Сергей Гредников - Семь шагов для создания эффективного ИТ-подразделения

После выполнения процедуры ранжирования поступивших заявок на реализацию стратегических инициатив в области автоматизации, на очередном заседании Комитета ИТ, обычно в 3 квартале текущего календарного года, происходит утверждение портфеля стратегических инициатив на планируемый период.

Члены Комитета ИТ предприятия вправе изменить порядок и очередность и перечень выполнения работ по реализации СИ предприятия.

Необходимое и достаточное финансирование портфеля СИ закладывается в операционный бюджет ИТ предприятия на планируемый период.

Далее издается приказ по предприятию с приложением утвержденного портфеля стратегических инициатив на следующий календарный год, а также заданием на заполнение более детальных форм для проработки и создания технических требований к утвержденным инициативам.

4.2.2. Текущее планирование деятельности ИТ-подразделения

Поступающие Заявки пользователей в ИТ-подразделение, а также Стратегические инициативы, намеченные к реализации в планируемом периоде – составляют основу текущего планирования деятельности ИТ-подразделения.

В целях эффективного управления ресурсами, ИТ-руководитель может построить систему текущего планирования, согласно действующим внутренним нормативным документам предприятия, но период планирования не должен быть более одного квартала.

Текущий план деятельности ИТ-подразделения должен быть формализован и утвержден его руководителем.

Зачастую, план состоит из следующих разделов (в зависимости от закрепленных функций за подразделением) или укрупненных видов работ ИТ-подразделения:

– Поддержка (сопровождение) пользователей;

– Техническое обслуживание;

– Администрирование;

– Работы по сопровождению и поддержки телефонии и линий связи;

– Разработка и внедрение ИТ-сервисов;

– Сопровождение средств АСУТП;

– Разработка и внедрение средств АСУТП;

– Регламентные работы по поддержке ИТ-сервисов;

– Прочее.

Необходимо дополнительно отметить, что каждый раздел отражает плановую трудоемкость выполнения. Глубина планирования может ограничиваться направлением деятельности (функцией) или детализироваться вплоть до сотрудника ИТ-подразделения. Пример оформления текущего плана работ ИТ-подразделения представлен в

Исходя из названия разделов плана, нетрудно догадаться какие работы и к какому виду работ они должны быть отнесены, но на двух разделах мы остановимся подробнее. Это: регламентные работы по поддержке ИТ-сервисов и прочее.

В разделе плана «регламентные работы по поддержке ИТ-сервисов» указываются регламентные работы, выполняемые ИТ-специалистами подразделения и плановая трудоемкости по ним. Целями проведения запланированных регламентных работ могут быть: обновление конфигураций предоставляемых ИТ-сервисов, внесение изменения в программное обеспечение функционирующих ИТ-сервисов, проведение реструктуризации и/ или переиндексации базы данных ИТ-сервисов, выгрузка и создание архивных копий баз данных, резервное копирование баз данных ИТ-сервисов и другие.

Для выполнения вышеуказанных работ может потребоваться доступ в монопольном режиме к ИТ-сервисам, т. е. когда доступ к базам данных или программному обеспечению разрешен только одному пользователю – администратору. Такой период времени называется «Регламентный перерыв» и в это время, определенное регламентом, в течение которого информационные системы или другие ИТ-сервисы недоступны для работы пользователям.

Запланированные регламентные перерывы целесообразно проводить в течение рабочего дня в строго отведенное для этих работ время, что позволит обеспечить требуемое качество предоставляемых ИТ-сервисов.

Периодичность и время проведения плановых регламентных перерывов по всем информационным сервисам устанавливается регламентом проведения регламентных работ.

Раздел плана «Прочее», может содержать следующие работы:

– Совещания внешние

– Совещания внутренние

– Работа с организационно-распорядительной документацией

– Переписка с партнерскими организациями

– Подготовка финансовых документов

– Договорная деятельность

– Сканирование, печать документов

– Подготовка отчетов

– Обучение, повышение квалификации

– Прочие работы, сложно учитываемые по времени – работы не вошедшие не в один раздел

– Отсутствие специалистов (простои, отпуска, отгулы, административные, больничные)

После того, как все поступившие Заявки пользователей распределены по разделам и определено плановое время по разделам «регламентные работы» и «прочее», ИТ-руководителю становятся доступны «свободные» часы по направлениям деятельности (функциям ИТ-подразделения) – время, которое может быть израсходовано на выполнение поступающих Заявок пользователей в планируемом периоде. В случае, если планирование трудоемкости выполнения уже поступивших задач в ИТ-подразделение выполняется по каждому сотруднику, то руководитель ИТ-подразделения видит «свободные» часы по каждому сотруднику, что в свою очередь позволяет более точно оценить возможности ИТ-подразделения для выполнения сверхплановых задач.

Подготавливать текущий план слишком заранее не следует, т. к. он не будет содержать актуальную картину по планируемой трудоемкости, т. к. заявки от пользователей могут поступать в независимости от времени года. Целесообразнее всего подготовить документ за 7—10 рабочих дней до начала планируемого периода.

В любом случае, при формировании текущего плана работ по ИТ-подразделению не стоит забывать, что все задачи включенные в план должны соответствовать принципу SMART:

– Конкретность (S),

– Измеримость (M),

– Достижимость (A),

– Значимость (R),

– Соотношение с конкретным сроком (T)

Если же у ИТ-руководителя есть автоматизированный инструмент планирования работ и фиксации факта по выполненным работам с возможностями формирования отчетов в различных разрезах, то это замечательно, т. к. если в штате более 100 человек, то обработать такие объемы информации в ручную – непростая задача.

Ранее рассматривался вопрос формирования плана по ИТ-подразделению на основе поступивших Заявок от пользователей ИТ-сервисов. Возникает вопрос: как сделать процесс сбора Заявок эффективным? Это один из вопросов, который необходимо решить руководителю ИТ-подразделения в целях оптимизации времени на реагирование ИТ-подразделения на текущую потребность пользователя. Другими словами, завтра «раки по пять рублей» уже не нужны – они нужны сегодня и по «три рубля», а может и наоборот: завтра «раки даже по три рубля» не нужны, они нужны сегодня пусть и по пять.