Андрей Парабеллум - Трансформация бизнеса. Построение эффективной компании

_________________________________________________

4. Как хранятся прошлые версии (ревизии) документов?

_________________________________________________

5. Как ведется учет выпуска новых версий документов?

_________________________________________________

6. Есть ли копии всех текущих ключевых документов в бумажном виде?

_________________________________________________

7. Кто несет ответственность за актуальность бумажных копий?

_________________________________________________

8. Есть ли копии всех текущих ключевых бумажных документов в электронном виде?

_________________________________________________

9. Кто несет ответственность за актуальность электронных копий?

_________________________________________________

10. Через какое время уничтожаются старые копии документов? Совпадает ли оно с установленными госорганами сроками хранения?

_________________________________________________

М06-02. Совместный доступ к файлам компании

1. Есть ли у вас система совместного доступа к файлам компании?

_________________________________________________

2. Как обстоят дела с удаленными работниками? Есть ли у всей команды удаленный доступ к нужным файлам и документам?

_________________________________________________

3. Какой системой вы пользуетесь для разграничения удаленного доступа?

Краткая справка.

A. Можно использовать VPN для полномасштабного удаленного доступа к корпоративной сети. Этот подход требует скоростного Интернета и постоянного (статического) IP-адреса для вашей сети.

Б. Можно использовать удаленный терминальный доступ (через RemoteDesktop или его подобие) к общему терминальному серверу или индивидуальному компьютеру работника в офисе. Бесплатной альтернативой в данном случае может являться решение на основе VNC или сервис LogmeinFree от Logmein. com.

B. Для совместной работы над файлами можно использовать такие сервисы, как drop.io, sugarsync, dropbox, box.net или Microsoft Groove.

Решения на базе Microsoft SharePoint на начальном этапе развития бизнеса будут слишком тяжеловесными.

М06-03. Коммуникации и работа с ними

1. Опишите методы коммуникации, которые используются в вашей компании: телефон, голосовая почта, e-mail, Skype, ICQ, другие.

_________________________________________________

2. Опишите стандартные правила ответа на входящий запрос по каждому методу коммуникации.

_________________________________________________

3. Опишите, что происходит в случае несоблюдения стандартных правил (исключения).

_________________________________________________

В этом модуле мы поговорим о бэкапе документов и файлов компании, а также об управлении проектами и задачами.

Если у вас еще не настроен электронный бэкап документов с синхронизацией через Интернет на какой-либо источник, у вас будет возможность устранить эту проблему.

В приложении вы найдете ссылку на программу «Sugarsync». Если пройдете по моей ссылке, получите дополнительно 250 Мб. Итого у вас будет 2 Гб + бонусные 250 Мб. Как говорится, мелочь, а приятно.

Таким образом, вы сможете забэкапить свои основные документы (файлы, касты, материалы).

Самое интересное, что этим бэкапом можно пользоваться не только как синхронизатором между компьютерами, но и как архивом. Вы можете залить туда то, что вам не нужно носить с собой, но доступ к чему хочется иметь.

Вопросы, на которые вам нужно будет ответить, таковы.

1. Есть ли электронный бэкап всех документов и файлов компании? Как часто он проводится? Кто за него отвечает?

Здесь мы говорим не про онлайн-бэкап, а про оффлайн. Надеюсь, на текущий момент он у вас есть хоть в каком-то виде.

2. Есть ли второй электронный бэкап всех документов, находящийся вне стен вашей компании и вашей квартиры? Как часто он проводится? Кто за него отвечает?

В большинстве случаев есть только один бэкап. Ваша задача – установить второй автоматический электронный бэкап уже на этой неделе.

3. Как долго хранятся бэкапы? Как часто проводится их восстановление и сверка с оригиналами документов?

Если все активы компании находятся на вашем лэптопе, ничего хорошего из этого не выйдет. Я лично знаю два случая, когда у человека украли сумку, в которой лежал и лэптоп, и хардрайв с бэкапом. Соответственно, все активы бизнеса были потеряны.

Сейчас ваша задача – сделать минимум, который даст понимание того, на какой стадии находится ваш бизнес, куда он идет и как работает.

По этой причине мы не будем рассматривать в этом модуле управление проектами, которое должно быть в идеале: с управлением ресурсами, бюджетированием и т. п. Сначала рассмотрим скорее управление задачами.

Если у вас есть помощники и фрилансеры, с которыми вы работаете по e-mail (ставите им задачи, получаете отчеты и т. д.), – знайте, что это крайне неэффективно. Вы не сможете понять, ни куда двигаетесь, ни что происходило в вашей компании, например, три месяца назад. А значит, не сможете и проанализировать темпы роста.

Поэтому вам необходимо найти любой инструмент управления проектами или управления задачами. В нем вы сможете давать задания другим людям, которые они будут получать по той же электронной почте. Разница в том, что, когда сотрудники начнут их исполнять и отмечать статус через веб-интерфейс, вы будете получать уведомления.

Самый простой вариант из того, что мы нашли на русском языке, – продукт компании «Мегаплан» (megaplan.ru). Стоимость аккаунта бюджетна, за какие-то смешные деньги вы получите полнофункциональную систему управления проектами.

Открою вам секрет: любая система управления проектами (или задачами), которая используется в компании, во много раз эффективнее самой лучшей системы, которая не используется. Поэтому наша задача – построить управление вашими задачами в любой (пусть не идеальной!) системе.

Кроме того, вы можете рассмотреть такие сервисы, как remember-themilk.com, racious и hitask.com Для продвинутых есть еще basecamp и Microsoft Project Server, но я не рекомендую их использовать, поскольку они слишком «тяжелые» для повседневных задач.

1. Составьте общий список всех проектов и задач, которые вам необходимо реализовать.

2. Соберите списки всех проектов и задач со своих подчиненных и сверьте их между собой. Таким образом, вы получите мастер-список, состоящий из всех задач.

3. Выберите инструмент для совместной работы. Например: megaplan.ru, rememberthemilk.com, racious, hitask.com, basecamp или Microsoft Project Server.

4. Внесите мастер-список задач в выбранный инструмент, добавьте необходимых пользователей, пропишите их роли, степень ответственности и т. п.

5. Начните совместную работу в таком режиме и продолжайте ее в течение месяца.

6. Спустя месяц сделайте отчет – что было хорошо, какие недочеты выявлены, что понравилось и не понравилось.

Чем крупнее ваша компания, тем больше список задач и сотрудников, даже part-time (например, фрилансеров), тем более сложные проекты вам придется делать и тем труднее управлять ими и ресурсами.