Дмитрий Кувшинов - Должностная инструкция руководителя, или «Управленческая восьмёрка»

3. Проводит служебного расследование.

4. По возможности определяет причины и виновников, если виновников определить не удалось, то их определяет директор компании.

5. Выясняет размер ущерба для компании

6. Вырабатывает пути выхода из ситуации по возможности минимизируя издержки компании.

7. Разрабатывает мероприятия по недопущению подобных случаев впредь (если это связано с работой сотрудников склада). Если же это связано с работой сотрудников отдела по работе с клиентами, то мероприятия разрабатывает начальник этого отдела.

8. Определяет меру наказания виновных лиц и порядок его реализации (если это связано с работой сотрудников склада). Если же это связано с работой сотрудников отдела по работе с клиентами, то мероприятия разрабатывает начальник этого отдела.

9. Готовит приказ по компании о мероприятиях, мерах наказания виновных лиц в связи с каждым инцидентом (вместо приказа допускается оформлять бумажный экземпляр бланка «Инцидент», утверждает его у директора, передаёт его секретарю.

10. Контролирует выполнение запланированных мероприятий

Ежедневно, вечером начальник склада проверяет выполнение поставленных перед персоналом задач.

До 10–00 утра начальник склада формирует отчёт по работам склада за прошлый день, проверяет правильность и полноту внесения информации и анализирует его, оценивая эффективность работы персонала склада.

Так же начальник склада помечает поля отчета «№ операции» следующими цветами:

● Зелёным, если операция была запланирована заранее и время прихода машины совпало с плановым ±1 час.

● Желтым, если операция была запланирована заранее и она была выполнена в течении дня.

Начальник склада ежедневно проверяет состояние груза в местах хранения (ежедневный обход всей территории склада). Контролирует правильность размещения поддонов на полках стеллажа, расположение грузов при многоярусном хранении и соблюдение технологии перемещения и размещения грузов в местах хранения. При выявлении несоответствий даёт распоряжение кладовщикам для их устранения.

При выявлении грубых нарушений технологии работы и техники безопасности начальник склада готовит распоряжение по наказанию виновника, и разрабатывает мероприятия по предотвращению случаев нарушений (проведение обучения персонала, доработка или ремонт оборудования и.т.д.). Данное распоряжение и план мероприятий доводит до директора компании в этот же день.

Ежедневно на оперативном совещании с подчинёнными, начальник склада подводит итоги работы за прошлый день и прорабатывает с кладовщиками все случаи нарушения техники безопасности и технологии погрузо-разгрузочных работ и проводит устный инструктаж по технике безопасности.

Ежемесячно до 5 числа текущего месяца начальник склада проводит ежемесячный инструктаж своих подчинённых по технике безопасности под роспись в журнале ТБ. При этом прорабатываются все случаи нарушений ТБ, произошедших за месяц.

Вся продукция, хранимая на складе, должна быть закреплена начальником склада за ответственными кладовщикам. Закрепление доводится до ответственных лиц под роспись в документе «Закрепление ответственности за продукцией», который хранится у начальника склада.

За каждым видом продукции начальник склада закрепляет одного ответственного кладовщика (ОК) и «дублёра» (на случай отпуска или болезни ответственного кладовщика). При этом должен соблюдаться принцип:

● У одного ответственного кладовщика должно быть несколько дублёров по разным клиентам

● Распределение клиентов по ответственным и дублёрам надо делать по возможности равномерно, исходя из общего количества артикулов, приходящихся на одного кладовщика

● При распределении необходимо учитывать опыт работника

При передаче ответственности от одного ОК к другому начальник склада обязательно организует проведение инвентаризации передаваемой продукции.

С каждым кладовщиком (старшим кладовщиком) начальник склада оформляет договор о полной коллективной материальной ответственности. Договоры передаются и хранятся в офисе компании у секретаря.

При заключении договора ответственного хранения с новым клиентом начальник склада в обязательном порядке с ним знакомится и визирует его.

Для каждого вида продукции начальник склада определяет места хранения (зона хранения, теплый, холодный склад, открытая площадка и т. д.), а так же способы хранения продукции (штабельное, стеллажное, напольное и.т.д.) с целью безопасного хранения продукции.

Особоценные грузы (изделия из цветного металла, дорогостоящие товары) должны храниться в закрывающихся контейнерах, либо в закрытых на замок зонах склада. Для каждого из видов особоценных грузов начальником склада устанавливается своя периодичность проведения инвентаризаций.

Способы хранения особоценных грузов и периодичность проведения инвентаризаций по ним начальник склада обязательно согласовывает с директором компании письменно.

Начальник склада организует закрытие всех ворот склада по окончании работ и их опломбирование одноразовыми пломбами. В начале первой смены начальник склада контролирует целостность запоров и пломб на всех воротах складов компании.

Для выполнения операций открытия и закрытия, опломбирования ворот склада начальник склада назначает на эти работы уполномоченных сотрудников, список которых закрепляется в документе «Список лиц, ответственных за сдачу объектов под охрану». Данный список начальник склада передаёт в охранное агенство, с которым у компании заключен договор на охрану, и поддерживает его в актуальном состоянии.

Ежедневно в начале рабочего дня начальник склада проводит анализ остатков ГСМ погрузочно-разгрузочной техники. При необходимости организует закупку недостающих материалов.

Ежемесячно нач. склада на 2-й рабочий день месяца, следующего за отчетным, оформляет служебную записку на списание материалов, физически использованных в отчетном месяце в процессе производства, либо на хозяйственные нужды (ремонтные работы). Служебная записка, утвержденная директором, передаётся в бухгалтерию для дальнейшего учета в бухгалтерском и управленческом отчетах.

Начальник склада организует учёт инструмента и оборудования, находящегося на складе. Он, совместно с другими работниками склада несёт полную материальную ответственность за их сохранность. Начальник склада определяет места хранения инструмента и оборудования и организует порядок его хранения.