Сергей Авдошин - Информатизация бизнеса. Управление рисками

Информационные системы часто охватывают практически всю деятельность предприятия, поэтому при внедрении ERP-системы большое значение приобретают задачи коммуникаций и совместной работы представителей различных и часто конкурирующих подразделений предприятия. Грамотно подобранная команда обеспечит большую часть успеха проекта.

Команда проекта – это общность людей, которые регулярно взаимодействуют друг с другом для достижения определенной цели проекта, считают себя целым, отличным от других групп и отдельных работников.

Одна из распространенных ошибок заключается в том, что команда проекта рассматривается как набор отдельных специалистов, на которых лежит основная часть работ по проекту, в первую очередь это разработчики и консультанты. Узкое понимание команды проекта ведет к проблемам коммуникации и ставит под угрозу процесс принятия и исполнения согласованных решений.

Подбор команды проекта предполагает, что для работы назначаются требуемые люди или группы. Поскольку лучшие ресурсы, как правило, уже заняты, необходимо добиться того, чтобы выбрать из доступных ресурсов наиболее подходящие. Исходными данными для подбора персонала является описание возможностей специалистов, включающее предыдущий опыт работы, личные интересы, личностные характеристики, доступность в требуемое проектом время.

Как правило, внедрение системы осуществляет команда, в которую входят управляющий (координационный комитет), руководитель группы внедрения или менеджер проекта и команда внедрения. Координационный комитет согласовывает свои действия с заказчиком и спонсором проекта, а также заинтересованными лицами.

Одна из важнейших стратегических целей управления проектом внедрения состоит в том, чтобы усилия всех активных участников проекта были направлены на достижение единой цели и при этом удовлетворялись интересы участников и заинтересованных лиц. Если собственные интересы отдельных участников превалируют над целями проекта, такая ситуация может вылиться в череду конфликтов и привести к неэффективным проектным решениям.

Для правильного определения целей участников проекта и заинтересованных сторон желательно ответить на следующие вопросы:

• Кто является участником проекта?

• Имеет ли каждый участник проекта ясное представление о масштабах и целях проекта?

• Существует ли четкое распределение ответственности между участниками проекта?

• Кто в проекте является заинтересованными лицами?

• Каковы скрытые цели заинтересованных лиц?

• Как участники проекта могут способствовать достижению этих целей?

Активное вовлечение всех заинтересованных представителей заказчика в команду проекта значительно повышает шансы его успешного завершения. В качестве заинтересованных лиц может выступать заказчик, в интересах которого осуществляется проект внедрения и для которого необходимо определять критерии успешного завершения ИТ-проекта. Если заказчик самостоятельно не финансирует ИТ, желательно обратить внимание на интересы спонсора проекта, как правило, это общее состояние проекта и выполнение критериев эффективности. Спонсор проекта имеет наибольшее влияние на принятие важных стратегических решений по проекту наряду с заказчиком.

Основные люди, заинтересованные в успехе проекта и имеющие значительное влияние в компании, входят в управляющий комитет по проекту. Управляющий комитет обеспечивает поддержку проекта и является внешней контролирующей инстанцией. Управляющий комитет должен собираться минимум раз в месяц для обсуждения хода проекта, будущих этапов и результатов выполненных работ. Отсутствие или нерегулярные совещания управляющего комитета могут привести к значительным рискам и непредвиденным изменениям в конце проекта.

Ответственность за успешное выполнение ИТ-проекта лежит на руководителе/менеджере проекта. Уровень ответственности должен сопровождаться соответствующими полномочиями и возможностью самостоятельно принимать решения в рамках проекта внедрения. Руководитель проекта может быть представителем одного из подразделений предприятия, однако в зависимости от того, насколько руководитель проекта вовлечен в процесс, зависит успех внедрения ИТ. Совмещение этой деятельности с выполнением других обязанностей в значительной степени повышает риск неудачи проекта.

Руководитель проекта должен обеспечить четкое видение проекта у команды внедрения, контролировать ход работ и вести диалог с членами группы в областях их ответственности, координировать разрешение внутренних и внешних конфликтов, обеспечивать взаимодействие между группой внедрения и остальными подразделениями, владеть методологической базой и лидерскими качествами. Некомпетентность или ограниченное участие менеджера проекта ведет к серьезным рискам успешного завершения работ по проекту и принятия результатов заказчиком.

Руководитель проекта отвечает за подбор команды внедрения, которой предстоит выполнить все работы по проекту. В ее задачи входят обследование предприятия, проектирование и оптимизация бизнес-процессов с помощью внедряемой системы, разработка и тестирование отдельных модулей, внедрение и интеграция в общую ИТ-инфраструктуру. Команда внедрения проекта может состоять из представителей заказчика и сторонних консультантов, представителей подрядчика. В ее состав могут входить аналитики, проектировщики, разработчики (программисты), тестировщики, отладчики, технические писатели, риск-менеджеры, руководители функциональных подразделений, ключевые пользователи, эксперты и другие специалисты. Экспертами являются опытные руководители и ключевые сотрудники заказчика, знающие бизнес компании и готовые передавать знания и опыт другим членам команды проекта. Эксперты часто способны заранее предвидеть последствия тех или иных решений, поэтому нужно стремиться к ситуации, когда для принимаемых решений, особенно на стадии концептуального дизайна системы, этими людьми производится формальная или неформальная экспертная оценка.

Для крупных ИТ-проектов может быть полезно участие аудитора, который позволяет выполнить независимую оценку реального состояния управления проектом, оценить адекватность затрат и соблюдение формальной методологии ведения проекта.

В проектах внедрения велика доля подрядчика или поставщика ИТ-услуг, что обусловлено сложностью и масштабами проектов внедрения. Интересы субподрядчиков в таких случаях не распространяются на успешность проекта в целом. Поэтому руководитель и команда управления проектом должны уделять особое внимание качеству поставляемых товаров и услуг.