Анна Сосновая - Ассистент руководителя. Лайфхаки профессии. Книга-тренинг

• преподаю в Корпоративном университете «Газпром», Школе референтов Университета «Синергия», академии «Мое дело», лицензированном центре ПРОФИ-КАРЬЕРА;

• постоянно выступаю на профильных форумах и конференциях для помощников первых лиц. И что больше всего греет душу – стабильно вхожу в топ-5 лучших спикеров по оценкам анкет обратной связи;

• являюсь постоянным автором и экспертом рубрик в журналах «Секретарь-референт», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Кадровое дело». Сотрудничаю с изданиями более пяти лет и за это время написала более 20 статей. Все они проходят в редакции тщательную проверку на практичность и применимость. Мои темы, как правило, «на подумать»: говорю о построении бизнес-процессов, менеджменте знаний, профстандарте помощника руководителя, управлении проектами в работе ассистента, а также о современных тенденциях и трансформации данной профессии;

• постоянно веду авторские вебинары по актуальным для помощников и ассистентов темам;

• веду свой авторский блог в «Инстаграме». Тот факт, что мои посты сохраняют, говорит об их практичности и полезности для подписчиков.

Почему еще я имею право рассуждать о профессии ассистента в этой книге? В 2019 году я получила ежегодную премию для персональных ассистентов PA-AWARDS 2019 в номинации «Наставник года для административного персонала». Уважаемое жюри ознакомилось с моими достижениями и решило, что я достойна стать победителем. И знаете, я согласна:) Благодарственные письма от «Газпрома», платежной системы «Мир», «Электролюкса» говорят о том, что я действительно умею доносить знания, быть наставником и мотивировать.

Я постоянно учусь педагогике, так как преподаю. Основала собственную бизнес-школу помощников руководителя assistant-school.ru, в которой прошли обучение более 3000 ассистентов из России и стран СНГ. Все мои студенты отмечают высокий уровень профессионализма, доступную подачу информации и прикладные материалы, получаемые в школе. С ее программами можно ознакомиться в конце данной книги. Ассистенты приходят в бизнес-школу сами, также их направляют компании. Преподавать я приглашаю только экспертов-практиков в области делопроизводства, делового этикета, HR, персонального брендинга и т. п.

А еще все студенты моей бизнес-школы получают престижные документы государственного образца – удостоверение о повышении квалификации, диплом о профессиональной переподготовке. Эти документы ценятся на рынке труда, а выдавать их могут только учебные центры, имеющие лицензию Департамента образования.

Давайте на протяжении этой книги я буду вашим наставником? Нас ждет увлекательное путешествие в профессию ассистента. Мы погрузимся в детали, разберем показательные примеры других, пошутим, пофилософствуем и получим заряд мотивации. Жду вас на следующей странице, если вы готовы.

Наше путешествие в профессию ассистента начинается. И прежде чем перевернуть страницу, прочитайте мои пять советов на тему «Как получить от книги максимум».

1. Думайте, где это может вам пригодиться.

Это одна из моих самых любимых фраз. Для ассистента важно думать наперед, уметь быстро приспосабливаться к изменениям и переваривать информацию. Если кажется, будто что-то из этой книги неприменимо, не спешите с выводами. Подумайте, как это адаптировать к своим реалиям, собственному руководителю и специфике компании.

Скорее всего, эту книгу будут читать ассистенты руководителей в компаниях разных сфер и отраслей. А вероятно, и ассистенты предпринимателей, блогеров, медийных личностей.

Ваша задача – адаптировать написанное и встроить в работу.

2. Спрашивайте себя – «зачем?»

Это один из главных вопросов. Гораздо более важный, чем «что?», «кто?» и «каким образом?». Ваши действия по внедрению чего-либо, пусть даже нового календаря для шефа, должны быть мотивированы. Ответ на вопрос «зачем?» поможет в этом.

Для чего вы что-то делаете?

Например:

• для сокращения расходов на типографию я выбираю нового поставщика;

• для повышения эффективности работы босса я изучаю возможности его планировщика времени;

• для улучшения имиджа компании я разрабатываю требования к внешнему виду администраторов и т. д.

Просто так ничего не бывает. Даже эту книгу вы должны читать с конкретной целью.

3. Три дня на внедрение.

Очень важное правило. Узнали что-то новое, подумали «ага, это мне нужно» – и внедряйте. Иначе в круговороте жизни и огромного количества разных задач просто забудете об этом.

Поэтому запомните: три дня на внедрение. Возьмите ежедневник, поставьте себе дедлайн и сделайте. Не откладывайте на потом то, что можете сделать в ближайшее время.

Присутствие данной книги в ваших руках неограниченное количество времени очень расслабляет: вы знаете – она никуда не денется. Но представьте, что кто-то может быть эффективнее лишь потому, что принял во внимание и внедрил все написанное сразу, а не через какое-то время.

4. Конспектируйте.

Наш мозг не способен удерживать всю информацию. А если бы и мог, это стало бы большим стрессом для организма. Поэтому не пытайтесь запомнить все.

Читая бизнес-литературу, я всегда делаю конспект – убираю лишнее: только примеры, кейсы, цитаты. В итоге остается выжимка с самыми важными мыслями.

Делать это можно по-разному. Наиболее удобный для меня формат – заметки в телефоне и интеллект-карты. О последних мы поговорим далее, это очень полезная вещь.

Наше путешествие в профессию начинается. Не забудьте записывать важные мысли и свои размышления, а также подчеркивать главное. И обязательно думайте!

Этот раздел в первую очередь будет полезен тем, кто хочет стать ассистентом или помощником руководителя. Однако и опытный специалист наверняка узнает из него что-то новое о своей работе.

В России профессия «ассистент» лишь набирает обороты. Само слово – англицизм (с англ. «ассистировать/помогать»), относительно недавно пополнивший отечественный лексикон. Проще называть ассистента по-русски – помощником, и совсем привычно – помощником руководителя или секретарем.

Я часто делаю доклады на конференциях для ассистентов и помощников первых лиц компаний. Помню, как во время первого выступления ко мне обратился организатор и попросил не использовать слово «секретарь», потому что аудитория обижается.

Конечно, «ассистент» звучит благороднее. Я согласна.

Кто же он, ассистент или помощник?

Правая рука и доверенное лицо шефа.