Владимир Данилов - Management по-русски. Технология эффективного управления в малом бизнесе

Ведение протокола на бумаге или последующая расшифровка аудиозаписи значительно снижают скорость и качество создания протокола, что, в свою очередь, удлиняет сроки выполнения поручений и тормозит работу фирмы.

Контроль выполнения планов работ,как правило, осуществляется во время еженедельных/ежемесячных итоговых совещаний, поскольку многие планы являются взаимосвязанными и их выполнение зависит от нескольких подразделений. Во время совещания удобно обсуждать ход исполнения со всеми участниками.

Контроль бизнес-процессов

В организации контроль бизнес-процессов осуществляется в рабочем порядке – путем мониторинга приказов, связанных с изменениями организационной структуры, появлением новых штатных единиц и т. п. Ответственный сотрудник вносит необходимые коррективы в действующие бизнес-процессы.

Кроме этого, аудит бизнес-процессов желательно проводить в плановом порядке не реже одного раза в год: проверять актуальность, эффективность и нагрузку на сотрудников. По результатам аудита оформляют предложения о сокращении численности или необходимости расширения штата.

В крупных компаниях для этих целей создают административный департамент с функциями делопроизводства, контроля исполнения и бизнес-аудита.

В небольших фирмах работу с организационной структурой и бизнес-процессами поручают отделу персонала, юристам или отдают на аутсорсинг.

Аттестация персонала

Аттестация – это форма контроля качества персонала, соответствия его квалификации текущим требованиям.

Рекомендуется проводить аттестацию не реже одного раза в два-три года.

Процедура аттестации требует тщательной подготовки и скрупулезного соблюдения законодательства. Поэтому в комиссию по проведению аттестации обязательно должен входить юрист.

Аттестация помогает:

• выявить и, при необходимости, уволить некомпетентных работников;

• сформировать план по повышению квалификации сотрудников;

• выявить «избыточную квалификацию» работников и сформировать предложения по карьерному росту внутри компании для таких сотрудников.

Регулярное проведение аттестации мотивирует персонал повышать свои компетенции и актуализировать профессиональные знания. В сочетании с качественной системой обучения и повышения квалификации она дает хорошие результаты.

Чтобы построенная модель фирмы не теряла свою эффективность, необходимо периодически проводить бизнес-аудит: проверку соответствия бизнес-процессов потребностям бизнеса, внутренним нормативным документам, которые их регулируют, и действующему законодательству.

В крупных фирмах создают специальные подразделения, ответственные за разработку, внедрение и мониторинг эффективности бизнес-процессов.

Если такого подразделения или сотрудника нет, то бизнес-аудит проводят не реже одного раза в год при помощи консалтинговой компании или приглашенного специалиста.

Корректировку организационной структуры следует осуществлять в рабочем порядке после каждого изменения названий должностей, подразделений или введения новых должностей.

Как проверить актуальность бизнес-процессов?

Нужно пройти по всей цепочке операций, провести интервью с каждым из участников и определить:

1. В точности ли соответствуют осуществляемые операции тем, которые изложены в описании бизнес-процесса?

2. Какие проблемы возникают при осуществлении операций?

3. Удовлетворяют ли документы, которые оформляются в процессе?

4. Не утратили ли актуальность некоторые операции или документы?

5. Не появились ли новые операции или бизнес-процессы, ранее не регламентированные?

6. Соответствует ли бизнес-процесс законодательству и правилам ведения бухгалтерского учета?

В результате такого обследования могут появиться корректировки внутренних нормативных документов и техническое задание на доработку автоматизированной системы (напомним, что автоматизированная система должна соответствовать бизнес-процессам, а не наоборот). При проведении бизнес-аудита осуществляют мониторинг загруженности сотрудников. Делают это при помощи Регламента работы сотрудника: проверяют участие сотрудника в операциях и время, затрачиваемое им на каждую операцию. По итогам получают обновленный РРС и резюме о степени загруженности сотрудника.

На основании анализа бизнес-процессов и РРС оформляют предложения о внесении изменений в структуру: необходимости приема дополнительных сотрудников или сокращения должностей, или совмещения функций и т. п.

После утверждения изменений в бизнес-процессах и функциях сотрудников оформляют новые описания рабочего места (ОРМ) и должностные инструкции.

Аудит, проведенный консалтинговой фирмой, выявит все риски, которые не замечают владельцы бизнеса и руководители фирмы.

Фирма, состоящая из нескольких юридических лиц. Собственник бизнеса не хочет быть учредителем ни в одной из них, поэтому зарегистрированными собственниками являются простые сотрудники фирмы – это нечто вроде почетной обязанности. Называется «числиться учредителем». Если сотрудник увольняется, то фирму переоформляют на другого работника, которого удается уговорить.

Наш вопрос о безопасности такой системы даже не понимают:

– А если этот человек продаст вашу фирму каким-нибудь бандитам?

– ?!! Да что вы, такого не может быть…

– Почему? Обидится на что-нибудь и продаст за несколько миллионов, он же собственник по документам.

– Да зачем? Кому это надо?

– Элементарно: вы неправильно оформляете отгрузки между своими фирмами (нет подписей, печатей, доверенностей, некоторые документы вообще не оформлены на бумаге), при этом платежи происходят регулярно. Новый собственник фирмы запросит обороты по расчетному счету в банке, наймет хорошего юриста и совершенно законно выставит вашей другой фирме иск за последние три года за непоставленную продукцию. Это десятки или сотни миллионов рублей.

– …………………

Читать дальше