Владимир Данилов - Management по-русски. Технология эффективного управления в малом бизнесе

Принцип такой: фирма арендует в каком-нибудь дата-центре [4] виртуальное «облако» и размещает там свою корпоративную информационную систему. Для доступа будет необходим только надежный и скоростной канал связи.

Фирма экономит на покупке и содержании собственных серверов, администрировании сети. В недалеком будущем любое программное обеспечение будет предоставляться в аренду, по трафику, поэтому уйдут проблемы нарушения авторских прав и сроков технической поддержки ПО.

Давайте рассмотрим значение глагола «планировать»:

• составлять план,

• планировать последовательность будущих действий,

• собираться, намереваться что-либо сделать.

Синонимы: проектировать, замышлять, задумывать, собираться, намереваться, предполагать.

Но есть второе значение – плавно лететь, парить, то есть двигаться,это глагол движения!

Так вот, планирование – это волшебное слово, с помощью которого ваш бизнес придет в движение. Это как включить двигатель и поехать. Организационная модель (автомобиль) есть, квалифицированные кадры (водитель) тоже, вы – в салоне. Осталось только ответить на вопрос: «Куда ехать, шеф?»

Если вы знаете ответ (у вас есть план), то начнете движение к цели, если нет, то будете нести расходы на бензин, содержание автомобиля и оплату водителю, пока не определитесь с направлением. В последнем случае существует вероятность, что деньги у вас закончатся раньше, чем вы достигнете своей цели.

Не нужно питать иллюзий, что водитель «сам знает, куда ехать». С ним можно разве что обсудить маршрут движения, но саму цель должны задать вы. Поэтому первоочередная роль в планировании отводится руководителю фирмы.

Вы будете удивлены, но стоит нарисовать и заполнить вот такую табличку:

– как все задуманное начнет происходить! Правда, при одном очень важном условии – если в фирме работает система контроля. «Ответственные» не должны сомневаться в неотвратимости санкций в случае неисполнения запланированных мероприятий. Об этом поговорим в теме про контроль.

Итак, необходимо составить планы работ на месяц, квартал, год и ближайшие пять лет. Планы должны быть общими (планы фирмы) и локальными (планы подразделений, рабочих групп, проектов и т. п.).

Чем динамичнее характер работы подразделений, тем более мелкими по времени должны быть планы. Например, в коммерческом блоке, розничной торговле может быть целесообразным понедельное или подекадное планирование. Для бухгалтерии достаточным может оказаться поквартальное, но не реже.

На практике планы редко исполняются полностью – по срокам и объемам. Но это не так и важно. Главное – стремиться к цели, планировать действия по ее достижению. И результат будет получен обязательно.

Планирование – это тот самый стимул [5] , которым вы будете «погонять» свой бизнес.

Пока есть движение – идет развитие.

Бюджетирование

Бюджетирование – это планирование в цифрах. Если при обычном планировании вы определяете планы действий, проведения мероприятий, то при бюджетном пытаетесь прогнозировать доходы и расходы в определенном периоде будущего.

Часто бюджетирование путают с управленческим учетом. На самом деле бюджет – это следствие наличия управленческого учета, его производное. В фирме вполне может и не быть системы бюджетирования, но управленческий учет должен быть обязательно.

Как организовать бюджетирование? Очень просто: нужно разработать доходную и расходную части бюджета:

1. Определите центры возникновения доходов. Это могут быть ваши филиалы, отделы, магазины и т. п. Каждое такое подразделение может дать свое название строке бюджета: магазин № 1, № 2… отдел по работе с оптовыми покупателями, интернет-магазин. Доходы приносят определенные подразделения вашей фирмы, поэтому необходимо точно знать какие и сколько.

2. Определите, каким образом, на основании каких документов или процессов данные о доходах будут попадать в бюджет. Самый простой способ – брать их из управленческого учета, если там предусмотрена такая аналитика. Если нужной вам детализации в управленческом учете нет, то суммы доходов вполне можно формировать «вручную» (например, получив информацию от подразделений по телефону).

3. Определите центры возникновения расходов: по видам расходов, по подразделениям и т. п. – настолько подробно, насколько это вам интересно. Уточните возможности получения этих данных из системы управленческого учета (для последующего сравнения «плана» с «фактом»). В отличие от доходов расходы вносить «вручную» в бюджет трудоемко, поэтому необходимо привести в соответствие возможности управленческого учета в плане аналитики затрат и аналитическую часть расходов бюджета.

4. И доходная, и расходная части должны иметь строку «Всего».

5. Соедините обе части и внесите данные, например, на следующий месяц.

6. Оформите последнюю строку таблицы как разницу между общими доходами и общими расходами. Если получилось положительное число – у вас планируется прибыль, если отрицательное – то убыток.

Бюджет («план») готов. По истечении периода на основании данных управленческого учета проверьте, насколько точны были ваши планы. Анализируйте причины крупных несовпадений и составляйте план на следующий месяц. С каждым разом бюджет должен получаться все более точным.

Таблица 5

Пример бюджета производственно-торговой фирмы:

Бюджет компании за 1 квартал 2012 г.

тыс. рублей

Что необходимо понимать, внедряя систему бюджетирования:

1. Исполнение бюджета («факт») формируется на основании данных управленческого учета, поэтому аналитическая часть бюджета не может быть более подробной, чем предусмотрено управленческим учетом. Это технически невозможно. При необходимости более детальной аналитики расходов в бюджете придется вносить изменения в управленческий учет и менять бизнес-процессы, дописывать программу и т. д. Поэтому при возникновении желания получать более детальные цифры следует вначале узнать «цену вопроса» и соотнести ваши потребности с затратами на их реализацию.

2. Бюджетирование не регулируется законодательно и является результатом управленческого творчества каждой фирмы.

3. Большинство фирм малого бизнеса вообще не используют систему бюджетирования – их руководителям бывает достаточно изучать отчеты из управленческого учета и анализировать ситуацию по факту, без финансового планирования. Читать дальше