Джулия Моргенстерн - Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

Последнее, что вы должны помнить, выбирая инструмент планирования, который подойдет лично вам, – что ни один их них не является абсолютно совершенным. Вы можете найти органайзер, который будете любить, которому вы будете доверять, но я еще не встречала человека, чей планировщик не имел бы пару раздражающих особенностей. Приобретите органайзер, который вам действительно будет нравиться, адаптируйте его к своим потребностям, настройте его в соответствии со своим характером и научитесь жить, считаясь с его слабостями и недостатками. Долгие годы он будет вам верным и надежным другом, помогая вам достигать поставленных целей и делая вашу жизнь насыщенной.

Итак, теперь у вас есть план распределения времени – расписание, которое отражает идеальное равновесие между различными видами вашей деятельности и ваши приоритеты. Как вы на самом деле заставите его работать в реальном мире?

Выбранные вами виды деятельности (учеба для получения диплома MBA, переписка с друзьями, занятия с детьми, уборка в доме) все еще выглядят слишком обобщенно. В масштабах одного дня вам нужно конкретизировать каждый из этих видов деятельности, а именно – решить, какие письма писать и кому, какие главы учебника изучать, почитать детям книгу, поиграть с ними или пойти гулять в парк; какую комнату в доме привести в порядок и насколько тщательно. Эти конкретные решения и есть ваши ежедневные задачи и дела.

Ежедневно вы сталкиваетесь с огромным количеством возможностей и альтернатив, из которых должны выбрать то, что будете сегодня делать. Есть дела, которые вы хотите сделать, и дела, которые вы должны сделать. Кроме запланированных задач, каждые несколько минут вас отвлекают неожиданные занятия: письма, пришедшие по электронной почте, телефонные звонки, незваные посетители. Что бы вы ни предпринимали, в ходе реализации каждого из ваших проектов возникают непредвиденные сложности, порождая целый ряд новых задач и дел. Новые возможности и искушения подстерегают вас каждый раз, когда вы читаете очередной журнал, работаете в Интернете или ведете переговоры. Вас донимают не только внешние помехи, – вы вступаете в борьбу с помехами внутренними (неожиданные повороты мысли, неожиданно возникшее побуждение отложить намеченное дело, желание потянуться или что-нибудь выпить).

Учитывая все эти покушения на ваше время, как можно принимать верные решения о том, что именно делать и когда? Как придерживаться плана распределения времени, который вы так тщательно составляли?

Пришло время засучить рукава и приступить к третьему этапу, когда вы, вооружившись планом распределения времени и своим органайзером, выйдете в реальный мир и реализуете ваш план в жизни. Теперь вам придется думать, от каких задач отказаться, на каких делах сосредоточиться и как довести их до конца.

В своей первой книге я писала о том, как можно использовать формализованную процедуру организации пространства, чтобы избавиться от хаоса и привести в порядок любое помещение в вашем доме или офисе. В третьей части этой книги я хочу показать вам, как с помощью аналогичной процедуры можно справиться с хаосом и беспорядком в делах, которые вам предстоит сделать.

Процедура обработки и систематизации ваших ежедневных задач состоит из пяти этапов:

• Сортировка возможных задач по категориям.

• “Зачистка” расписания, или удаление задач, которые не представляют для вас важности.

• Назначение определенного времени для тех задач, которые вы решили выполнить.

• “Уплотнение” времени для завершения задач в отведенные для них периоды времени.

• Гармонизация – постоянное совершенствование и обновление вашего расписания, а также его адаптация к изменяющимся обстоятельствам жизни.

Несмотря на то, что в этой книге объяснению каждого из этапов посвящается целая глава, имейте в виду, что на самом деле эта процедура обработки задач представляет собой очень быстрый мыслительный процесс. Изучив технику сортировки, “зачистки” и назначения времени, вы сможете мгновенно обрабатывать список своих дел. Уплотнение времени – это набор приемов, которые вы можете использовать на протяжении всего периода выполнения конкретной задачи, а гармонизация станет неотъемлемой частью вашей жизни.

Для того чтобы успешно применять эту процедуру обработки задач, очень важно всегда иметь под рукой план распределения времени, – повесьте его на стену или носите с собой в бумажнике или в сумке. Он будет служить вам визуальным напоминанием о вашем расписании, о ваших целях и приоритетах и об идеальном балансе между различными видами деятельности в вашей жизни. Процедура обработки задач и план распределения времени вместе будут вести вас сквозь хаос, путаницу и кризисы, с которыми вы будете сталкиваться в процессе планирования и управления своим временем. Итак, приступим.

Когда огромный список ваших дел взывает к вам, требуя немедленных действий, очень соблазнительно принять этот вызов и тотчас же приступить к его исполнению. Но, чтобы хорошо управлять своим временем, приступая к выполнению своих задач вы должны обработать их, используя приведенную выше процедуру. Начните с сортировки возможных альтернатив. Задайте себе два вопроса в отношении каждого пункта в вашем списке:

1. Соответствует ли эта задача одному из видов деятельности, которые я выбрал и положил в основу плана распределения времени?

2. Сколько времени мне потребуется для выполнения задачи?

На этом этапе вы не должны думать о том, действительно ли вы будете выполнять эту задачу, или когда именно вы будете это делать. Этап сортировки состоит в том, чтобы просто классифицировать и упорядочить задачи, оценив, сколько времени вам потребуется на их выполнение.

Когда вы сталкиваетесь с очередной задачей, спросите себя: является ли она частью того вида деятельности, который вы запланировали, – например, изучение основ инвестирования или поиск дополнительной работы. Если это так, вы можете рассмотреть возможность ее выполнения. Если нет, вспомните, что вы тщательно выбирали определенные виды деятельности в соответствии с вашими стратегическими целями. Вы подорвете свои же усилия, если возьметесь за дополнительные задачи, которые не являются частью общего плана вашей жизни.

Например, ваш сосед просит вас на добровольной и безвозмездной основе организовать сбор денег на благоустройство местного парка, сквера или дворовой площадки. Если ваша стратегическая цель – участие в общественной жизни своего микрорайона или в местном самоуправлении, и в своем плане распределения времени вы выделили отдельную зону времени для участия в общественных работах и мероприятиях, тогда вы можете обдумать возможность выполнения этой задачи. Помните, в этот момент вы еще не собираетесь планировать выполнение этой задачи. Вы только пропустили ее через первый круг проверок, чтобы понять, заслуживает ли она вообще дальнейшего рассмотрения.