Илья Мельников - Общение в деятельности менеджера

Соблюдение регламента – это культура оратора. Недопустимо затягивание выступления – это отнимает время у других выступающих, срывает планы аудитории.

Внимание аудитории– главная цель любого оратора. Чтобы добиться ее, необходимо знать о методике устной речи, в которой выделяются следующие разделы: овладение вниманием, контакт с аудиторией, контроль внимания.

Овладеть вниманием аудитории позволяет необычность, неожиданность, интрига, парадоксальное начало, яркий факт, впечатляющая цифра и др. Другими словами то, что может вызвать удивление или интерес слушателей.

Контакт с аудиторией различают личностный, эмоциональный и познавательный.

– Личностный контакт зависит от цели, с которой вышел оратор к аудитории. Для установления личностного контакта следует руководствоваться следующими правилами: обращаться к каждому слушателю как бы лично, проявляя при этом доброжелательность, уважение, понимание.

– Эмоциональный контакт означает совпадение настроений оратора и аудитории. Для этого необходимо: создать общее рабочее настроение; учитывать и влиять на эмоциональный настрой аудитории; использовать яркие примеры, образные мысли, юмор.

– Познавательный контакт происходит, когда оратор сообщает аудитории действительно что-то новое и интересное. Важен и научно-профессиональный уровень подачи.

Общее правило контакта с аудиторией: «Секрет успеха выступления – говорить со слушателями, а не при них».

Контроль внимания означает периодическое использование специальных приемов для оживления внимания аудитории.

Культура речи– это правильность употребления слов в их звучании и смысловом выражении. Культура речи – важное условие успеха выступления. В понятие культуры речи включают:

– правильное произнесение слов с точки зрения ударения, орфографии и грамматики;

– правильное употребление смысла слов;

– отсутствие канцеляризмов и штампов («уделить должное внимание», «в настоящий момент»);

– отсутствие слов-паразитов, не несущих смысловой нагрузки («значит», «вот», «так сказать»);

– употребление в речи диалектизмов;

– недопустимость сквернословия.

Выразительность речи– это использование художественных средств языка. Благодаря им речь приобретает новое качество, образность, яркость. Методика предлагает конкретные приемы выразительности речи. Наиболее распространенными являются:

1. Синонимы . Это слова, обозначающие одно и то же понятие.

2. Сравнения . Соотношение с чем-то с целью демонстрации необычного качества или явления.

3. Тропы . Это употребление слов в переносном значении. К тропам относятся также: эпитеты – образные определения; метафоры – скрытые сравнения; гиперболы – преувеличения; литоты – преуменьшения («это можно сделать за одну секунду»).

4. Вопросно-ответная форма . Оратор сам задает себе вопрос и сам же на него отвечает.

5. Присоединительные конструкции . Из состава предложения изымаются два-три слова, которые становятся самостоятельным неполным предложением. Оно ставится позади оставшегося после изъятия предложения и привлекает к себе особое внимание.

Например, «Они часто и справедливо критиковали его» – «Они часто критиковали его. И справедливо».

6. Инверсия . Это изменение обычного порядка слов в предложении. Делает речь несколько «корявой», но зато привлекает внимание.

7. Повтор . Одно и то же слово или словосочетание несколько раз используется в одном или соседних предложениях. Это привлекает внимание и усиливает эффект восприятия.

8. Противопоставление. Это ясное, но неожиданное сопоставление похожих, но вместе с тем несопоставимых мыслей. К противопоставлению относят и антитезу, что означает резкое размежевание (или… или…).

9. Предуведомление . Это предварительное сообщение о том, что последует важное заявление, основной вывод, особая мысль, неожиданное предложение.

Например: «Вы будете удивлены тем, какие для этого есть основания».

К предуведомлениям относится и намек. Например: «Вы уже поняли, к чему я клоню».

10. Крылатые фразы. К ним относятся образные выражения, взятые из литературы и жизни. Ими же являются пословицы и поговорки. В русской литературе богатый выбор крылатых фраз дает творчество И.Крылова, В.Высоцкого, М.Жванецкого, Ильфа и Петрова и мн.др.

Деловые совещания– это групповая форма производственных коммуникаций с целью координации совместной деятельности. Совещания составляют значительную часть деятельности менеджера. Умение готовить и проводить совещания во многом определяет профессиональный имидж менеджера.

Производственное совещание обычно проводится еженедельно. Можно сформулировать четыре задачи совещания:

1) подведение итогов работы прошедшей недели;

2) постановка производственных задач на предстоящую неделю;

З) уточнение способов решения поставленных задач;

4) информирование о работе друг друга в рамках решения общих вопросов.

Совещания могут рассматривать и какие-либо специальные задачи.

Методика проведения деловых совещаний.

1. Совещание целесообразно проводить в два этапа. На первом дать общую информацию для всех. После этого основную массу присутствующих отпустить, оставив лишь людей для решения частных вопросов. В узком кругу может быть обсуждена специальная, конфиденциальная информация.

2. На деловое совещание следует составлять перечень вопросов для обсуждения. Их следует подготовить и продумать заранее. По ходу совещания, кроме основных, можно включить и дополнительные вопросы.

Заседаниякасаются коллегиальных органов управления. На заседаниях рассматриваются производственные вопросы и по ним принимаются развернутые решения.

В методике проведения выделяют две части: подготовка и проведение.

Алгоритм подготовки заседания.

1. Повестка дня . Круг вопросов для обсуждения составляется заранее, он соответствует плану работы коллегиального органа управления.

2. Докладчик . По каждому вопросу назначаются лица, которые будут делать основной доклад (сообщение).

3. Комиссия (оппоненты). По каждому вопросу создается комиссия. Перечень вопросов для проверки руководитель утверждает заранее. Комиссия должна изучить вопрос и сделать содоклад к основному докладу.

4. Приглашенные . На заседание, кроме состава коллегиального органа управления, приглашаются лица, которые имеют отношение к рассматриваемому вопросу. Это могут быть и представители других организаций. Такой подход позволяет взглянуть на проблему шире, обсудить различные подходы. Круг приглашенных лиц определяется заранее.