Софья Тимофеева - Детский клуб. Совершенствуем систему управления

С ежедневником нужно уметь работать. Это целая наука. Нельзя просто заносить список дел на страницу с соответствующей датой, а потом вычеркивать выполненное. Список дел следует подвергнуть анализу, чтобы определить, какие из них важные, а какие – второстепенные.

Существует ряд правил тайм-менеджмента, которые необходимо соблюдать, чтобы справиться со всеми делами.

Формулируйте задачу в ежедневнике так, чтобы был понятен желаемый результат. Например, перед праздником нужно упаковать подарки для детей. Вы можете записать в ежедневнике: «Упаковка подарков», подразумевая, что будут назначены ответственные за это дело. Однако из такой формулировки вытекают еще две задачи: определиться с сотрудниками, которые будут выполнять поручение, и известить их об этом. Скорее всего, вы уже знаете, кто будет осуществлять упаковку подарков. Поэтому запись в ежедневнике нужно конкретизировать: «Ивановой А. А., Петровой Ю. Ю. – упаковка подарков». Вот еще один пример из моей практики работы администратором. У нас сломался доводчик. Я пишу в ежедневнике: «Позвонить в ТСЖ». Позвонила. У них не было специалистов, которые бы могли отремонтировать доводчик. Выполнила ли я запланированное дело? Да. Ведь задача стояла – позвонить. Доводчик отремонтирован? Нет. То есть желаемый результат не получен.

Разделяйте все задачи на «гибкие» и «жесткие». «Жесткие» задачи привязаны к определенному времени. Например, в последнюю среду месяца в 19:00 у вас открытая линия – время, когда вы находитесь в клубе и принимаете от клиентов вопросы и предложения. Иными словами, вы обязаны быть в клубе именно в это время. «Гибкую» задачу можно выполнить в течение дня, неважно – утром или вечером. Например, вы указываете в списке дел: «Провести ревизию аптечки». Сделаете вы это утром, днем или вечером, значения не имеет. Психологи советуют разделять эти задачи в ежедневнике. Одни можно записывать в левой части страницы, а другие – в правой.

Научитесь определять примерное время, необходимое для выполнения задач. Плохо, когда к концу дня оказывается, что ты не осуществил и половины запланированных дел, так как время тратилось на пробки, проверку уроков у собственного ребенка и т. п. Поэтому при формировании списка дел нужно предусматривать время на дорогу, подготовку к выполнению задачи и др. Обязательно оставляйте «окна», которые станут запасом времени на непредвиденные случаи. На первом этапе указывайте в ежедневнике предполагаемое время решения вопроса. Например: «Провести собрание в клубе – 2 часа». На само собрание уйдет меньше времени, но ведь вам еще нужно пообщаться с сотрудниками, ответить на их вопросы, обсудить какие-то проблемы.

Делите все задачи на крупные, которые надо выполнять по частям (так называемые «слоны»), и мелкие, но неприятные («лягушки»). К «слонам» я отношу написание методических разработок, текстов для сайта. Вообще, работа над сайтом – это самый настоящий «слон». Здесь можно работать беспрестанно. «Лягушкой» для меня является подписывание вороха бухгалтерских документов, когда они лежат толстыми пачками на буфете. Приходишь в клуб, смотришь на них… и хочется заняться чем-то другим. Может, завтра их подписать? Но и завтра ведь не захочется. Это подлинная «лягушка». Психологи советуют как можно быстрее избавляться от «лягушек». Зная об этом правиле, я вздыхаю, беру красивую ручку, усаживаюсь поудобнее и подписываю один документ за другим, не отрываясь. Именно несделанные «лягушки» способны испортить настроение на целый день. К «лягушкам» относятся и неприятные звонки или разговоры с сотрудниками, когда вам нужно отказать им в какой-то просьбе.

Выстраивайте порядок выполнения важных и менее важных дел. Начинать следует с «лягушек», а потом приниматься за осуществление самого важного дела на сегодняшний день. Скажем, вам нужно просмотреть присланное арендодателем приложение к договору аренды, сделать СМС-рассылку клиентам об акции, позвонить в клуб и сказать, что не можете отпустить педагога в субботу на дачу, так как нет замены, и проверить электронную почту. Что вы сделаете в первую очередь? «Лягушка» – это звонок в клуб с отказом педагогу. Затем вам необходимо выполнить рассылку клиентам, потому что письма должны прийти в определенное время, а не поздно вечером. Потом вы работаете с приложением к договору. И только в последнюю очередь просматриваете электронную почту.

Делегируйте, то есть поручайте, решение тех или иных задач другому лицу. Дел много, и успеть все невозможно. Умение делегировать имеет огромное значение для высвобождения времени руководителя детского клуба. Например, уборщица попросила приобрести средство для чистки кранов. Вы можете пойти и купить его сами, можете выдать деньги авансом уборщице или администратору. А можете позвонить бухгалтеру и сказать, чтобы она выдала деньги и сама все учла. Вашему администратору вполне по силам составить список закупок расходных материалов на следующий месяц: картриджей для принтера, стаканчиков для кулера, салфеток, туалетной бумаги. Перепоручая кому-либо решение задачи, обязательно записывайте в ежедневнике, что и кому вы делегировали.

Не откладывайте важные дела на потом. Мне очень нравится новое крылатое выражение на основе известнейшего высказывания Б. Франклина: «Не откладывай на сегодня то, что можно сделать сейчас». Лень очень тормозит нас, и часто, откладывая выполнение действительно важных дел, вы занимаетесь мелкими и ненужными. Времени на решение существенных задач остается все меньше, и вы переходите в режим аврала, вгоняя себя в стрессовое состояние.

При выполнении важных дел исключите отвлекающие моменты. Это одно из самых важных правил. Многие успешные бизнесмены при работе в Интернете отключают бегущие строки или всплывающие окна, не пользуются СМС-оповещением о поступивших на электронную почту письмах и т. п. Пока я писала данную главу, на не отключенный вовремя телефон мне позвонило пять человек с разными просьбами: помочь выбрать подходящее название для детского центра, приехать посмотреть помещение, купить фермерские продукты и т. д. Каждый раз я отвлекалась на разговор, потом заново пыталась сформулировать мысль, на которой меня прервали. Сегодня я нарушила правило, которое нарушать не стоит. Такие отвлекающие факторы съедают массу драгоценного времени, и намеченное дело остается невыполненным, его приходится переносить на следующий день, а ведь на завтра уже сформирован список других дел.

Придерживаясь этих простых правил при выполнении разнообразной работы руководителя детского клуба, в том числе не самой приятной, вы избавитесь от тяжкого груза стрессов и станете успевать больше, чем раньше. При этом появится время для собственной семьи. Ведь можно жить по обстоятельствам, ничего не успевать, а можно планировать успех, работать в удовольствие и полноценно отдыхать!