Сергей Бердышев - Организация выставочной деятельности

Опрятности и приятной внешности придают значение уже 18 % клиентов. Это очень много, но экспоненты явно преувеличивают роль таких факторов: опрятности требуют от стендистов 84 % экспонентов! Стоило бы вместо этого уделить внимание другому, а именно – чтобы стендист был приятен не одеждой, а в общении. Между тем навыков общения стендистам явно не хватает, на что указали 27 % посетителей. На плохое знание продукции и условий ее продажи пожаловались 53 % посетителей. Пожалуй, именно сюда экспоненту следует приложить свою организаторскую энергию.

Вместе с тем требования к персоналу не могут быть одинаковы, поскольку контингент выставочных работников неоднороден. Специалисты различают три категории работников, присутствие которых на экспозиции обязательно:

а) технические работники, которым вменяется в обязанность раздача рекламных материалов у входа и в проходах, обслуживание стенда, мелкая помощь в переговорном процессе. Это преимущественно промоутеры, к ним предъявляются требования опрятности и импозантности;

б) сотрудники службы «public relations», которые, работая непосредственно на стенде, должны завлекать посетителей, обсуждать с ними различные моменты. От «пиарщиков» требуется коммуникабельность (в том числе умение легко входить в контакт), знание политики своей компании, знание продукта и, в особенности, знание условий реализации последнего;

в) инженеры и другие сотрудники техслужбы, которым вменяется в обязанность демонстрировать технику в рабочем состоянии, следить за исправным функционированием оборудования стенда и экспонатов, отвечать на технические вопросы клиентов.

Настоящий раздел следует начать с описания оборудования, которое применяется при обустройстве выставочной территории. В первую очередь к такому оборудованию относятся средства по обеспечению работы с документами и рекламными материалами (полиграфической продукцией): буклетницы, рекламные стойки и подставки для печатной продукции. Буклетницы наиболее разнообразны, они различаются на металлические проволочные, перфобуклетницы, поворотные (они же вращающиеся), навесные, складные. Подставки представлены чаще всего настольными (для буклетов). Не меньшей популярностью пользуются на иных выставках стеллажи под книги и печатную продукцию. Стеллажи особенно необходимы на книжных ярмарках или на выставках с большим объемом технической документации.

Из прочего торгово-выставочного оборудования часто применяются промостойки, столы ресепшн, витрины, ограждения, подставки под информацию и ценники, подставки под меню, настольные таблички, лайтбоксы и световые короба, экспозиторы, опоры и подстолья для мебели, традиционная офисная мебель.

Для тех, кто организует собственную маленькую выставку, выгодны функциональные рекламные стойки, которые удобно приспособить в качестве стенда для раскладки буклетов и другой печатной продукции. Такие рекламные министенды помогают значительно сэкономить на застройке настоящего стенда.

На выставочной территории с ограниченной площадью удобно использовать настенные буклетницы, снабженные специальными карманами. Настенные буклетницы экономят экспозиционную площадь и недороги, хотя отличаются высоким качеством, надежностью, легкостью крепления и оригинальностью исполнения.

Заслуживают отдельного разговора карманы. Они могут применяться как навесные элементы для буклетниц из перфолиста. Таким образом перфобуклетницы дают экспоненту возможность управлять пространством, создавая индивидуальные композиции на стенде. Стоит только отметить, что прайс-листы показано размещать в карманах формата А4, крупные буклеты и брошюры формата А5 – соответственно в карманах формата А5, а буклеты формата 1/3А4 – в карманах 1/3А4. Также при необходимости можно приобрести карманы под визитки, что облегчит работу секретарю-референту.

Аналогичным образом применяются навесные полочки, которые формируют выставочное пространство на перфобуклетницах. Полочки полезны как для представления печатной продукции, так и для размещения CD-дисков. Навешивать карманы и полочки на перфорированные буклетницы нетрудно, поскольку они снабжены специальными крючками.

С установкой и монтажом более сложного оборудования, в особенности нуждающегося в пуско-наладке, фирме поможет справиться сторонняя организация, специализирующаяся на оказании монтажных работ или услуг по техническому обслуживанию. В этой связи стоит в рамках настоящего пособия ознакомиться с примерным текстом договоров подряда и об оказании подобных услуг. Для маленьких фирм, которые создают скромные стенды, важнее получать услуги по техническому обслуживанию, так как застройка большого стенда таким организациям не нужна. Текст этого документа приводится ниже.

[Наименование компании], именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице директора Имярек, действующего на основании Устава, с одной стороны, и [наименование компании], именуемое в дальнейшем Исполнитель, в лице директора Имярек-2, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Предмет договора

1.1. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя оказание следующих услуг по техническому обслуживанию:

1.1.1. Осуществляет ремонт выставочного оборудования и наглядных пособий Заказчика в соответствии с приложением 1.

1.1.2. Оказывает услуги по сборке корпусной мебели в соответствии с приложением 2.

1.2. Заказчик обязуется оплачивать указанные в п. 1.1 услуги в порядке, установленном разделом 4 настоящего договора.

2. Права и обязанности сторон

2.1. Исполнитель обязан:

2.1.1. Оказать услуги, предусмотренные п. 1.1 настоящего договора, по месту нахождения Заказчика: […].

2.1.2. Оказывать услуги по ремонту выставочного оборудования и наглядных пособий Заказчика в соответствии с приложением 1 на основании заявок Заказчика.

2.1.3. Приступить к выполнению работ по сборке корпусной мебели в течение […] с момента поступления мебели к Заказчику и произвести сборку мебели в течение […] с момента ее поступления.

2.2. Исполнитель имеет право:

2.2.1. Самостоятельно определять количество специалистов, необходимых для оказания услуг, а также график их работы.

2.2.2. Самостоятельно определять сроки выполнения заявок в зависимости от сложности заявки. Срок выполнения заявки не может быть более […]. В случае выполнения заявки в более длительный срок Исполнитель уплачивает Заказчику штраф в размере […].

2.2.3. Привлекать в случае необходимости для исполнения обязательств по настоящему договору третьих лиц, расчет с которыми производится Исполнителем за счет средств, полученных в соответствии с настоящим договором.