Джулия Моргенстерн - Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

Задача этапа сортировки – определить, относится ли данная конкретная задача к одному из видов деятельности, включенных в ваш план распределения времени, и если относится, то к какому именно. Предположим, по субботам вы выделили определенное время в середине дня, чтобы посвятить его семье. В среду, когда ваш сын спрашивает вас: “Ты можешь взять меня с собой, когда пойдешь за покупками, чтобы купить мне кроссовки для футбола?”, вы знаете, что в плане распределения времени у вас есть особое время, отведенное для этого вида задач. Или, например, ваша подруга Дженни звонит вам и хочет встретиться и пообщаться с вами. Вы знаете, что для встреч с друзьями у вас выделено время по понедельникам вечером, и поэтому спросите ее, какие у нее планы на вечер в следующий понедельник.

Каждый раз, когда вы думаете о том, что хотели бы сделать, или если кто-нибудь обращается к вам с просьбой, проводите в уме эту простую проверку – к какой из выделенных вами в плане зон деятельности относится эта задача? Если она относится к одной из таких зон деятельности, от нее зависит и достижение одной или нескольких ваших стратегических целей.

А сейчас не беспокойтесь о том, будете ли вы приступать к выполнению рассматриваемой вами задачи или нет. Все, что от вас требуется на этой стадии, – оценить, где в вашем плане распределения времени найдется для нее место.

Если задача не относится ни к одному из выбранных вами видов деятельности, она, скорее всего, не служит достижению ни одной из ваших стратегических целей и поэтому не заслуживает того, чтобы браться за ее выполнение. Иногда задача может помочь вам в достижении ваших целей, но не относится к выбранным вами видам деятельности. Предположим, что брокер, управляющий вашим инвестиционным портфелем акций, посоветовал вам принять участие в семинаре по фондовому рынку, чтобы научиться играть на фондовой бирже. Вы поставили себе цель добиться финансового благополучия, и самостоятельные операции на фондовом рынке могут помочь вам в достижении этой цели, но в текущем году в области финансов в качестве конкретных видов деятельности вы выбрали мероприятия по возврату долгов, финансовое планирование и сокращение расходов, чтобы оставаться в рамках бюджета. По крайней мере, в этот период в вашем плане распределения времени нет места для обучения игре на бирже и для постоянного наблюдения за рынком акций, поэтому откажитесь от этой возможности. Затем, например, кто-то предлагает вам хорошо оплачиваемую работу в свободное от основной работы время. Поскольку один из видов вашей деятельности в текущем году – возврат долгов, а дополнительный заработок поможет вам в этом, вы решаете рассмотреть возможность выполнения этой задачи. Теперь вам нужно определить, сколько времени для этого потребуется.

Многие люди никогда не задают себе этот вопрос. Или, возможно, они спрашивают себя, но не знают, как точно оценить время, необходимое для выполнения того или иного дела. Для выполнения одних задач требуется тридцать минут, а на иные нужно потратить пять часов, – и если вы способны точно определить время, необходимое для их выполнения, вы сможете реалистично оценить, сможете ли вы выполнить эту задачу или нет.

Постарайтесь быть точным, производя оценку необходимого времени. Многие из нас страдают своего рода словесными судорогами, постоянно произнося: “Это займет у меня две минуты”, – независимо от того, идет ли речь о том, чтобы одеться, сделать звонок по телефону или сбегать в магазин, и это влияет на наши представления о времени. Если вы бросите эту привычку и начнете обращать внимание на то, сколько времени вам реально требуется для того или иного дела, вы обнаружите, что вам станет намного легче браться за все, что вы собираетесь сделать.

Более того, вам нужно начать просить других людей уточнять, сколько вашего времени им потребуется, когда они просят вас о чем-либо. Если ваш коллега заявляет, что он хочет поговорить с вами о новом рабочем мероприятии, узнайте, будет ли это пятиминутный разговор или получасовая беседа. Люди будут уважать вас за такую установку четких ограничений во времени, и, возможно, даже будут больше ценить собственное время, – и никто больше не спросит вас: “У тебя есть минутка?..”

Если вы постоянно ошибаетесь в расчетах требуемого для выполнения задачи времени, вы обнаружите, что всегда берете на себя больше, чем можете сделать, и это наполняет вашу жизнь постоянными стрессами. С другой стороны, неверная оценка времени может также заставить вас уклоняться от выполнения поставленных задач.

Например, в доме Бетти сломался измельчитель мусора и не работал уже восемь месяцев. Она была уверена, что ей нужно просто его наладить, что займет не более пятнадцати минут, и была смущена тем, что так долго откладывала столь простое дело. Приступая к процедуре сортировки задач, мы сделали следующие расчеты:

135 минут делим на 60 минут = 2 часа 15 минут

Эта задача была вовсе не пятнадцатиминутным делом, и где-то в глубине души Бетти знала это, несмотря на то, что она никогда не пыталась подсчитать это время! Именно поэтому она не приступала к этому делу восемь месяцев. Итак, ей пришлось выделить на завершение этой работы более двух часов.

Когда вы привыкнете точно оценивать время работы над задачей, вы будете менее расположены откладывать ее выполнение. Как только вы знаете, сколько времени требуется на выполнение задачи, даже если это большой проект, она будет выглядеть вполне выполнимой.

Точный расчет времени, необходимого для выполнения задач, не является неким сверхъестественным даром. Этим навыком может овладеть каждый. Для этого может потребоваться от двух недель до одного месяца практики, но, несомненно, вы можете научиться этому. И, возможно, этот навык – самый важный навык из всего, чем вас вооружит тайм-менеджмент.

Вы можете подумать, что тратить время на то, чтобы вычислять, сколько времени потребуется для выполнения каждой задачи – это уже слишком, но этот навык поистине является одним из главных секретов тех, кто успешно управляет своим временем. Я знаю одну жительницу Манхеттена, которая подсчитала, что ей требуется одна минута, чтобы пройти один квартал между улицами и три минуты, чтобы пройти квартал между авеню, – таким образом, она могла быстро вычислять с точностью до минуты, сколько времени ей требуется, чтобы пешком дойти от одного места города до другого. Она никогда не опаздывала, даже когда у нее не было часов. Знание этих простых цифр всегда будет помогать ей не опаздывать и чувствовать себя уверенно.