Ботагоз Жарылгасова - Учетная политика коммерческой организации. Практическое руководство по составлению и аудиту учетной политики

В том случае, когда для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях в организации предусмотрено составление сводных учетных документов, перечень и формы таких документов также должны быть указаны в ее учетной политике.

Формы первичных учетных документов, Перечень должностных лиц, имеющих право подписи, График документооборота и иные элементы, которые могут меняться в течение года и не влияют на способы ведения бухгалтерского учета, целесообразно вынести в отдельное приложение к Учётной политике.

Как правило, ответственность за оборот документов бухгалтерского учета возлагается на главного бухгалтера или на стороннее лицо, привлеченное по договору.

Организация вправе самостоятельно выбрать, с какими формами документов бухгалтерского учета ей работать. В этих целях она может использовать:

· Разработанные ею самостоятельно формы первичных документов (однако унифицированные формы для банковских и кассовых документов, а также для транспортной накладной применяются в обязательном порядке).

· Унифицированные формы первичной учетной документации, разработанные Госкомстатом России, которые могут быть использованы как в неизменном, так и скорректированном виде путем добавления нужных реквизитов и (или) удаления лишних.

Выбранный порядок применения форм документов должен утвердить руководитель предприятия, включив его в учетную политику или отдельным приказом.

Обязательные реквизиты первичного документа

При составлении любого первичного документа указывают все обязательные реквизиты:

– наименование документа;

– дату составления документа;

– наименование экономического субъекта, составившего документ;

– содержание факта хозяйственной жизни;

– величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

– наименование должности лица, совершившего сделку (хозяйственную операцию) и ответственного за правильность ее оформления. Либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;

– подписи ответственных должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Электронные формы документов

Первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе и/или в виде электронного документа. Дублировать электронные документы на бумаге следует только если представление первичного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе предусмотрено законом или договором.

Для повышения доверия налоговых органов и деловых партнеров при работе с первичными документами лучше применять усиленную квалифицированную электронную подпись, Минфин разрешает использовать также простую электронную и усиленную неквалифицированную электронную подпись (ст. 5 Закона №63-ФЗ).

Для электронных счетов-фактур, а также при электронном взаимодействии с налоговым органом, в том числе сдаче отчетности, квалифицированная электронная подпись применяется в обязательном порядке.

Авансовый отчет разрешено составлять в электронном виде и подписывать с применением простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи, но только в том случае, если электронные подписи есть у всех, кто подписывает документ (даже у подотчетного лица).

Несоблюдение требований о надлежащем оформлении первичных документов организациями-налогоплательщиками, индивидуальными предпринимателями и налоговыми агентами дает налоговым органам основание для пересчета налоговой базы и соответствующих доначислений.

Основные документы бухгалтерского учета

Состав Перечня первичных документов бухгалтерского зависит от специализации и размеров бизнеса, наличием или отсутствием определенных операций, а также другими факторами и обстоятельствами.

ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», обязательное к применению с января 2022 г., раскрывает понятие документов, как первичку и регистры бухгалтерского учета, а также документооборота, как движение документов от их составления/получения до завершения исполнения.

Также ФСБУ 27/2021 определяет:

– Требования к документам: составление на русском языке или построчный перевод, если документ составлен по иностранным правилам; рублевое выражение всех сумм, в т. ч. тех, которые выражены в валюте; возможность оформления нескольких связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным документом; возможность включения допреквизитов и др.

– Виды документов: в бумажном или электронном виде.

– Порядок внесения исправлений: если документ на бумаге, нужно зачеркнуть ошибочные сведения так, чтобы текст или сумма читались, написать «Исправлено», проставить дату исправления и заверить надпись подписями ответственных лиц с указанием их должностей и Ф. И. О. При ошибках в электронном документе разрешено составлять новый, с указанием на то, что он составлен взамен первоначального, датой исправления, электронными подписями ответственных лиц с расшифровкой их должностей, Ф. И. О. либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

– Правила хранения документов, доступа к ним, порядок действий при утрате или порче.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения бухгалтерских документов (первичных документов и отчетности) в организации регламентированы законом «О бухгалтерском учете» и утвержденным перечнем сроков хранения. Утверждая сроки хранения первичных документов, в частности, накладной, баланса или бухгалтерской справки, компании необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Налогоплательщики и налоговые агенты должны хранить данные бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов в течение 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона №402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов организации, включая документы, существующие в электронной форме. Электронные документы также обязательно хранить в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования.

Примечание: накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты и т. п. бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, и скорее всего в отдельных случаях их придется увеличивать (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже основных средств с убытком).