Е. Злобина - Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся работодателем по последнему месту работы на основании соответствующих документов.

При необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности. Пункт 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусматривает, что изменение (дополнение) на первой странице трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей. В названном пункте не сказано о необходимости сделать ссылку на соответствующий документ, дополняя ранее внесенные в титульный лист сведения об образовании или профессии и специальности.

Некоторые специалисты считают, что такая ссылка необходима, а пояснение к дополнительной записи в строке «Профессия, специальность» должно располагаться на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Однако, во-первых, это не всегда возможно, т. к. размеры бланков трудовой книжки не позволяют фиксировать все изменения в профессии, специальности, а во-вторых, действующие правила такой фиксации не предусматривают. В практике встречаются многочисленные случаи, когда работники кадровых служб используют для фиксации информации о стаже работника, фактах ознакомления с записями в книжке, выдачи книжки в период работы и для других целей различные дополнительные вклейки на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Подобный опыт должен быть исключен, поскольку он не соответствует Правилам: никакие дополнительные страницы или сведения не могут быть внесены в официальный бланк трудовой книжки, в т. ч. и для внутреннего использования в рамках данной организации. Инструкция устанавливает порядок внесения записей об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности [12] См.: Куренной А.М., Миронов В.И. Практический комментарий к законодательству о трудовых спорах. М., 1997. С. 95–97. .

Такие записи производятся в разделе «Сведения о работе» в графе 3, а в графе 4 указываются соответствующее удостоверение, его номер и дата. Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах (распоряжениях) по личному составу. Номера и даты приказов вносятся в 4-ю графу трудовой книжки.

Порядок нумерации приказов по личному составу нормативными правилами не регламентирован. Кадровые приказы нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности и, как правило, в пределах каждого календарного года. В приказах по личному составу для их дифференциации в системе делопроизводства рекомендуется использовать дополнительные буквенные обозначения «лс», «л/с», «N К», «N К/2», «N-П» или другие в зависимости от установленного в организации порядка. Единые правила нумерации приказов должны применяться во всех структурных подразделениях организации в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя.

В организациях с большим числом приказов по личному составу по различным вопросам управления персоналом возможно применение дополнительных буквенных обозначений для приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, увольнении, командировании работника, предоставлении отпуска и т. п. Приказы по личному составу, отражаемые в трудовой книжке (прием, перевод, увольнение), имеют нормативный срок хранения 75 лет и должны быть разграничены с приказами об отпуске, командировке, дежурстве со сроком хранения 5 лет.

При приеме на работу в 3-й графе сначала в виде заголовка (без номера и даты) пишется полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации в соответствии с ее учредительными документами (уставом, учредительным договором). Наименование организации может быть проставлено специальным штампом. Запись о приеме на работу, как и все другие записи о работе, должна строго соответствовать формулировке приказа и содержать сведения: «Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство с указанием их конкретного наименования, а также наименования работы, профессии или должности и присвоенного разряда».

Должность определяет содержание и границы полномочий, а, следовательно, и объем прав, обязанностей и возможную ответственность работника. Наименования профессий и должностей должны соответствовать штатному расписанию, иным локальным нормативным актам организации, трудовому договору. В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связаны предоставление льгот либо наличие ограничений, наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 принят Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (с изм. и доп. №№ 1/96, 2/99, 3/2002, 4/2003, 5/2004). Представляется правильным во всех случаях наименование трудовой функции работника оформлять в трудовой книжке в точном соответствии с ЕТКС работ и профессий рабочих и Квалификационными справочниками должностей руководителей, специалистов, служащих.

Общее наименование профессии или должности (например, врач, начальник отдела) в штатном расписании, положении, договоре может уточняться (врач-рентгенолог; начальник отдела – главный бухгалтер). Если при заключении трудового договора соглашением сторон предусматривается выполнение работ по двум или более должностям, то наименование должности может быть «двойным» (например, секретарь-машинистка) либо может устанавливаться по должности с наибольшим удельным весом в объеме предусматриваемых работ.

Типичной ошибкой при внесении сведений о приеме на работу является неверное понимание некоторыми работниками кадровых служб требования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Это положение понимается иногда настолько буквально, что в трудовой книжке дословно воспроизводится текст приказа. Инструкция (разд. 3) требует внести в эту запись сведения, условно говоря, по формуле: «куда и кем» принят работник, без указания отдельных особенностей характера работы, не имеющих значения для исчисления стажа работы и определенных правовых последствий.

Например, условие о сроке договора, об испытательном сроке, факт работы на условиях неполного рабочего времени обязательно должны быть указаны в трудовом договоре и приказе о приеме на работу, но не указываются в трудовой книжке. Запись о приеме на работу – это начало заполнения содержательной части трудовой книжки в данной организации. В дальнейшем в трудовую книжку должны вноситься дополнительные сведения, отражающие специфику деятельности работника и происходящие в организации изменения. Работник может быть принят на работу к другому работодателю в порядке перевода. В этом случае трудовой договор с прежним работодателем прекращается по п. 5 ст. 77 ТК РФ. При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 разд. «Сведения о работе» делается запись о приеме на работу с обязательным указанием, что работник принят (назначен) в порядке перевода. Согласно ст. 72.1 ТК РФ перевод на другую работу –перевод на другую работу – постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ. В зависимости от срока выделяют постоянные и временные переводы. Перевод на другую постоянную работу в той же организации оформляется приказом работодателя, основанием для издания которого являются подписанные сторонами изменения к трудовому договору. На основании приказа делается соответствующая запись в трудовой книжке работника. Временные переводы в трудовой книжке не отражаются [13] См.: Курс российского трудового права: В 3 т. Т. 1: Общая часть / Под ред. Е.Б. Хохлова. СПб. 1996. С. 74. .