Владимир Данилов - Management по-русски. Технология эффективного управления в малом бизнесе

– Ну, хорошо. Пусть не продаст. Но с человеком может все что угодно случиться, он может внезапно умереть, например, в результате автоаварии. Тогда вам придется иметь дело с его наследниками, которым после его смерти перейдет ваша фирма и которые не связаны с вами никакими добрыми отношениями. Вы на ровном месте получите массу проблем. Самое интересное, что при дальнейшем разговоре выясняется, что у собственника бизнеса нет никаких конкретных причин для объяснения своего нежелания быть собственником официально.

Бизнес-аудит, проведенный консалтинговой фирмой, может выявить системные ошибки, заложенные самими руководителями фирмы в бизнес-процессы.

Изучаем процесс отгрузки в крупной производственной фирме.

– У нас все очень строго: при отсрочке платежа, пока покупатель не оплатит поставку, мы ему накладную не отдаем.

– Простите?.. А товар когда отдаете?

– Товар отдаем сразу, но накладную они получат только после оплаты.

– То есть у вас не остается никаких доказательств передачи товара покупателю? Как следствие, не возникает дебиторская задолженность в учете… А как вы контролируете долги?

– Ну, у нас в оперативном учете числится отгрузка…

Это реальное предприятие, не плод нашей фантазии. Продают элитную мебель стоимостью до миллиона рублей и фактически каждый раз рискуют просто подарить очередной, отгруженный без документов, комплект.

Можно только догадываться о размере ущерба в этой фирме – ведь неоплаченные отгрузки даже в судебном порядке нельзя доказать по причине отсутствия оформленных документов. Не говоря о возможностях махинаций для сотрудников: удалили отгрузку из оперучета, и никаких следов не осталось.

Невероятно, но такая система была сознательно, из лучших побуждений, внедрена финансовым директором этой фирмы.

Думаете, редкий случай? Вовсе нет. Мы еще с таким сталкивались:

– Мы оформляем накладную только на сумму оплаты заказа.

– А заказ тоже отдаете по частям?

– Нет, весь комплект отдаем сразу, но накладную оформляем только в размере предоплаты.

– Как же вы определяете, какие позиции внести в накладную? Ведь их стоимость может в точности не совпасть с суммой предоплаты?

– Мы подбиваем, включаем позиции, подходящие по сумме…

– Значит, ваш клиент физически получает заказ полностью, но часть позиций в накладной не указана… А если он следующий платеж по этому заказу сделает не на остаток, а тоже частично?

– Ну, на эту сумму и оформим следующую накладную.

– Скажите, зачем вы это делаете?

– Чтобы не запутаться.

– !..

Хочется поставить много «ржущих» смайликов. Каждый раз в таких ситуациях мы не могли поверить, что эти «перлы» на самом деле, всерьез происходят. Пытались искать скрытый смысл: может, они думают, что таким образом НДС оптимизируют? Но нет – фирмы на «упрощенке», никаких причин, кроме безграмотности постановщиков бизнес-процессов, не просматривается.

Вообще, надо сказать, что собственники и руководители фирм часто не имеют представления, как именно в их фирме осуществляются самые простые операции. Почему-то они априори уверены, что все делается правильно и разумно.

Бизнес-аудит помогает это проверить. Либо выявляет нерациональные, неправильные операции, чтобы переделать «кривой» бизнес-процесс уже в нормальный, эффективный.

Особого внимания заслуживает тема описания процессов. Бизнес-процесс должен быть описан максимально просто и подробно, не упуская даже малейших деталей.

Когда процессы описывают сами сотрудники фирмы, они часто не включают мелкие операции, которые, как им кажется, «и так очевидны».

Показательным является случай, когда сын-подросток, в ситуации «один дома», в первый раз варил пельмени. Он делал все точно по инструкции, но остался голодным.

– На упаковке было указано: «Бросить пельмени в кипящую подсоленную воду. После всплытия варить 12 минут».

– Ну?.. И что не так?

– Они не всплыли!

– Ясное дело – надо было помешать, чтобы не прилипли.

– Об этом не было написано…

Когда бизнес-процесс описывает консалтинговая фирма, то делает это, ориентируясь на сотрудника-новичка, человека, впервые выполняющего операцию, который должен точно по описанию выполнить все действия и получить нужный результат.

Поэтому появляются такие, казалось бы, примитивные операции: «Поставить печать на накладную». Если же процесс описывает сотрудник фирмы, то он может просто опустить некоторые очевидные, по его мнению, моменты.

Производители тех пельменей должны были указать подробно: «… помешивать, не допуская прилипания ко дну». Тогда описание процесса было бы исчерпывающим и исключало негативный результат.

Быстрый вариант бизнес-аудита включает в себя оценку качества всех функций управления в фирме. Для этого удобно использовать нашу матрицу функций управления (см. табл. 1 на стр. 9):

1. Организация

1.1. Организационная структура и бизнес-процессы

1.2. Система внутреннего нормативного регулирования (политика, регламенты, инструкции)

1.3. Система управленческого учета

2. Мотивация

2.1. Кадровая политика

2.2. Система мотивации

2.3. Корпоративная культура

3. Коммуникации и информационные технологии

3.1. Корпоративная информационная система

3.2. Телекоммуникации и система внутрикорпоративных коммуникаций

3.3. Система управления информационными технологиями

4. Планирование

4.1. Бюджетирование

4.2. Планы работ

5. Принятие решений

5.1. Администрирование (издание приказов, распоряжений)

5.2. Проведение совещаний

6. Контроль

6.1. Контроль исполнения планов

6.2. Система контроля исполнения

Напротив каждой позиции следует поставить оценку данной функции/подфункции в фирме по пятибалльной шкале.

Для наглядности можно использовать такую диаграмму:

Каждый луч обозначает функцию или подфункцию, шкала оценки пятибалльная (может быть любая). Необходимо определить критерии для каждой отметки: например, «о» – функция отсутствует, «5» – развита полноценно, без существенных замечаний и т. п.

В результате получится набор диаграмм, которые демонстрируют недостатки организации работы в фирме.

Руководитель может самостоятельно провести экспресс-диагностику состояния функций управления, честно поставив отметки.

Если же бизнес-аудит будет проводить консалтинговая фирма, то руководитель получит готовый отчет по проверенным методикам консультантов с подробными комментариями и рекомендациями. Читать дальше