Ольга Шевелева - Манеры для карьеры. Современный деловой протокол и этикет

В бизнес-среде к оформлению приглашений на приемы относятся намного проще, чем в дипломатических кругах, но знать о нюансах не будет лишним. Форма приглашения зависит от степени официальности приема. Обратите внимание, что в классическом варианте текст приглашений на формальные мероприятия принято печатать курсивом, используя традиционные шрифты, цифры пишутся прописью, а имена приглашенных вписывают от руки. В приглашениях на более неформальные мероприятия текст не печатают курсивом, шрифт может быть любым, дата и время указываются цифрами, а в тексте содержится информация, необходимая для ответа, – имя контактного лица, адрес компании, телефон и e-mail. После аббревиатуры R.S.V.P. указывается желательная дата ответа.

Примерный текст формального приглашения:

Примерный текст неформального приглашения:

В приглашениях на приемы, проводимые стоя, без рассадки за столом, обычно не указывается просьба ответить на приглашение. Если же вы получите приглашение, в котором будет содержаться просьба ответить, которая может выглядеть как фраза на русском языке «просьба подтвердить ваше участие» или взятая из дипломатического протокола аббревиатура R.S.V.P. (Répondez s’il vous plaît – ответьте, пожалуйста ( фр. ) – ответ должен быть дан обязательно. Если в приглашении написано regrets only (только извинения ( англ. ), ответить следует только в том случае, если вы не сможете присутствовать на данном мероприятии.

При подготовке ответа руководствуйтесь либо пожеланиями организаторов приема, либо общим правилом, согласно которому ответ дается таким же образом, как было получено приглашение – на письменное отвечайте в письменном виде, на приглашение, полученное по электронной почте, – электронным письмом.

Если на приглашение дается письменный ответ, текст принято писать в третьем лице. В случае положительного ответа приглашенный «благодарит за любезное приглашение на прием (дата) и с удовольствием принимает его». В случае отрицательного ответа так же «благодарит за любезное приглашение на прием (дата) и сожалеет, что не сможет присутствовать, поскольку связан предыдущим обязательством». Если приглашение требует ответа, он должен быть дан обязательно в течение двух дней после получения приглашения на прием. Отсутствие ответа или его запоздалость рассматривается как проявление невежливости и неучтивости. В случае, если по каким-либо причинам ответ не может быть дан заблаговременно, лучше отказаться от приглашения, чем совсем не давать ответа или затягивать его. После того как был дан положительный ответ на приглашение, посещение приема является обязательным. Отказ всегда должен быть мотивирован. Универсальными причинами отказа от посещения приема считаются взятые из дипломатической практики варианты «из-за данных ранее обязательств» или «по причине отсутствия в городе в указанный срок». В случае получения приглашения от малознакомых или незнакомых лиц, когда вы не собираетесь идти на это мероприятие, не следует объяснять организаторам причину своего отсутствия. Достаточно фразы «Господин/госпожа (фамилия) сожалеет, что у него/нее не будет возможности присутствовать на приеме (далее указывается дата проведения приема)». Переадресовывать именное приглашение считается дурным тоном. Это возможно сделать только по очень уважительной причине и в этом случае человек, которому были делегированы полномочия, при посещении приема обязан объяснить организаторам мероприятия причину, по которой приглашенный не смог присутствовать на приеме лично.

По правилам делового этикета приглашенный должен ответить на приглашение без напоминаний от организаторов мероприятия.

Если организаторы приема планируют провести его на арендуемой территории, проблем не возникает, т. к. обычно такие залы полностью приспособлены для проведения подобных мероприятий. Если прием планируется проводить на территории своей компании, рекомендуется соблюдать следующие основные требования к помещению:

• Достаточно просторное.

• Хорошо проветриваемое.

• Хорошо освещенное.

• Квадратной или прямоугольной формы.

Рядом желательно расположить помещения вспомогательного назначения:

• Гардероб.

• Курительные и туалетные комнаты.

• Камеру хранения.

Если помещение для приема удалено от главного входа в здание, должны быть предусмотрены указатели или организовано сопровождение гостей. Также важно обеспечить место для парковки автомобилей гостей, приглашенных на прием.

В зависимости от вида приема и, соответственно, подаваемого угощения, повода для организации, числа гостей, статусного уровня участников и других характеристик, существует много нюансов, связанных с временем прибытия на прием, временем нахождения на мероприятии и временем отъезда. Рассмотрим лишь общие положения.

Организаторы приема или почетное лицо, в честь которого устраивается прием, должны находиться на приеме в течение всего времени его проведения, а гости вольны распоряжаться своим временем. Но если гость приходит к началу приема и уходит в конце – это является выражением особого дружественного отношения к организаторам приема. Вполне корректным считается присутствие на двухчасовом приеме в течение полутора часов. Если же гость приезжает в последние полчаса до окончания мероприятия или уезжает вскоре после начала приема (без объяснения причин подобного поведения) – в большинстве случаев это демонстрация натянутых отношений с организаторами приема. Но если это важная персона, то даже недолгое присутствие VIP на приеме поднимает статус этого мероприятия. Сколько бы времени VIP ни провел на приеме, никто из других гостей не может позволить себе уйти раньше этого человека.

Если в тексте приглашения время начала приема сопровождается словами «ровно в…» или пометкой s.t. (sine tempore) – точно, вовремя, без опоздания ( лат. ), следует быть пунктуальным.

Если время начала приема указано в диапазоне, к примеру, 17.30–18.00, это не дает гостю права появиться в 17.55, т. к. эти полчаса даются не только на съезд гостей, но и для возможности спокойно поздороваться с хозяевами и другими гостями мероприятия перед его официальным началом. При таком времени начала приема допустимо появиться на нем не позднее, чем через 15 минут от времени его начала. Также право опоздать на четверть часа дает аббревиатура c.t. (cum tempore) – не спеша ( лат. ). На непродолжительные по времени дневные приемы не следует опаздывать.