Ольга Шевелева - Манеры для карьеры. Современный деловой протокол и этикет

По правилам делового этикета младшие по статусу сотрудники не должны приходить на прием позже и не должны покидать прием раньше своего руководства. Если из одной организации приглашено несколько человек, и они прибывают на прием одновременно, то принято, чтобы первыми в зал для приема входили младшие по статусу сотрудники, а затем старшие.

Иногда при проведении приема в начале мероприятия организаторы могут выстраиваться в так называемую «линейку» для приветствия гостей у входа в зал для приема (на дневных приемах хозяева обычно не встречают гостей). Каждый гость, как минимум, обязан поприветствовать хозяев рукопожатием и представиться, если это первая встреча. Уместны фразы: «Добрый вечер! Рад вас видеть!» или «Добрый вечер! Поздравляю вас с…» (если прием устроен по случаю какого-то праздничного события). Далее в течение приема принято по возможности подойти к организаторам и сказать им несколько приятных слов по случаю проведения приема. Современная европейская практика показывает, что прощальная «линейка» не выстраивается, но правила вежливости обязывают гостей, покидая прием, поблагодарить хозяев и попрощаться также с рукопожатием. В то же время при посещении приемов в арабских странах вы увидите, что в большинстве случаев в конце мероприятия хозяева снова встанут в ряд, чтобы попрощаться с гостями.

Если вы опоздали к официальным приветствиям, постарайтесь разыскать организаторов и при необходимости представиться им, иначе они даже не узнают, что вы были на приеме, и не познакомятся с вами. В противном случае вы вряд ли получите повторное приглашение. Если по какой-то причине в течение приема вам не удалось поприветствовать организаторов, поговорить с ними и поблагодарить, на следующий день после проведения приема обязательно напишите им благодарственное письмо, в т. ч. с выражением сожаления, что во время приема вам не удалось пообщаться.

Основное внимание следует уделять общению с организаторами и гостями приема, а не предлагаемому угощению, как, к сожалению, еще достаточно часто поступают некоторые гости, оказавшись на такого рода мероприятиях.

Время разговора с одним собеседником на приеме не должно превышать 5–15 минут (хотя, разумеется, бывают и исключения), т. к. у интересующего вас человека могут быть свои планы относительно контактов с другими людьми. Важно правильно выбирать темы для разговоров. Воздерживайтесь от противоречивых и острых тем. Задавайте людям простые вопросы, чтобы они могли высказать свое мнение, и внимательно слушайте своих собеседников. Как бы ни было велико искушение воспользоваться ситуацией и узнать у специалиста ответ на интересующий вас вопрос, не заводите разговоры на профессиональные темы. В своих суждениях и оценках старайтесь быть максимально лояльным, особенно по отношению к своей компании и коллегам. Общаясь с новыми знакомыми, воздержитесь от любых, казалось бы, даже нейтральных шуток. Не принято сплетничать, критиковать, обсуждать присутствующих. Постарайтесь не увлекаться процессом разговора как таковым. Помните, что основная цель заключается не в умении продемонстрировать мастерство ведения светской беседы, а в умении установить контакт с собеседником для последующего возможного делового сотрудничества. Но, обратите внимание, сделать это тонко, а не «продавать» свое предложение сразу после слов приветствия и представления.

Во время приемов действуют следующие правила представления:

• Одного человека представляют группе.

• Почетного гостя, если прием устраивается в его честь, обязательно представляют всем присутствующим и лично знакомят с несколькими приглашенными.

• Вновь прибывшего на прием гостя хозяева или организаторы приема знакомят с двумя-тремя пришедшими ранее гостями.

В ситуациях знакомства с другими гостями приема желательно, чтобы вас представлял посредник. Но если такой возможности нет, не стесняйтесь делать это самостоятельно, т. к. находящиеся на приеме люди готовы к тому, что незнакомцы могут представляться сами. Прежде чем подойти с целью представиться к группе беседующих людей, постарайтесь заранее оценить, насколько они увлечены беседой и примут ли нового знакомого в свою компанию. Если ваша попытка приобщиться к беседе закончится неудачей, не огорчайтесь. Попробуйте найти более доброжелательных собеседников.

Если к группе гостей, в которой вы находитесь, присоединяется ваш знакомый, при необходимости представьте его гостям и введите в тему разговора, например, сказав: «Мы сейчас говорили о… Как вы думаете?..»

Поскольку на приемах приходится часто менять собеседников, очень важно вежливо завершить разговор с предыдущим гостем. Для этого существует несколько универсальных вариантов:

• «Рад был пообщаться с вами. А сейчас прошу меня извинить, мне необходимо поговорить с…».

• «Прошу прощения, но я вынужден вас покинуть. Мне необходимо поговорить с…».

• «Приятно было увидеться с вами. А вот и (имя)! Я должен поговорить с ним (с ней). Извините».

• «Давайте пройдемся. Вы знакомы с (имя)? Позвольте вам представить…».

Никогда не уходите от своего собеседника молча. Всегда объясняйте причину своего ухода и не забывайте извиниться. Если вы намерены продолжить общение с человеком, скажите: «Буду рад встретиться с вами снова».

Следите за своим невербальным поведением: контролируйте жесты, мимику, позу, осанку, походку. Держитесь спокойно и естественно.

Всегда имейте в запасе визитные карточки.

Не забывайте перевести телефон в беззвучный режим.

Не рекомендуется задерживаться на приеме дольше времени, указанного в приглашении, т. к. это может быть обременительным для его организаторов. Даже получив максимальное удовольствие от проведенного вечера, обращайте внимание на время, чтобы «карета не превратилась в тыкву».

Общие правила поведения на приемах:

• Не следует громко разговаривать и смеяться.

• Не принято прилюдно прихорашиваться. Если обнаружен какой-то непорядок, удалитесь в туалетную комнату, чтобы его устранить.

• Постарайтесь не поворачиваться спиной к окружающим людям.

• Нельзя игнорировать рядом стоящего человека, не включая его в общий разговор.

• Не делайте никаких замечаний по поводу поведения кого-либо из присутствующих на приеме.

На перечисленных приемах официанты разносят гостям разлитые в бокалы напитки и предлагают закуски. Иногда при проведении приема «коктейль» может быть организован бар со спиртными и безалкогольными напитками, а в помещении для приема могут стоять маленькие столики.