Андрей Филиппов - 101 способ сокращения расходов компании

Рациональное использование офисного пространства, создающее максимально комфортные условия для работы сотрудников, способно повысить его эффективность и при этом сэкономить на площадях. Самый большой минус кабинетных планировок – это большое количество коридоров, не удобных для рассадки зон, например, у двери, на проходе и так далее. В каждую комнату необходимо вешать дополнительный кондиционер или выводить сплит-систему, устанавливать больше светильников, датчиков противопожарной сигнализации, больше требуется средств на ремонт, убирать такие помещения гораздо сложнее и дороже, и так далее.

Работайте в опенспейсах. В больших пространствах можно поставить большое количество столов, установив между ними перегородки. В офисах очень много пространства попросту скрадывается. При одной и той же площади офиса в одном большом опенспейси можно разместить в полтора раза больше сотрудников, нежели, если этот офис состоит из нескольких кабинетов.

Опенспейсы отлично подходят большим компаниям, у которых в штате есть участники групп, решающие одну общую задачу. Такие офисы позволяют регулировать количество рабочих мест, увеличивать или уменьшать. Отделение рабочих мест стеллажами или перегородками позволяет использовать площадь с максимальной эффективностью.

Сотрудников в опенспейсе видно и, следовательно, их легче контролировать начальнику. Сотрудники также видят друг друга и им проще взаимодействовать между собой.

Для бухгалтерии и управляющего аппарата рекомендуется выделять отдельные кабинеты.

Популярный расход в офисе – это печенье и конфеты, а также кофе, чай, фрукты и тому подобное. Этот приятный бонус для работника – никто не останется голодным, если пропустил обед. А сытный работник – это довольный работник. Повышается лояльность сотрудников к компании.

Многие компании располагают достаточными финансовыми ресурсами для того, чтобы сделать «жизнь в офисе» как можно комфортнее, ведь, чем приятнее находиться на работе, тем больше и лучше сотрудники работают. Так что, это правильно – создавать атмосферу в офисе максимально располагающую, но всё же разумное расходование средств идёт в разрез с чрезмерными тратами на этот самый «офисный комфорт».

Итак, начнём с самой простой графы расходов «Еда и напитки». В большинстве случаев компании тратятся именно тогда, когда проводят корпоративные мероприятия. Зачастую всё закупается впопыхах, в ближайшем магазине и в излишке. Но ведь можно заключить с кафе или рестораном некое соглашение. Например, вы заказываете еду на все праздники, дни рождения и прочие мероприятия у данного заведения на постоянной основе, составляете календарь корпоративных мероприятий и праздничное меню. Поверьте, вам точно не составит труда договориться о разумной стоимости за сервированные блюда, вместо колбасных нарезок из ближайшего супермаркета.

Если корпоративные мероприятия проводят, пожалуй, все компании, то снэки, кофе-машины, фреш-бары могут себе позволить единицы. Казалось бы, если компания может себе позволить всю эту «офисную роскошь», то, о каком сокращении расходов может идти речь? К сожалению, многие компании сейчас переживают кризис и, в первую очередь, нужно сокращать издержки, связанные именно с комфортом, без которого можно обойтись. Но этот совсем не значит, что нужно просто взять и перестать покупать свежие фрукты и всевозможную пищу для перекусов. Но, можно обратить внимание на то, где всё это закупается, возможно, стоит найти более выгодных поставщиков. Или же стоит отказаться от дорогостоящей машины с дорогостоящими кофейными капсулами и перейти на бюджетный вариант. Если компания переживает очень сложный период, то, скорее всего, придется отказаться от данных излишеств. И, поверьте, сотрудникам в компании будет сложно привыкнуть к отсутствию всех этих благ, но по-настоящему преданных работников это не отпугнёт, а, скорее всего, приободрит. Ведь вы решили, в первую очередь, сокращать не количество сотрудников и не заработанные платы, а то, что было приятным бонусом, но никак не необходимостью.

Начинаем с того что капсульное кофе можно заменить молотым – себестоимость кружки кофе снижается в три раза. Большинство не разбирается в кофе и чае, поэтому не стоит тратиться на какие-либо экзотические сорта.

Чтобы каждый день не заполнять вазу с конфетами, поставьте вазу с узким горлышком и широким дном, таким образом, вы избежите того, что конфеты будут брать горстями.

Конфеты должны быть маленького размера. Многие берут одну конфетку, а если она в два раза меньше, то и покупать вам в дальнейшем в два раза меньше. Ну, а если кто-то привык набирать по многу конфет, то размер тут уже не имеет значения. Покупайте конфеты одного цвета и одного вкуса.

Приведу пример. В одном детском клубе дети привыкли набирать много конфет разного цвета, тогда администрация пошла на хитрость и стала выкладывать все конфеты только одного цвета. Расход конфет снизился в два раза.

Берите сосальные конфеты самых простых производителей. Уж чего, а знатоков таких конфет вы точно не найдете, отсюда и вывод – зачем переплачивать?

Убирайте излишества – фрукты, овощи и прочее. Оставляйте минимальный набор: чай, кофе, сахар, печенье и конфеты.

Однако, как показывает практика, печенье съедаются в течение первых пары часов с того момента, как они были выложены на всеобщее обозрение и, сколько их не подкладывай, они также быстро уходят. Удивительно, но остаются еще недовольные, которые говорят, что им не хватило, а некоторые говорят, что лучше бы зарплату повысили.

Поэтому вывод следующий: если работник решит уйти в другую компанию, никакое печенье его в этом не остановит, а значит, такая мотивация скорее носит формальный характер. Следовательно, данные расходы мы нормируем путем выделения конкретной суммы на данные расходы, делим закупленные продукты на недели и выкладываем дозированно. Например, пачку чая, рассчитанную на неделю, мы кладем полную в понедельник и, если в четверг она будет пустой, то после некоторых возмущений, сотрудники сами поумерят пыл любителей гонять чаи и количество пакетиков аккуратно растянется до конца недели. Печенье рассчитываем по дневным нормам и с утра выкладываем на кухне.

Дополнительным положительным эффектом послужит тот факт, что сотрудники будут больше проводить времени на своем рабочем месте, а не на кухне.

Сейчас сложно представить себе офис без компьютеров, принтеров, сканеров, мобильных телефонов и еще кучи всевозможных технических новшеств. Отказываться от всех этих благ не представляется возможным, да и не нужно. Но можно правильно приобретать технику, необходимую для офисной работы, экономя значительные средства.