Анна Сосновая - Ассистент руководителя. Лайфхаки профессии. Книга-тренинг

Тот, кто принимает звонки, составляет график руководителя, организует командировки и бизнес-поездки, а также совещания, договаривается о встречах с партнерами/клиентами.

Человек, который налаживает бизнес-процессы и взаимодействует с другими подразделениями.

Тот, кто фиксирует ход совещания, а потом контролирует исполнение поручений, данных руководителем.

Сотрудник, охраняющий «святая святых» – кабинет руководителя – от нежелательных звонков и гостей.

Подводя итог – это тот, кто обеспечивает руководителю КОМФОРТ. Или, если хотите, гарантирует ему спокойствие.

Помощник должен сделать рабочий процесс максимально комфортным для шефа.

А знаете, в чем трудность? В том, что перечень должностных обязанностей такого сотрудника у каждой организации свой: где-то ассистенту требуется умение открывать представительства в других городах, а где-то – знание основ маркетинга.

Рассмотрим три вида современных ассистентов. Итак, какими они бывают?

Сразу оговорюсь, что поскольку понятие «ассистент» у нас только приживается, не все руководители имеют представление, чем один вид отличается от другого.

1. Персональный ассистент (англ. PA).

Это тот, в чьи обязанности, кроме решения административных вопросов (прием посетителей, звонков и т. п.), входит выполнение большого пула личных поручений, касающихся обычной жизни шефа и его семьи. Отсюда и название «персональный».

Обязанности личного помощника (персонального ассистента) могут включать в себя:

• контроль за работой домашнего персонала (нянь, преподавателей), а также их подбор;

• организацию отдыха шефа и его семьи: от выбора страны и организации досуга до выстраивания логистики;

• компетентность и осведомленность в сфере luxury-обслуживания, брендов и марок (отели, рестораны, бутики);

• организацию медицинского обслуживания: своевременное прохождение профилактических обследований (чекапы), запись к специалистам и пр.;

• обеспечение спортивных хобби руководителя: выбор спортивных залов, персональных тренеров, гольф-клубов и т. п.;

• сопровождение по аналогичным задачам родственников, друзей и партнеров шефа;

• осуществление покупок и интернет-заказов от лица руководителя (от поиска до доставки).

Перечисленные задачи связаны с частной жизнью шефа, могут касаться его хобби и увлечений. Главная трудность – такие поручения не спрогнозировать: вы не можете знать заранее, что именно поручит шеф.

Примеры личных поручений:

• записать руководителя в салон красоты на стрижку и укладку;

• подобрать спортзал и оформить абонемент;

• найти туфли Dolce Gabbana 40-го размера сегодня к 17:00;

• оформить гражданство сыну шефа, рожденному в Италии;

• подобрать няню не старше 40 лет, с педагогическим образованием и владением английским языком на уровне носителя для дочки руководителя;

• организовать шефу с четырьмя друзьями сафари-поездку в ЮАР;

• устранить последствия потопа в квартире шефа, вызвать соответствующие службы и др.

Многие задачи уникальны. Решить их вам помогут опыт, самообладание, стрессоустойчивость, находчивость и связи.

2. Бизнес-ассистент (англ. BA).

Это тот, в чьи обязанности входит решение задач, связанных непосредственно с бизнесом.

В обязанности бизнес-ассистента может входить:

• описание бизнес-процессов компании, их упаковка в регламенты, чек-листы, стандарты;

• поиск подрядчиков и поставщиков для выполнения бизнес-задач компании и курирование их работы;

• поиск и внедрение автоматизированных технологий для оптимизации внутренних бизнес-процессов (CRM-систем, систем ЭДО и т. п.);

• поиск партнеров и спонсоров для популяризации услуг/ товаров компании, работа с ними;

• сопровождение руководителя на бизнес-встречах, переговорах и в бизнес-поездках;

• поиск и работа с информацией, создание бизнес-презентаций;

• курирование команд, контроль за исполнительской дисциплиной отделов и департаментов;

• создание контента для сайтов, ведение соцсетей;

• управление проектами и др.

Бизнес-ассистент, как правило, отошел от решения личных задач и ориентирован облегчить работу шефа по бизнесу. Он не только организует командировки, но и часто сопровождает руководителя. Всегда погружен в дела компании, знает, с кем какая сделка заключается, какой завод где открывается и т. д. Как правило, английский у бизнес-ассистентов на высоком уровне (upper-intermediate и выше), ведь они могут участвовать в переводе на англоязычных встречах. Такой сотрудник всегда присутствует на совещаниях, и не только в качестве протоколиста. Он может их начинать и даже проводить вместо шефа.

Примеры бизнес-поручений:

• выбрать и внедрить CRM-систему с помощью внешнего специалиста и организовать обучение сотрудников работе с ней.

Это, кстати, один из моих кейсов. Я безумно им горжусь!

Потому что весь процесс, от сравнительного анализа систем и выбора одной из них до обучения, лежал на моих плечах.

Да, систему настраивал сертифицированный специалист.

Однако о нашей компании он ничего не знал. Объяснять устно – нереально, долго и вряд ли запомнится. Поэтому я описала все бизнес-процессы, которые потом легли в интерфейс системы: тут нажимается такая-то кнопка, здесь появляется выпадающий список и т. д. Внедрение системы облегчило жизнь компании в целом. Это до сих пор один из прорывных шагов в ее жизни;

• проанализировать бизнес-процесс и подумать, как его оптимизировать;

• подобрать подрядчика для маркетингового продвижения компании и провести тендер. Это тоже один из моих кейсов. И задача не ограничивалась выбором агентства – мне поручили его курировать: контролировать работу, вести коммуникацию, собирать и анализировать отчеты, планировать дальнейшую работу и пр.;

• организовать конференцию для торговых представителей нашей компании из регионов;

• выбрать event-агентство и организовать корпоратив;

• оптимизировать бизнес-процесс подготовки руководителя к выступлениям на профильных форумах, подобрать ему бизнес-тренера по ораторскому искусству и оптимизировать подготовку.

Таким образом, бизнес-ассистент погружен в дела бизнеса (компании). Он в курсе всех проектов, запусков новых продуктов, открытий новых представительств. Руководитель делегирует ему часть бизнес-задач. Например, маркетинг (допустим, курирование маркетингового агентства). Поэтому такой специалист должен обладать стратегическим и бизнес-мышлением, понимать цели развития компании.

3. Удаленный ассистент (англ. UA).

Сейчас очевиден тренд на удаленных ассистентов. Это связано с двумя моментами: