Андрей Филиппов - 101 способ сокращения расходов компании

Как вы понимаете, закономерное сокращение издержек связано именно с главными статьями расходов компании, которые тяжелее всего преобразовать, реализовать и, тем более, сократить.

Следующим шагом распределите идеи экономии по стоимости их реализации:

• Беззатратные. Например, провести тендер, найти более дешевого и качественного поставщика материала;

• Малозатратные. Например, автоматизировать управленческий учет, чтобы оперативно получать финансовые данные с глубокой аналитикой;

• Высокозатратные. Например, построить новую котельную, чтобы экономить на газе и обслуживающем персонале.

Для любой фирмы могут наступить тяжелые времена. Но нельзя опускать руки. Увеличение прибыли – это не только увеличение количества клиентов, это еще и умение правильно сокращать издержки.

Но тут важно запомнить аксиому, которая должна стать вашим главным ориентиром в сокращении расходов: «Любой бизнес должен быть всегда в поиске сокращения издержек. Но, поверьте, бизнес не готов терпеть сокращение издержек, ценой понижения качества услуг».

Поэтому экономить, например, на классных специалистах нельзя, а на аренде ненужных метров в центре города можно.

Итак, вам нужно определиться, играет ли важную роль для имиджа вашей компании стильный офис в центре города, или же это скорее «барская прихоть», нежели реальная потребность? Если деятельность Вашей компании напрямую связана с многочисленными встречами с клиентами и партнёрами в офисе, то, конечно, тут без офиса в центре не обойтись. Хотя и тут можно правильно экономить, если большинство вопросов в вашей компании решается удаленно, нет постоянного личного контакта с клиентами и партнёрами, значит, и нужды в таком офисе нет.

Ну что ж, с тем что, если офис в центре города не острая необходимость и можно снять приличное помещение в местах, удаленных от центра – всё понятно, то, как быть арендаторам, для которых расположение офиса играет очень важную роль?

Проводим мониторинг офисов с похожей площадью и в том же районе, узнаем цену, условия.

Идем к арендодателю и торгуемся с ним по цене. Начинаем перечислять все выявленные заранее недочеты: не первой свежести ремонт, возможно плохо работающая вентиляция или кондиционер, неудобное расположение, отсутствие парковки и т. д. Имея мониторинг цен с похожими параметрами офиса, но по более низкой цене, приводим это в аргумент. Если арендодатель не снижает стоимость аренды и цена новой аренды намного ниже, то прощаемся с текущим арендодателем.

Переезд вовсе не хуже потопа и обычно осуществляется за одни выходные.

Затем определяемся, так ли нам нужно платить за офис класса «А», когда было бы намного дешевле взять офис «В» или «С» класса.

Если у вас большой штат сотрудников, то определитесь, нужно ли вам, чтобы в офисе находились все? Вероятно, есть возможность сокращения количества человек, чьё пребывание в офисе не является необходимостью, и тогда можно было бы предложить этим сотрудникам либо удалённую работу с редкими выездами в офис, либо снять еще один офис, удалённый от центра, для этих сотрудников. Вы скажите: «Что же мне делать с полупустым офисом в центре города?». Всё очень просто – найти соседей и договориться о субаренде. Если Вас не устраивает этот вариант, то всегда можно найти помещение с удобным расположением, но значительно меньше, ведь вы очень разумно разделили штат сотрудников.

Какие еще есть варианты?

Если офис в центральном районе все-таки необходим, но в большей степени для встреч, в таком случае, вы можете воспользоваться почасовой оплатой офиса. Единственное, что вам придется учесть – это строгое планирование встреч. В остальном, это очень удобный вариант для компании, чьи встречи с клиентом или партнером могут быть частыми, но не продолжительными.

Следующий вариант. Вы оставляете в центральном офисе только руководство компании и выделяете комнату переговоров. В ней как раз будут проходить встречи с ключевыми партнерами и потенциальными клиентами.

Наконец, вариант, при котором вы можете за одну и ту же стоимость аренды, получить больше площадей – это при условии, что в помещении высокие потолки, и вы можете с помощью перегородок построить себе второй этаж. Это возможно, если договор аренды у вас долгосрочный.

Говорить о бессмысленных квадратных метрах офисов можно бесконечно. К сожалению, у очень многих людей – владельцев компаний и подчиненных – засел в голове образ руководителя (неважно чего), который сидит в собственном кабинете с дорогой мебелью и, грубо говоря, с персидскими коврами. Именно этот образ воспринимается многими, как образ «солидного начальника», но ради чего?

Объяснять, что удивлять клиента, партнера, будущего компаньона столом из красного дерева как минимум глупо и самонадеянно, мы не будем. Удивлять нужно высочайшими показателями, сильной надежной командой, лучшими специалистами.

Мы поговорим о другом моменте. В предыдущих главах о сокращении издержек и в будущем будет многое сказано из того, что коснется именно ваших сотрудников. Как вы думаете, все ли изменения ваши подчиненные воспримут радостно, аплодируя? Думаем, вы понимаете, что нет. Но ваши сотрудники смогут воспринять вынужденные меры, как необходимость, и отнесутся с пониманием, и даже поддержкой. «Как?», – спросите вы. Очень просто – начнете с себя.

Подумайте, вам действительно нужны эти метры кабинета? Вам действительно нужен шикарный рабочий стол, пока ваши подчиненные ютятся в опэн-офисе? Вы не можете объединить кабинет и зал для совещаний, конференций и встреч?

Отказавшись от этой ненужной роскоши, вы, во-первых, сможете арендовать меньший офис в лучшем месте, а значит сократите издержки, а, во-вторых, в очередной раз заслужите уважение и доверие ваших сотрудников. Ведь им приходится жертвовать многим ради вас, так почему бы вам не показать, что вы с ними «в одной лодке», что вы готовы разделить с ними трудности компании и, что трудности компании – это общая проблема, с которой вы вместе справитесь.

Офис у сотрудников из отдела продаж не должен быть рассчитан на всех. Ведь большую часть времени они проводят на встречах с клиентами.

И, напоследок, такая мелочь, как туалет внутри своего офиса – роскошь, за которую платите вы. Берите офис с туалетом на вашем этаже.

В первую очередь, мы должны определиться с нормативом площади на одного сотрудника. В среднем по компаниям он составляет 4 кв. м. на человека. Если у вас получилось больше, то, следовательно, это первое над чем необходимо работать – занимаемся эффективным расставлением мебели. Не получается у самих – приглашаем специалиста по эргономичной расстановке мебели.