Илья Мельников - Общение в деятельности менеджера

5. Выступающие . Нескольких специалистов заранее просят принять участие в дискуссии. Это позволяет им основательно подготовиться, подумать и внести дельные предложения.

6. Наглядные материалы . Докладчик, содокладчик и выступающие могут подготовить и воспользоваться схемами, графиками, картами, образцами продукции и материалов и другими наглядными пособиями.

7. Проект постановления (решения) готовит комиссия по проверке данного вопроса по согласованию с докладчиком. Наличие проекта не лишает участников заседания права вносить свои предложения.

Проведение заседанияимеет свои особенности. Председателю следует придерживаться следующих правил:

1. Регламент . Он утверждается в начале заседания и должен неукоснительно соблюдаться. Все изменения в регламент должны быть согласованы с присутствующими.

2. Перерывы . Через каждые 1,5 часа работы следует делать перерывы для снятия усталости, иначе качество обсуждения будет падать. Традиционно в перерыве подаются чай, кофе, напитки.

3. Разговор по-существу . Председательствующий должен следить за тем, чтобы обсуждение не уходило в сторону, было целенаправленным и конструктивным.

4. Принятие решения . Если проект решения подготовлен качественно, его можно принять за основу. Далее следует обсудить и поставить на голосование все предложения, которые высказывались в ходе обсуждения. Решение должно быть конкретным и персонифицированным. За выполнение каждого пункта решения должен быть определен ответственный.

Если решение содержит персональное поощрение или взыскание, за этот пункт необходимо проголосовать отдельно.

Председательствующий должен осознавать, что решение может быть и не принято. Если решение «сырое», не способное обеспечить достижение цели, его лучше отложить. Для доработки решения в этом случае может быть создана комиссия из заинтересованных лиц.

Деловые совещания и заседания, кроме решения производственных вопросов, влияют на формирование и поддержание профессионального имиджа менеджера в глазах подчиненных и коллег.

Переговоры– это способ взаимосвязи между людьми, направленный на достижение соглашения в случаях, когда стороны имеют свои интересы.

Основное предназначение переговоров – с помощью взаимного обмена мнениями (в форме различных предложений по решению поставленной на обсуждение проблемы) получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех его участников. Переговоры – это менеджмент в действии. Они состоят из заявлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Переговоры могут протекать гладко или напряженно, партнеры могут договориться между собой легко или с большим трудом, или вообще не прийти к соглашению. Поэтому для каждых переговоров необходимо разрабатывать и принимать специальную тактику и технику их ведения.

По причине разнообразия переговоров невозможно представить их точную модель. А вот обобщенная схема их поэтапного проведения может иметь следующий вид:

– подготовка переговоров;

– проведение переговоров;

– решение проблемы (завершение переговоров);

– анализ и реализация соглашений.

Подготовка деловых переговоров (I этап).

Успех переговоров во многом зависит от того, насколько хорошо участники к ним подготовились. До начала переговоров необходимо:

– четко определить предмет переговоров и обсуждаемую проблему. Инициатива на переговорах будет у того, кто лучше знает и понимает проблему;

– предварительно составить примерную программу, сценарий хода переговоров. В зависимости от трудности переговоров должно быть несколько вариантов проектов решения;

– наметить моменты своей неуступчивости, а также вопросы, в которых можно уступить, если возникнет тупик в переговорах;

– определить для себя верхний и нижний уровни компромиссов по вопросам, которые, предположительно, вызовут наиболее острую дискуссию.

Эффективная реализация переговоров возможна в том случае, если в процессе подготовки переговоров 6удут изучены следующие вопросы:

1) цель переговоров;

2) партнер по переговорам;

3) предмет переговоров;

4) ситуация и условия переговоров;

5) присутствующие на переговорах;

6) организация переговоров.

Проведение переговоров (II этап).

В теории и практике менеджмента при проведении деловых переговоров используются следующие основные методы: вариационный, интеграции, уравновешивания, компромиссный .

Вариационный метод – способ предложения альтернатив (вариаций). При подготовке к сложным переговорам (например, если уже заранее можно предвидеть негативную реакцию другой стороны) целесообразно выяснить следующие вопросы:

– в чем состоит идеальное (независимо от условий реализации) решение поставленной проблемы;

– от каких аспектов идеального решения можно отказаться;

– в чем заключается оптимальное решение проблемы к ожидаемым последствиям, трудностям, помехам;

– какие аргументы необходимы, чтобы должным образом отреагировать на предложение партнера, обусловленное несовпадением интересов либо их односторонним осуществлением;

– какое вынужденное временное решение можно принять на переговорах на ограниченный срок;

– какие явно нереальные предложения партнера следует отклонить и с помощью каких аргументов.

Метод интеграции – способ включения одних вопросов в поле интересов других. Он предназначен для того, чтобы убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосвязей. Методом следует пользоваться в тех случаях, когда, например, партнер игнорирует общественные взаимосвязи и подходит к осуществлению своих интересов с узковедомственных позиций.

При явном несовпадении ваших целей с интересами партнера следует поискать общие позиции и наметить отправные точки решения проблемы. Но не стоит предаваться иллюзиям: вряд ли удастся прийти к соглашению по каждому пункту переговоров.

Метод уравновешивания – способ работы с контраргументами. При использовании метода уравновешивания следует учитывать следующие рекомендации:

– установить, какие доказательства и аргументы целесообразно использовать, чтобы побудить партнера принять ваше предложение;

– мысленно встать на место партнера, посмотреть на ситуацию его глазами;

– определить круг проблем с точки зрения ожидаемых от партнера аргументов «за» и довести до его сознания связанные с этим преимущества;