Дмитрий Кувшинов - Должностная инструкция руководителя, или «Управленческая восьмёрка»

Начальник склада организует плановые и внеплановые ремонты оборудования (погрузчиков, гидравлических тележек и т. д.) в соответствии с договорами, заключенными с контрагентами на его обслуживание. При наличии экономически обоснованной необходимости, ставит в известность коммерческого директора и делает заявку (по телефону) в авторизированный центр по обслуживанию грузоподъемной техники. По завершению регламентных работ осуществляет их приемку.

Начальник склада несёт ответственность за состояние стеллажной системы. Во время ежедневного обхода проверяет правильность и надёжность крепления узлов стеллажной системы, целостность её частей.

В случае обнаружения дефектов её частей (деформация рам, траверс и.т.д.) начальник склада проводит служебное расследование, выясняет причины возникновения дефектов, принимает решение о замене дефектных частей стеллажной системы (в случае необходимости), разгрузке её до завершения замены дефектных частей. В случае обнаружения сильных деформаций начальник склада незамедлительно ставит в известность директора компании и коммерческого директора.

Все места деформаций фотографируются и помечаются на схеме склада.

Начальник склада организует обучение своих подчинённых, как новых сотрудников, так и «старичков». Для этого он разрабатывает ежемесячные планы по обучению для каждого сотрудника по следующим направлениям:

● Технология работы с использованием погрузочной техники (погрузчиков, кран-балок, и.т. д) и стеллажных систем.

● Знание продукции и мест её хранения

● Правила оформления документов при выполнении складских операций

Оценка сотрудников по этим показателям проводится начальником склада ежемесячно по пятибалльной шкале. По результатам этой оценки кладовщику устанавливается оклад в пределах «вилки», установленной в штатном расписании.

При этом решение принимается аттестационной комиссией в составе Старшего кладовщика, начальника склада, менеджера по персоналу, коммерческого директора (или директора), не чаще одного раза в три месяца по каждому кладовщику.

В первый рабочий день месяца, следующего за отчетным начальник склада оценивает работу старших кладовщиков, принимает решение о их премировании.

Во второй рабочий день Начальник склада формирует в программе 1с финансовый отчет склада за месяц, трансформирует его в виде EXEL и передаёт финансовому менеджеру и директору по электронной почте. Так же с отчётом передаёт в бухгалтерию табель учёта рабочего времени по своим сотрудникам, включая сверхурочные работы.

Ежемесячно сразу после формирования финансового отчета (во вторник, среду или четверг (по согласованию с директором) после второго рабочего дня) начальник склада отчитывается перед директором о выполненных работах за месяц в офисе компании.

К ежемесячному отчёту начальник склада прикладывает:

● Реестр материалов и инструментов, приобретённых в отчетном месяце, в том числе и канцтоваров. При отчёте происходит утверждение авансовых отчётов по ним.

● перечень работ по ремонту и ТО грузоподъёмной техники и стеллажного оборудования, проведённых в отчётном месяце

● Реестр случаев нарушения технологии, порчи оборудования и других инцидентов, случившихся на складе в отчётном месяце. Предъявляет для контроля журнал по технике безопасности.

● Реестр инвентаризаций, по обычным товарам и особоценным грузам, проведённых в отчетном месяце и отчитчвается о их результатах, предъявляет акты инвентаризаций для утверждения их директором.

● Служебную записку о начислении премий старшим кладовщикам и о перераспределении премии между подчинённым сотрудникам, если в этом есть необходимость

График отпусков сотрудников склада составляется с учётом поддержания работоспособности склада в целом и с учетом взаимозаменяемости сотрудников. График передаётся руководителю до 20 декабря года, предшествующего отчетному с целью включения в общий график отпусков.

Начальник склада обязан:

● своевременно и качественно выполнять распоряжения директора фирмы. Для оформленных письменно распоряжений директора при отсутствии срока исполнения распоряжения считать по умолчанию срок исполнения 1 рабочий день

● своевременно и качественно выполнять функции, закрепленные за ним в настоящей должностной инструкции

● В случае возникновения недостачи продукции при приёмке (либо обнаружения брака ТМЦ, нарушения упаковки) лично проводить служебное расследование и оформлять акт несоответствия по количеству и качеству согласно инструкции П6, П7.

● следить за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе, обеспечивать их своевременный ремонт

● осуществлять постоянный контроль выполнения поставленных перед подчиненными задач

● контролировать правильность документооборота склада

● решать вопросы по взаимодействию работы склада с другими службами

● участвовать в составлении актов несоответствия количества и качества

● организовывать своевременное заключение договоров “Материальной ответственности персонала склада”.

● создавать необходимые условия для эффективного труда: своевременно обеспечивать склад необходимым оборудованием

● поддерживать деловую и доброжелательную атмосферу в коллективе

● максимально способствовать и поощрять развитие творческой инициативы работников, обеспечивать оперативное внедрение предложений по совершенствованию производственных процессов

● создавать условия и стимулы для постоянного повышения квалификации всех работников склада, их профессионального роста в соответствии с деловыми качествами, уровнем подготовки и практическими навыками

● исполнять положения и другие нормативно-распорядительные документы фирмы

● представлять интересы Компании и действовать от ее имени в рамках своих полномочий

Начальник склада имеет право:

● давать распоряжения и требовать их исполнения от подчиненных с целью эффективного управления складом

● по своему усмотрению, вносить корректировки в процесс погрузо-разгрузочных работ с целью их оптимизации

● производить повторную выборочную проверку отгруженной продукции кладовщиками-грузчиками

● вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями