Е. Злобина - Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения

Перемещение работника в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора. Обратим внимание на постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», в котором указано: «Если в трудовом договоре место работы работника было определено с указанием конкретного структурного подразделения, то необходимо исходить из того, что изменение структурного подразделения организации возможно лишь с письменного согласия работника, поскольку в указанном случае это влечет за собой изменение определенных сторонами условий трудового договора. Под структурным подразделением организации следует понимать как филиалы, представительства или иные обособленные структурные подразделения, так и отделы, цеха, участки и т. д.» Следовательно, в трудовой книжке необходимо делать записи об изменении трудового договора (переводе на другую работу) в случаях, когда без указания срока изменяются специальность, квалификация, должность или структурное подразделение.

Поскольку иные дополнительные условия трудового договора (ст. 57 ТК РФ в их числе называет: уточнение места работы, испытание, неразглашение охраняемой законом тайны, виды и условия дополнительного страхования и др.) изначально не должны отражаться в данном разделе трудовой книжки, их изменение в период действия трудового правоотношения фиксируется в договоре, приказах (распоряжениях), но в трудовой книжке не отражается.

По желанию работника в его трудовую книжку может вноситься запись сведений о работе по совместительству, как внешнему, так и внутреннему. Такие записи необходимы для подтверждения периода работы в особых условиях труда, стажа по определенной специальности, профессиональной деятельности. Например, по основному месту работы гражданин работает юрисконсультом, а по совместительству – доцентом в вузе. Подтверждением стажа педагогической работы (например, для получения ученого звания) может послужить трудовая книжка с записью о работе по совместительству.

Очень важно правильно отграничивать совместительство от вторичной занятости не на основании трудового договора, совмещения профессий, должностей, выполнения другой работы на основании договоров гражданско-правового характера, временного заместительства, которые по действующим ныне Правилам не предполагают отражения в трудовой книжке работника. Если работнику необходимо подтвердить наличие опыта по работе, которую он совмещает с основной, он может предъявить заверенную копию приказа о возложении на него дополнительных обязанностей или справку с данного места работы.

На основании п. 3.1 Инструкции запись сведений о работе по совместительству в трудовую книжку производится работодателем по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Такими документами могут быть копия приказа о приеме на работу в качестве совместителя, справка. В таком же порядке делается запись об увольнении с этой работы. Часто встречаются случаи невнесения в трудовую книжку работника сведений об изменении наименования организации-работодателя. При этом возникают разночтения в записях о приеме на работу и увольнении с нее.

Это создает трудности при оформлении пенсий и требует дополнительного документального оформления справками с прежних мест работы или архивных учреждений. Запись о переименовании организации без указания порядкового номера и даты вносится в разд. «Сведения о работе». При этом в графе 4 приводится обоснование – приказ о переименовании без расшифровки причин изменения наименования и данных о государственной регистрации нового наименования организации.

Записи об изменениях наименования организации, структурного подразделения или должности могут быть внесены на основании свидетельств о регистрации, актов органов исполнительной власти, актов Президента РФ (например, Указа Президента РФ от 9 марта 2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти», приказов вышестоящих организаций или приказов данной организации.

Изменение статуса юридического лица также требует внесения соответствующих записей в трудовую книжку. Согласно ст. 57 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ) реорганизация включает в себя различные формы: слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование. Реорганизация юридического лица может быть осуществлена по решению его учредителей либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами.

Юридическое лицо считается реорганизованным с момента государственной регистрации вновь возникших юридических лиц. Согласно ст. 75 ТК РФ при изменении подведомственности (подчиненности) организации, а равно при ее реорганизации трудовые отношения с согласия работника продолжаются. При отказе работника от продолжения работы трудовой договор прекращается в соответствии с п. 6 ст. 77 ТК РФ. Обычно раздел «Сведения о работе» заканчивается быстрее других разделов трудовой книжки.

Это и понятно, ведь в него вносится наибольшее количество записей, отражающих не только прием, перевод, увольнение, но и другие факты трудовой биографии работника. Некоторые особо находчивые работники кадровой службы ссылаются на проблемы с приобретением вкладышей и, зачеркивают наименование разд. «Сведения о награждении» и как ни в чем не бывало, продолжают вносить в переименованный раздел сведения о работе. Кто-то вклеивает несколько чистых листков бумаги и продолжает записи, правда, с соблюдением всех граф раздела «Сведения о работе».

Некоторые работники кадровой службы, не найдя бланка вкладыша в трудовую книжку, используют бланк самой трудовой книжки, выдергивая ее из обложки, сверху делают надпись «Вкладыш» и пристраивают ее (правда, с соблюдением всех правил оформления вкладыша) в трудовую книжку работника. Сразу заметим: последствия такой самодеятельности непредсказуемы, и нет никакой гарантии, что при оформлении пенсии «несчастному» работнику Пенсионный фонд не потребует от него справки, подтверждающие все периоды работы, внесенные в самодельный вкладыш [14] См.: Войтинский К.М. Трудовой договор по Кодексу законов о труде 1922 г. СПб., 1923. С. 10, 11. .

При окончании одного из разделов трудовой книжки кадровый специалист организации-работодателя обязан оформить вкладыш в трудовую книжку по установленной Правилами ведения и хранения трудовых книжек форме. Работник предъявляет паспорт и документ об образовании, на основании которых и заполняется титульный лист вкладыша. В качестве даты ставится фактическая дата заполнения вкладыша. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке, а не начинается вновь. И еще: прежде чем ставить штамп на титул трудовой книжки «Выдан вкладыш, серия ______ № ______» и заполнять его, заполните сам вкладыш.