Франклин Хедоури - Основы менеджмента

Внешняя среда и ИСУ

Необходимо учитывать и внешнюю среду, в которой работает организация. По мнению Дж. Хендерсона и Р. Мак-Дэниела, именно степень ее изменчивости и неопределенности определяет, какие способы выработки информации являются наиболее подходящими.

Они описывают четыре основных способа генерирования информации: интроспекция, взаимодействие, отчеты и анализ. При интроспекции используются личные источники информации: образование, опыт, подготовка и другие приобретенные человеком знания. Взаимодействие заключается во встречах с одним или несколькими людьми, во время которых происходит взаимный обмен информацией. Отчеты – это письма, данные и формальные исследования. Анализ заключается в получении информации путем использования количественных моделей и методов принятия решений.

Если изменчивость и неопределенность внешней среды минимальны, многие решения могут быть программируемыми и приниматься с использованием четких процедур. Это позволяет увеличить долю неличных источников информации, например отчетов и анализа. В более непостоянной среде отчеты и анализ тоже нужны. Поскольку многие решения в ней нестандартны и неопределенны, менеджерам необходимо использовать больше информации из таких источников, как взаимодействие и интроспекция. Сложность их использования заключается в том, что в данном случае менеджменту необходимо учитывать поведенческие факторы, например групповое мнение, конфликты и неформальные взаимоотношения, что часто сказывается на качестве и количестве информации.

Этапы проектирования ИСУ

Специалисты высказывают разные мнения относительно способов проектирования ИСУ. Наше описание базируется на взглядах Р. Экоффа, считающего, что процесс проектирования ИСУ включает пять этапов.

1. Анализ системы принятия решений . Сначала надо определить, для каких решений нужна информация, учитывая потребности каждого уровня и функциональной сферы.

2. Анализ требований к информации . Определяется, какого типа информация требуется для каждого решения.

3. Агрегирование решений . Если бы для принятия каждого решения требовалась своя ИСУ, она была бы слишком сложной. Р. Экофф утверждает: «Решения, для принятия которых требуется, в основном, одинаковая информация, необходимо сгруппировать в единую управленческую задачу. Это снизит объем информации, нужной менеджеру, и, вернее всего, сделает ее более понятной для него». Иными словами, ИСУ необходимо интегрировать в организационную структуру.

4. Проектирование процесса обработки информации . На данном этапе создается реальная система для сбора, хранения, передачи и модификации информации. Если предполагается использование компьютера, необходимо подключить специалистов по обработке данных. На рис. 14.6 представлена модель обработки информации.

5. Проектирование и контроль над системой контроля . Создание и внедрение механизмов контроля для оценки информации, сгенерированной ИСУ, позволяющей выявлять и корректировать возможные недочеты, – последний этап проектирования ИСУ. Кроме того, должна существовать возможность модификации ИСУ с учетом изменения ситуации. Профессор Экофф утверждает: «Необходимо исходить из того, что проектируемая система будет иметь множество серьезных недостатков. Следовательно, надо разработать процедуры для их выявления и корректирования системы. Таким образом, система должна быть спроектирована так, чтобы она была гибкой и адаптируемой».

Рис. 14.6.Бизнес-модель для производственной компании.

Источник . Jerome Kanter, Management Information Systems , 3rd ed. (Englewood Cliffs, N.J.: Prentice Hall, 1984). Воспроизводится с разрешения издателя.

Обсуждая вопросы проектирования ИСУ, мы говорили о том, что необходимо для ее эффективности, например что тип генерируемой информации должен соответствовать решениям, принимаемым менеджером. К сожалению, множество потенциальных проблем снижает эффективность даже отлично спроектированной ИСУ. Например, ее пользователи могут не понять ее преимуществ или бояться ее использовать либо система будет слишком дорогой. Далее представлены рекомендации, которые позволят вам решить подобные проблемы и повысить эффективность своей ИСУ на практике.

Участие пользователей в проектировании ИСУ

Сложные компьютеризированные ИСУ обычно создаются специалистами компании с участием сторонних консультантов. Чтобы ИСУ была эффективной, им следует привлекать к процессу проектирования менеджеров, для которых предназначается система. Они лучше других знают, какие решения наиболее важны и какая информация нужна для того, чтобы их принять.

Если менеджеры, которые будут использовать информацию, не принимают участия в создании ИСУ, может случиться, что она не будет обеспечивать их нужной информацией и будет перегружать бесполезной. Как вы узнаете из главы 16, привлечение людей, отвечающих за внедрение изменений, как правило, серьезно снижает их сопротивление им.

Тренинги для пользователей

Снизить сопротивление переменам позволяют также тренинги пользователей по обучению их работе с новой системой. Это снижает их страх перед неизвестностью, который может вызвать сложная ИСУ. Более того, тренинг позволит пользователям лучше ознакомиться с возможностями системы и поможет им избежать «ловушек», связанных с ее ограничениями. В противном случае они окажутся во власти технического персонала и будут чувствовать себя так, будто ИСУ управляет ими, а не наоборот, что приведет к их отказу пользоваться ею.

Экономичность

ИСУ не будет эффективной, если выгоды от ее использования не превышают затраты на ее создание. Наилучшая ИСУ – это необязательно та, которая быстро обеспечивает менеджеров наибольшим объемом точной информации; это система, генерирующая информацию в том объеме и того качества, которые необходимы для удовлетворения информационных потребностей менеджмента при минимальных затратах. Затраты, связанные с ИСУ, далеко не ограничиваются расходами на оплату труда специалистов и на оборудование для обработки данных. К ним относятся затраты времени на ее проектирование и внедрение, на обучение персонала, а также на сбор, накопление и обработку данных. Следует отметить, что оценкой экономической эффективности ИСУ часто пренебрегают, особенно некоммерческие организации.

Концентрация на нужной информации