Василий Голованов - Рекламное агентство: с чего начать, как преуспеть

Для аутсорсинга нужно составить список требований к качеству работ. Для того чтобы передать им какие-то процессы, мы должны разработать и согласовать с ними договор по выполнению этих работ. В договоре все должно быть прописано однозначно, чтобы мы смогли всегда спросить с них за выполнение договоренностей, за сроки.

Я рекомендую связать форму оплаты с теми показателями, о которых мы говорили. Если вы платите человеку просто оклад, то у него есть всего один мотивирующий его показатель – уволят его или нет. Если же вы связываете форму оплаты с ключевыми показателями, то он старается достичь этих показателей, чтобы заработать больше денег, получить какую-то премию или льготу.

Поэтому самым эффективным является чистый процент оплаты по показателям работы. Другой хороший вариант – небольшой оклад плюс процент, например от суммы заключенных договоров. Тогда зарплата человека будет зависеть от результатов его работы. Ну и, как мы уже говорили, должны быть какие-то мотивирующие факторы: штрафы за нарушения, ошибки, невыполнение, а также премии. Это дополнительные рычаги воздействия на персонал для мотивации к лучшей работе, к достижению лучших результатов.

Естественно, что лицу, ответственному за тот или иной показатель, необходимо иметь возможность самостоятельно его измерять, контролировать и влиять на его величину – единолично или через коллектив. В последнем случае поощряться и наказываться должны все лица, которые влияют на данный показатель, а не какой-то один человек.

План действий:

• выбираем кураторов и/или начальника отдела продаж;

• организуем рекламу требуемых вакансий, собеседования и отбор кандидатов;

• заключаем договоры со сторонними организациями на аутсорсинг;

• передаем все вопросы по найму и обучению менеджеров продаж, контролю за менеджерами и распространителями рекламных носителей своему персоналу;

• нанимаем секретаря и бухгалтера.

Итак, на этом этапе мы ищем персонал и нанимаем его на работу.

Кураторов проще всего нанять или делегировать кураторские функции кому-то из числа уже работающих у вас менеджеров продаж. Начальника отдела продаж также легко выбрать из числа менеджеров. Эти люди в курсе всех работ, знают специфику работы вашей фирмы, знают все тонкости вашей работы. Если брать со стороны тех же самых кураторов или начальников отдела продаж, им все равно надо будет дать возможность лично поработать на всех должностях ваших подопечных лиц, чтобы они прочувствовали работу изнутри. Если нужно взять человека со стороны, например бухгалтера, распространителей или кадровика, то мы должны выбрать способы размещения наших вакансий, написать рекламное объявление, разместить вакансии, заплатить деньги печатному изданию или сайту. В Интернете есть много сайтов, на которых можно размещать вакансии (job.ru, jobs.ru, rabota.mail.ru и др.). Раньше размещение на них вакансий было бесплатным, а сейчас почти везде это делается за деньги.

Итак, мы должны организовать размещение вакансий, прием входящих звонков, проведение собеседований на ту или иную должность. Пока у вас нет кадровика, вам это придется делать самому и отбирать тех кандидатов, которые вам нужны.

Если вы решили отдать какие-то процессы на аутсорсинг, то следующим шагом будет заключение договоров со сторонними организациями на выполнение тех или иных, в особенности вспомогательных, бизнес-процессов. Это могут быть как сами активные продажи, так и назначение встречи по телефону, наем персонала, выполнение дизайн-макета, производство рекламных конструкций, выпуск и распространение тиража или монтаж рекламной конструкции.

Далее все вопросы по найму и обучению персонала, контролю за ним, контроль за распространителями и монтажными организациями передаем своему персоналу – кадровику, куратору, начальнику отдела продаж либо лицу, ответственному за распространение или монтаж рекламных конструкций. Затем нанимаем секретаря и бухгалтера и передаем им все документы по приему входящих звонков, посетителей, по подготовке отчетности, т. е. по всем тем функциям, которые мы расписали с вами ранее.

План действий:

• снижаем периодичность контроля за бизнесом;

• ограничиваем свою доступность и переключаем решение текущих вопросов на персонал;

• переключаем текущий контроль выполнения работ сторонними организациями на персонал;

• определяем границы самостоятельного принятия решения для должностных лиц.

Это и является конечной целью всей автоматизации – освободить свое личное время. Для этого мы поэтапно снижаем периодичность личного контроля за бизнесом. За собой оставляем контроль лишь за самыми важными показателями бизнеса. К их числу относятся, например, рост ежемесячной прибыли как основной показатель, выраженный в процентном соотношении; количество менеджеров, которые работают в фирме; количество бизнес-проектов; ассортимент ваших услуг. Иными словами, вы контролируете, как у вас идет развитие, процессы расширения вашего ассортимента, увеличения продаж, ваших доходов.

Параллельно вы должны ограничивать свою доступность для персонала и тем более для ваших клиентов. Иначе вы так и будете принимать телефонные звонки день и ночь. Желательно поменять свой телефонный номер и давать его только вашим непосредственным заместителям, ограниченному числу людей, чтобы вас не дергали по каждому вопросу. Но прежде нужно для каждого должностного лица очертить рамки самостоятельного принятия им решений по той или иной проблеме . Сотрудник должен знать, какие вопросы может решать сам, какие должен решить сам, а по каким он имеет право связаться непосредственно с вами.

Наконец, переключаем текущий контроль над выполнением обязательств сторонних организаций, переданных им по аутсорсингу, также на заместителей и другой персонал. Например, контроль за работой по выпуску рекламных конструкций, по монтажу рекламных изделий, а также по распространению, по назначению встреч, порученной, скажем, колл-центрам, можно переключить на начальника отдела продаж.

В бизнесе говорят, что если вы бежите, то, значит, стоите на месте, а если стоите на месте, значит, вы идете назад. Всегда есть чему учиться у конкурентов, всегда есть какие-то перспективные направления, которые необходимо развивать. Чтобы не заниматься этим самому 24 часа в сутки, можно нанять грамотного топ-менеджера и возложить на него эти функции: поиск направления развития, выяснение того, что хорошего есть у конкурентов, доработка существующего механизма работы, расширение ассортимента услуг. Конечно, работу данного человека вы также должны контролировать. У вас должен быть оперативный контроль над тем, чем этот человек занимается и с какой результативностью. Иначе может оказаться, что вы платили человеку зарплату, но все, что ему было поручено, даже не сдвинулось с места.