Кейт Кинан - Управление временем

Проанализируйте, как вы составляете график использования своего времени, и дайте ответы на следующие вопросы.

▲ Укладываетесь ли вы в запланированные сроки?

▲ Делите ли вы сложные задания на части?

▲ Используете ли вы «время недоступности» для завершения важных дел?

▲ Извлекаете ли вы всю возможную пользу из встреч с другими людьми?

▲ Все ли ваши поездки действительно необходимы?

▲ Планируете ли вы заранее, как будете использовать время в длительных командировках?

▲ Правильно ли составлен график вашей работы, используете ли вы время с наибольшей эффективностью?

• устанавливать собственные сроки в рамках уже определенных;

• внедрять практику «времени недоступности»;

• разделять сложные задания на несколько этапов.

• планировать, чем заняться во время поездки;

• завершать запланированное в установленный срок.

Беречь время намного легче, чем вам кажется. Все дело в самоорганизации. Есть много эффективных приемов управления временем.

Многие считают, что способны выполнять несколько дел одновременно. Как правило, они ошибаются, и в итоге задания выполняются некачественно либо же не выполняются совсем. Секрет состоит в том, что нужно выполнять работу последовательно, по заранее составленному плану, в который можно иногда подглядывать, чтобы напомнить себе об очередности дел.

Составление списка дел – ключевой этап в самоорганизации. В этот перечень должны быть внесены приоритетные задачи, а также детальное описание их выполнения. Правильно составленный список – это половина пути к успеху. Есть несколько вариантов перечней, которые помогут вам распределять время.

• Составьте перечень дел, которые нужно завершить сегодня. Будьте реалистом. Не планируйте больше шести пунктов на день, поскольку вряд ли вам удастся выполнить все. Если одна и та же позиция включается в список больше трех дней подряд, ищите этому причину. Их может быть несколько: либо ситуация достигла критической точки и каким-то образом решится сама собой, либо же этот вопрос может подождать и не стоило вообще отводить ему первое место.

• Составьте список заданий, которые вам нужно выполнить за определенное время. Распределите дела в зависимости от важности и срочности. Это даст вам возможность контролировать события, а не зависеть от них.

• Покидая рабочее место, набросайте заметки на завтрашний день. Делайте записи даже тогда, когда вам просто нужно куда-то выйти. Отвлекшись, вы легко забудете, что планировали сделать в первую очередь, и не выполните задуманное.

Многие не соблюдают формальности и не делают заметок. Но однажды (как правило, в самый неподходящий момент) память может подвести. Психологические исследования показывают, что максимальное количество пунктов, которые можно удержать в памяти, – семь (плюс или минус два).

Кроме того, учтите такой факт: если вас прерывают в тот момент, когда вы пытаетесь что-либо запомнить, то, как следствие, вы начисто это забываете. Поэтому не ленитесь записывать свои планы. Благодаря этому вы:

• не забудете ничего важного;

• не будете вынуждены повторно идти или звонить, чтобы закончить задание;

• сможете регулярно вычеркивать из списка уже сделанное и знать, что часть заданий окончательно завершена.

Есть некоторые, на первый взгляд, незначительные моменты, которые очень отрицательно сказываются на самоорганизации. Беспорядок на столе, в портфеле, шкафу для бумаг или автомобиле – яркое свидетельство того, что вы не в состоянии организовать себя и свою бумажную работу. Привычка ничего не выбрасывать может обернуться настоящей катастрофой. В один прекрасный день вы рискуете быть погребенным под горами макулатуры, годящейся разве что на растопку камина в уютном загородном домике. Единственный способ борьбы с бумажной волокитой – это работать с одним документом не больше одного раза. Внимательно ознакомившись с документом решите, что с ним делать дальше:

• зарегистрировать и подшить;

• обдумать;

• передать другим;

• бросить в корзину.

Надо сказать, что последнее сделать труднее всего. Как правило, нам нелегко дается решение отправить в корзину для мусора лист бумаги. Очень жаль, что так мало значения придается мусорной корзине как «организационному» средству. Не поощряйте «инстинкт белки» – хранить все, что попало в руки. Если документ вам не нужен, избавьтесь от него.

Но если же вам тяжело заставить себя совершить такой шаг, обзаведитесь специальным лотком с пометкой «Для растопки» или какой-нибудь еще. Складывайте туда все, что не решаетесь выбросить. Через несколько месяцев возьмите третий документ снизу и не глядя выбросьте его. Коль скоро он не понадобился до этого времени, он вообще не имеет никакого значения.

Очень важно помнить, что произошло в течение дня. Ведь другие люди могут воспринимать происходящее не совсем так, как вы. Чтобы в спорной ситуации быть уверенным в своей правоте, записывайте события дня.

• Заведите специальный блокнот, в который будете вносить все замечания к резолюциям руководства. Всегда носите этот блокнот с собой.

• Обязательно держите у телефона бумагу и ручку.Удивительно, почему люди не делают этого. Как часто во время телефонного разговора собеседник вдруг просит подождать минуточку, пока он не найдет, чем бы записать новую информацию!

• Всегда храните под рукой каталог важных имен, адресов и телефонных номеров. Не полагайтесь на запись в адресной книге телефона: во время разговора вы не сможете им воспользоваться.

• Записывайте время важных входящих и исходящих электронных сообщений и телефонных звонковв ежедневник. Та к вы всегда будете знать, когда произошло событие и когда вы на него отреагировали.

При наличии налаженной системы поиска необходимых бумаг, найти необходимый документ можно достаточно быстро и легко. Если же ваша система далека от совершенства или ее не существует вовсе, стоит все-таки затратить время на ее разработку.

Во-первых, она должна быть простой. Зачем лишний раз усложнять себе жизнь? Сложная система с перекрестными ссылками редко помогает быстро находить нужное, скорее, наоборот, – отнимает больше времени для ее создания и поддержания. Выберите систему, удовлетворяющую всем вашим требованиям. Убедитесь, что она работает хорошо, а вы, благодаря ее функционированию, оперативно можете найти все необходимое. Вот некоторые простые предметы системы поиска, помогающие быстро находить нужные бумаги: