управление их временем равно, как и своим собственным. Неорганизованность подчиненных может увеличить вашу загруженность и отрицательно сказаться на выполнении рабочего графика подразделения. Для оптимизации использования времени обсудите с сотрудниками такие вопросы:

• почему работа должна быть выполнена;

• что конкретно для этого требуется;

• когда выполнение задания должно быть завершено;

• каким образом должны быть оформлены результаты.

Понимание, почему необходимо сделать ту или иную работу, поможет найти наиболее эффективный способ выполнить поручение. Если это задание внутреннего назначения, то достаточно составить черновой план. Умение сконцентрироваться на конечной цели задания позволяет отбросить ненужную информацию, то есть избежать пустой траты времени.

Важно также правильно оформить результат проделанной работы. Ведь составление 5-страничного отчета после подробного устного доклада – очевидная трата времени.

Выясните, согласуется ли данное вам поручение с вашими приоритетами. Таким образом вы сможете разумно оценить, не нанесет ли его выполнение ущерб вашей основной деятельности. Без уточнения таких моментов вы рискуете не только взяться за выполнение задания, которое не в вашей компетенции, но и быть дезорганизованым невозможностью справиться с ним удовлетворительно. В итоге о вас сложится впечатление как о человеке слишком занятом, но при этом неспособном выполнить работу вовремя.

Взаимоотношения с людьми на работе должны быть построены таким образом, чтобы сотрудники помогали вам наилучшим образом использовать время. И вы сами должны позаботиться о создании таких взаимоотношений.

Делегирование может сэкономить ваше время, если вы будете уверены в том, что люди четко понимают поставленное перед ними задание. Для этого нужно наладить эффективное общение и как можно меньше времени тратить на лишние объяснения. Аналогично этому, когда выполнение задания поручают вам, требуйте четкой информации о том, чего необходимо добиться в итоге. Зачастую другие не утруждают себя предоставлением существенных сведений, и вы, тратя свое драгоценное время, идете в неверном направлении, в то время как необходимая работа остается невыполненной.