Андрей Парабеллум - Трансформация бизнеса. Построение эффективной компании

Поэтому я настоятельно рекомендую найти время и выбрать наиболее удобный инструмент для работы в вашей компании уже сейчас.

М06-04. Бэкап документов и файлов компании

1. Есть ли электронный бэкап всех документов и файлов компании? Как часто он проводится? Кто за него отвечает?

_________________________________________________

2. Есть ли второй электронный бэкап всех документов, находящийся вне стен вашей компании и вашей квартиры? Как часто он проводится? Кто за него отвечает?

_________________________________________________

3. Как долго хранятся бэкапы? Как часто проводится их восстановление и сверка с оригиналами документов?

_________________________________________________

4. Зарегистрируйтесь на sugarsync и настройте бэкап наиболее важных документов.

М06-05. Общие списки проектов и задач

Если вы уже не первый месяц работаете над расширением своего бизнеса и продвижением компании, наверняка знаете, как важна хорошо отлаженная система управления проектами.

Именно поэтому мы будем начинать с азов.

_________________________________________________

1. Для начала составьте общий список всех ваших проектов и задач.

Краткая справка.

Задача – простейшее действие, приносящее измеряемый результат, которое нецелесообразно упрощать.

Проект – комплекс действий, направленных на достижение определенного измеряемого результата.

Проекты обычно состоят из других (более простых) подпроектов и задач. Для удобства терминологии мы все подпроекты тоже будем называть проектами.

2. Соберите списки проектов и задач со своих подчиненных. Сверьте их между собой.

3. Вам необходим какой-нибудь инструмент совместной работы с задачами.

Для начала я не советую использовать такие тяжеловесные решения, как basecamp и тем более Microsoft Project Server. Остановитесь на более простых вариантах, например megaplan.ru, rememberthemilk.com или hitask.com.

Если же вам будет мало этой функциональности, в будущем вы сможете перейти на более мощный инструмент управления проектами.

4. Перенесите все свои проекты и задачи в выбранный инструмент.

5. Добавьте в него всех пользователей.

6. Назначьте каждому пользователю роль и степень ответственности за его проекты и задачи.

7. За две-три недели совместной работы выявите все недочеты и несоответствия в проектах и приведите их к общему знаменателю.

Если у вас большая компания, рекомендую ограничить список людей, с которыми вы начнете работать в инструменте управления проектами. Лучше начать с тех, кто подчиняется лично вам. Если и это число будет велико, выберите команду из трех-пяти человек.

В этом модуле мы поговорим о производстве. Причем абсолютно все равно, что вы производите: столы, сервисы, консалтинг, ремонтируете машины и т. д. Чем бы вы ни занимались, у вас есть производство – то, за что, как вы думаете, вам платят деньги.

В одном из предыдущих модулей вы описывали бизнес-процессы, в том числе производство. Теперь задача сводится к тому, чтобы переписать данный процесс заново.

1. Производство.

Нарисуйте карту (алгоритм) процесса производства и выпуска продукции в вашей компании.

Если она ничего не производит, скорее всего, вы являетесь посредником. В этом случае опишите процесс выбора поставщика, закупки и складирования, отгрузки товаров покупателю.

2. Упаковка.

Опишите процесс финальной упаковки продукта или сервиса перед его доставкой покупателю.

Если у вас нет упаковки, можете пропустить этот пункт.

3. Доставка.

Опишите различные методы доставки заказанных продуктов вашим клиентам: курьерская, самовывоз, почта, транспортная компания и т. д.

Если ваша компания выполняет еще и установку (внедрение) конечного продукта или предоставляет сервис, опишите и эти процессы.

4. Послепродажный сервис.

Опишите все процессы, связанные с послепродажным сервисом ваших товаров (услуг). Это тоже относится к процессу производства.

5. Роли и ответственность.

Посмотрите документы, составленные в первых четырех шагах, и добавьте в них роли ответственного и исполнителя (исполнителей).

У вас могут работать фрилансеры или использоваться внешние компании на аутсорсе. Тем не менее все равно прописывайте, кто является ответственным за тот или иной процесс.

М07-01. Производство

Нарисуйте карту (алгоритм) процессов производства и выпуска продукции в вашей компании.

Если вы ничего не производите, а являетесь посредником, опишите процессы выбора поставщика, закупок и складирования.

М07-02. Упаковка

Опишите процесс финальной упаковки продукта (или сервиса) перед его доставкой (выполнением).

М07-03. Доставка

1. Опишите процесс доставки заказанных продуктов клиентам.

2. Если ваша компания выполняет установку конечного продукта, предоставляет сервис либо осуществляет внедрение, опишите эти процессы тоже.

М07-04. Послепродажный сервис

Опишите все процессы, связанные с послепродажным сервисом ваших продуктов (услуг).

М07-05. Роли и ответственность

Просмотрите документы, составленные в шагах М07-01 – М07-04, и добавьте роли:

Ответственный за процесс: _______________________

Исполнитель(-ли): _______________________

В этом модуле мы рассмотрим вашего типового клиента, проанализировав существующих и выделив тех клиентов, которые покупают у вас чаще всего.

Нет универсального портрета клиента, который к вам приходит. Например, вы не можете сказать, что ваш клиент – это домохозяйка в возрасте 45–47 лет с двумя детьми, живущая в доме 142 по улице Ленина.

Однако если вы внимательно посмотрите на существующих клиентов, сможете выделить несколько разнотипных групп, которые впоследствии будете привлекать различными способами.

1. Проанализируйте список своих клиентов и постарайтесь разбить их на несколько групп с уникальными характеристиками.

2. В каждой группе выделите характерные особенности, которые объединяют этих людей.

3. Для каждой группы опишите:

а) сколько клиентов этой группы есть у вашей компании;

б) каков общий объем продаж клиентам этой группы;

в) какова общая прибыль, которую приносят клиенты этой группы.

(Внимание! Объем продаж и прибыль – две разные цифры.)

г) типовые продукты, которые чаще всего покупают клиенты этой группы;

д) типовые источники. Откуда чаще всего приходят клиенты этой группы?

Ваша задача на данный момент – понять, какие категории типичных клиентов у вас есть, чтобы в будущем определить механизм работы с каждой из них.