Ирина Рыженкова - Профессиональные навыки менеджера. Повышение личной и командной эффективности

Эффективное планирование рабочего времени позволяет сократить число и объем выполняемых вами дел. Ведь благодаря планированию вы отказываетесь от неоправданных затрат усилий, передав часть работы подчиненным. Для этого нужно определить, какие именно дела необходимо выполнить, чтобы получить желаемые результаты в бизнесе.

Сегодня часто можно слышать, что планировать что-то невозможно, поскольку ситуация меняется очень быстро и часто непредсказуемо. Да, это так. Но именно планирование помогает менеджеру следить за тем, чтобы ваши усилия были направлены на достижение действительно важных для вас результатов. План – это не догма. Вы вносите в план изменения, как только жизнь этого потребует.

Скорее всего, вам не очень часто придется менять основные цели, которые вы стремитесь достигнуть. Но изменяющиеся обстоятельства подскажут наиболее приемлемые способы достижения этих целей. План поможет согласовать между собой конкретные мероприятия, которые вы намерены осуществить.

Гибкость необходима для того, чтобы быть готовым отреагировать на любую новую ситуацию.Если вы составите такой список дел, в котором у вас не будет ни одной свободной минуты и ни одного перерыва, за исключением обеденного, вы будете возвращаться домой разбитым, нервным и напряженным до предела.

Непредвиденные происшествия также требуют времени. Нежданные телефонные звонки, незваные посетители, письма, содержание которых резко изменяют ваши планы, – все это создает перегрузки.

Опыт показывает, что хотя вы не сможете предугадать отдельные события, можно ожидать, что в течение дня на вас навалятся внезапные обстоятельства, которые отнимут большую часть вашего времени. Вам нужно иметь резервный запас времени для того, чтобы использовать его в кризисных ситуациях и в ситуациях, внезапно возникших в течение дня.

Поэтому всегда оставляйте хотя бы один час в запасе. Оставляйте «окна» и «форточки» в вашем расписании для того, чтобы отдохнуть от напряженной беседы, почитать почту, наверстать запущенные дела по оформлению всяческих бумаг. Постарайтесь как можно раньше, уже в начале дня, избавиться от чрезмерно категоричных обязательств с тем, чтобы вы не волновались во время вторжения всевозможных неприятных обстоятельств в ваш рабочий график.

Жесткость в составлении и неуклонном исполнении плана порождает ощущение того, что все ваше рабочее время подчинено хронометру. Но это может стать невыносимым. Соблюдение равновесия между расписанным и нерасписанным временем позволит вам строить свою работу более плавно, по возможности избегая резких колебаний.

Специалисты по тайм-менеджменту обычно рекомендуют составлять недельный план (а, скажем, не надень или на месяц). Основные преимущества недельного плана:

• его легко носить с собой;

• в него удобно вносить изменения;

• вы можете сразу видеть все дни недели.

Но чтобы вы могли определить, что вам надо сделать в течение недели, желательно иметь план или хотя бы набор целей на больший период – на квартал, на полугодие или на год. При этом важно учитывать эффективную последовательность действий по составлению недельного плана.

Планирование рабочего времени на неделю включает следующие шаги:

1. Составьте список направлений деятельности,по которым вы как менеджер должны работать в течение недели (например, поиск нового поставщика, встреча с ключевым клиентом, пересмотр системы премиальных ваших подчиненных и т. д.).

2. Для каждой области наметьте цели – те результаты, которые вы намерены получить в течение недели.

3. Определите конкретные задачи,которые необходимо решить, чтобы каждая из поставленных целей была достигнута.

4. Распределите эти задачи по дням недели.Если есть такая возможность, отметьте предполагаемое время начала и окончания каждого дела.

Преимущества такого метода планирования по сравнению, например, с составлением обычного списка дел на неделю проявляются в том, что когда вы составляете список, в него попадают дела, которые «навязаны» вам ситуацией. Многие из этих дел – срочные, но, возможно, далеко не все они действительно важны для вас.

«Согласен с озвученным мнением об оптимуме недельного планирования. Для руководителя важно при организации трудового процесса не уходить в излишнюю детализацию суточного планирования (хотя это, несомненно, важно) и не распыляться на месяц (затруднен контроль распределения и использования времени, возможна корректировка приоритетов)».

Кроме того, составление обычного списка дел не позволяет запланировать достижение результатов. Недельный способ планирования основан на том, что сначала вы продумываете цели на неделю и только после этого пишете список дел. В этом случае в списке оказываются именно те дела, выполнение которых ведет к важным для вас результатам.

При этом, если на вас «сваливается» неожиданное дело, вы отводите под него незанятое время. А если такой возможности нет – вы решаете, можно ли «подвинуть» что-то, запланированное ранее. Если вы продумали цели на неделю, то легко можете определить, чем жертвуете, изменяя ранее намеченный план.

Принцип 20/80 гласит, что небольшая доля причин, вкладываемых средств или прилагаемых усилий отвечает за большую долю результатов, получаемой продукции или заработанного вознаграждения. Этот принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни:

• 20 % вложенных средств ответственны за 80 % отдачи;

• 20 % усилий дают 80 % результатов;

• 20 % ассортимента продукции дают обычно 80 % от общего объема продаж;

• 20 % покупателей приносят компании 80 % прибыли;

• 20 % преступников совершают 80 % преступлений;

• 20 % имеющейся у них одежды люди носят в течение 80 % времени;

• 20 % водителей виновны в 80 % дорожно-транспортных происшествий;

• 80 % компьютерного времени тратится на обработку 20 % команд программы.

Вы можете найти для себя немало полезных идей, поиграв с применением этого принципа. Например, оцените долю действительно нужных книг в шкафу, долю полезной информации в газете, долю нужных файлов на диске вашего компьютера…

Принцип 80/20имеет огромную важность по той причине, что он противоречит тому, что мы привыкли считать логичным.Мы вправе ожидать, что все факторы имеют приблизительно одинаковое значение. Что все клиенты одинаково для нас ценны. Что каждая сделка, каждый продукт и каждый вырученный от продажи доллар так же хороши, как и другие. Что все работники отдельно взятой категории приносят приблизительно одинаковую пользу. Что любые день, неделя или год одинаково важны для нас. Что все наши друзья одинаково ценны. Что ко всем бумагам или телефонным звонкам должно относиться с одинаковым вниманием. Что все проблемы проистекают из множества причин, так что не стоит даже стараться искать среди них несколько ключевых. Что все возможности одинаково ценны, поэтому неважно, какую из них мы выберем.