Алексей Новаков - Секреты розничной торговли. Вопросы и ответы

7. Достижение эффективного сотрудничества с другими функциональными подразделениями компании. Закупочная деятельность не может быть эффективной без сотрудничества с другими отделами и сотрудниками компании.

8. Снижение административных расходов. Если деятельность по закупкам нерациональна, административные расходы отдела закупок будут слишком высокими.

Управление закупками подразумевает выполнение всех функций, которые необходимы для непрерывного ежедневного и долгосрочного обеспечения организации. Следовательно, деятельность службы закупок компании включает следующие задачи:

– определение потребности в материальных ресурсах;

– поиск потенциального поставщика;

– оценка возможности закупки в нескольких альтернативных источниках;

– выбор метода закупки;

– установление приемлемой цены и условий поставки;

– мониторинг товара до момента его доставки;

– оценка продукции поставщика и услуг.

В настоящее время в условиях свободных рыночных отношений закупочная деятельность компании характеризуется:

– свободой выбора партнера, контрагента по закупке;

– множественностью источников закупки (поставщиков);

– равноправием партнеров;

– свободой ценообразования;

– конкуренцией поставщиков и покупателей;

– экономической ответственностью сторон.

Управление закупками позволяет изыскивать наиболее приемлемые способы и методы приобретения и получения материальных ресурсов предприятием. Основой закупочной деятельности является представление материальных, информационных, финансовых ресурсов в виде потоков, а в дальнейшем управление этими потоками с целью оптимизации деятельности предприятия. Принимая во внимание существующие понятия, цели, функции и задачи закупочной деятельности компании, можно дать следующее определение.

Управление закупками– это управление материальными и связанными с ними информационными и финансовыми потоками с целью обеспечения предприятия материальными ресурсами с максимально возможной экономической эффективностью.

Предприятия розничной торговли закупают товары для дальнейшей продажи покупателям. Покупка для перепродажи имеет ряд особенностей по сравнению с закупкой продукции промышленными предприятиями. Служба закупки в работе розничных организаций играет ведущую роль, потому что на нее возложена обязанность выбора товаров и услуг с целью выявления и удовлетворения нужд и желаний потребителей.

Закупщик в сфере розничной торговли выполняет три основные функции:

1. Оказывает влияние на поведение покупателя при совершении покупок и меняет его, предлагая новые товары и услуги.

2. Отвечает за приток товаров от поставщиков к конечным потребителям.

3. Оказывает влияние на мнение покупателей, служит покупателям источником идей и информации.

Коммерческая работа по закупке товаров складывается из следующих этапов:

– изучение и прогнозирование покупательского спроса;

– выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров;

– организация рациональных хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров поставки, предоставление заказов и заявок поставщикам;

– организация и технология закупок непосредственно у производителей товаров, посредников, на товарных биржах, аукционах, у импортеров и других поставщиков;

– организация учета и контроля над закупками.

Требования потребителей заставляют многих розничных продавцов работать над улучшением основных показателей эффективности поставок: уровня запасов на полках магазинов и общих издержек на покупателя. Объем товара на полках магазинов – главный показатель удовлетворения запросов потребителя. Нехватка товарных запасов является наиболее частой причиной недовольства, указываемой при анкетировании покупателей розничных магазинов. Для поддержания высокого уровня запасов на полках требуются дополнительные издержки, возрастают затраты на содержание запасов и транспортировку, которые принимает на себя розничная торговля. Розничные магазины должны иметь превосходство в цепи поставок, чтобы достичь высокого уровня товарных запасов при допустимых издержках на продвижение и логистику.

Выбор поставщика является одной из наиболее важных задач службы закупок. Поиск поставщика начинают с изучения базы данных предпочтительных поставщиков компании. Если по каким-либо причинам (экономическим, стратегическим и др.) существующие поставщики перестают удовлетворять требованиям компании, возникает необходимость выбора новых поставщиков. Для этого, в первую очередь, необходимо проанализировать возможные источники информации о поставщиках. Практика анализа рынка поставщиков, применяемая различными компаниями, позволяет выделить следующие основные источники информации:

– каталоги и прайс-листы;

– торговые журналы;

– интернет-сайты;

– рекламные материалы: фирменные каталоги, объявления в СМИ;

– конкурсы;

– выставки и ярмарки;

– торги и аукционы;

– торговые представительства;

– собственные исследования;

– переписка и личные контакты с возможными поставщиками;

– конкуренты потенциального поставщика;

– торговые ассоциации, например, Торгово-промышленная палата РФ;

– специализированные информационные агентства и исследовательские организации;

– государственные открытые источники: регистрационная палата, налоговая инспекция, лицензионные службы и др.

Необходимо отметить, что такой источник информации, как «собственное исследование», может включать:

– неформальные личные контакты с коллегами, знакомыми, конкурентами;

– неформальные личные контакты и переписка с возможными поставщиками;

– общение с конкурентами потенциального поставщика и т. д.

Собственное исследование включает все методы и источники, не являющиеся формальными и не требующие официальных документальных запросов.

В последнее время для поиска поставщиков все чаще обращаются к Интернету. Сегодня редко можно найти фирму, эффективно функционирующую в бизнесе, которая бы не пользовалась услугами Сети.

При выборе поставщика возможны два пути:

1. Поставщик выбирается из числа тех предприятий, которые уже являются (или когда-то являлись) поставщиками компании-заказчика, деловые отношения с которыми уже налажены. Выбор значительно облегчается тем, что отдел закупок имеет точные сведения о деятельности поставщика.